Samsvar mellom ressurser og oppgaver

Foto: Camilla Moe Rødven, Studio Prud

Mer effektiv straffesakskjede

I 2019 ble det nedsatt en arbeidsgruppe etter et initiativ fra Den Norske Dommerforening og Riksadvokaten, i samarbeid med Den norske advokatforening og Domstoladministrasjonen (DA), for å vurdere effektiviserings- og kvalitetstiltak ved behandlingen av straffesaker. Dommere, statsadvokater, advokater og DA var representert i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen leverte sin rapport i januar 2020.

DA har jevnlig kontakt med Riksadvokaten og Advokatforeningen i ulike spørsmål, og ønsker tett og god dialog med disse. 

Omstilling- og nedbemanningsprosjekt

Styret vedtok i 2018 å opprette et prosjekt for å arbeide med omstilling og nedbemanning i domstolene.

Både samfunnsutviklingen, endrede økonomiske rammer, forventninger fra brukere og teknologisk utvikling innebærer endringer i oppgaver og arbeidsmåter - og økte effektivitetskrav i domstolene. Medarbeidernes kunnskap og ferdigheter vil derfor endres i årene som kommer. 

Prosjektets hovedmål er å

  • Sikre at bemanningen i størst mulig grad er tilpasset fremtidens struktur, oppgaver og arbeidsform samt behov for kompetanse – også sett i lys av tilgjengelige ressurser, jfr. Strategisk plan pkt. 3 «samsvar mellom ressurser og oppgaver».

  • Bidra til at tidsgevinster knyttet til Digitale domstoler kan realiseres.

  • Sikre at arbeidet med omstilling og nedbemanning gjennomføres i tråd med lov- og avtaleverk i staten.

  • Sikre at arbeidet med omstilling og nedbemanning er koordinert og skjer etter helhetlige vurderinger og prioriteringer.

  • Bidra til at medarbeiderne forstår behovet for å omstille/tilpasse virksomheten til fremtidens oppgaver og ressurssituasjon.

Prosjektets styringsgruppe er ledet av avdelingsdirektør for HR og kommunikasjon i DA, og består i tillegg av to representanter fra domstolene (en domstolleder og en direktør), to avdelingsdirektører i DA, hovedtillitsvalgte fra Dommerforeningen, Tekna, NITO, NTL og Parat samt hovedverneombud. I styringsgruppemøtene deltar også prosjektleder. Lederne av arbeidsgruppene deltar ved behov.

I februar 2019 fattet styret vedtak om etablering av Domstolenes regnskaps- og lønnsenhet (DRL), plassert i Trondheim. DRL skal være mottakere av medarbeidere med rett/plikt i henhold til statsansatteloven § 16. Overføringen håndteres i omstillingsprosjektet.

Omstillingsarbeidet gjennomføres i tre arbeidsgrupper som jobber med :

Virkemidler og verktøy for omstilling

Virkemidler og verktøy knyttet til sentralisering av økonomioppgavene i DRL og aktuelle virkemidler opp mot det generelle omstillingsarbeidet i domstolene. Sentrale virkemidler som er kommet på plass i løpet av høsten 2019 er pensjonsrådgivning, veivalgssamtale og karriereveiledning.

Kompetanseprofiler og stillingsplaner

Høsten 2019 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om framtidige kompetansebehov i domstolene. Arbeidsgruppen vil framover i samarbeid med kompetansekomiteene blant annet å se nærmere på hvordan strukturendringer i domstolene, digitalisering, endret arbeidsfordeling mv vil påvirke behovet for saksbehandlere og deres kompetanseprofil, herunder eventuelle krav til utdanningsnivå.

Kompetansetiltak for omstilling

Arbeidsgruppen utvikler og iverksetter aktuelle kompetansetiltak knyttet til gjennomføringen av omstillingsarbeidet, og bidrar til at ledere med personalansvar har nødvendig kunnskap og de ferdigheter som kreves for å gjennomføre omstillingsarbeidet i domstolene. Det er gjennomført 5 seminarer på nyåret 2020 der totalt 163 av ca 200 inviterte ledere med personalansvar har deltatt.

Intranett er den fremste kanal når det gjelder kommunikasjon i omstilling og nedbemanningsprosjektet. På intranett er det opprettet egne omstillingssider som har mange besøk. Hovednettsiden har siden styremøtet i september hatt 3463 unike oppslag. Dette viser at mange er opptatt av det som legges ut. Det legges ut oppdateringer hver 14. dag.

Felles retningslinjer og veiledere 

Mer aktiv saksstyring og effektivitet i sivile saker og straffesaker

Felles retningslinjer for sivile saker ble påbegynt i 2018 og overlevert i januar 2019. Disse retningslinjene var også et tema på dommerseminarene våren 2019.

Felles retningslinjer for behandling av straffesaker ble påbegynt i 2019, og overlevert i januar 2020.

Veileder for jordskifterettsmøtene steg for steg

Denne veilederen ble utviklet i 2017  av en gruppe ressurspersoner i det jordskiftefaglige miljøet. Arbeidet med veilederen er en oppfølging av "Sannhetens øyeblikk - handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA". Formålet er å gjøre hverdagen enklere og legge til rette for en mer ensartet og forutsigbar behandling av saker i jordskifterettene. Veilederen er nå under revisjon og ny versjon skal være ferdigstilt innen utgangen av februar 2020.

Det er også utviklet en egen «studentutgave» av denne veilederen til bruk i undervisningsøyemed på Norges miljø- og biovitenskapelige universitet.

Veileder for bruksordning for veg

Hovedformålet med arbeidet har vært å modernisere gjeldende eksempelvedtekter for veglag, og lage en veileder for gjennomføring av saker om bruksordning for veg og etablering av veglag, Veilederen drøfter videre en rekke prinsipielle  problemstillinger og gir innspill til gode løsninger og bidrar til en mer enhetlig praksis ved behandling av vegsaker i jordskifterettene. En noe omarbeidet veileder er også publisert på jordskifte.no bruk for selvprosederende parter og advokater.

Organisasjonsutvikling i Domstoladministrasjonen

I tråd med styrets resultatkrav til direktøren ble det gjennomført en større organisasjonsendring i Domstoladministrasjonen (DA) med virkning fra 1. januar 2019. Endringene ble gjort etter prosesser og dialog med arbeidstakerorganisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser.

Ny organisering medførte en reduksjon fra åtte enheter til fem nye avdelinger, og flere av medarbeiderne fikk endringer i oppgaver og ansvar. Etablering av team med ansvar for ulike oppgaver ble gjort som en del av organisasjonsendringene. Det vil være kontinuerlig vurdering og justeringer av DAs organisering og arbeidsmåter framover.

Avdelinger i DA fra 1. januar 2019:

  • avdeling for HR og kommunikasjon (HRK)
  • avdeling for informasjon og teknologi (IT)
  • avdeling for innovasjon og domstolutvikling (INDU)
  • rettsavdelingen (RETT)
  • avdeling for økonomi og styring (ØST)

Organisasjonskart Domstoladministrasjonen

Etablering av Domstolenes regnskaps- og lønnsenhet (DRL)

I 2019 har det også vært arbeidet med etablering av domstolenes regnskaps- og lønnsenhet (DRL) i DA, som en seksjon i avdeling for økonomi og styring (ØST). Driftssetting vil skje i løpet av våren 2020. Dette innebærer overføring av medarbeidere fra domstolene til DA samt rekruttering av flere nye medarbeidere i 2020.

 

Styrket uavhengighet

Til toppen