Styring og kontroll

Foto: Camilla Moe Rødven, Studio Prud

Styrets arbeid i 2019

Styret er øverste myndighet for Domstoladministrasjonen (DA), og skal påse at administrasjonen av domstolene skjer på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. Styret skal behandle saker som er av viktighet for DA, herunder budsjettforslag for domstolene og DA, og fordeling av budsjettmidler innenfor rammer som er fastsatt av Stortinget.

Styret skal i tillegg gi generelle retningslinjer for DAs virksomhet. To av medlemmene er valgt av Stortinget og skal representere allmennheten. De øvrige medlemmene er oppnevnt av Kongen i statsråd. Medlemmene har personlige varamedlemmer. 

Styreprotokoller

I 2019 ble det avholdt sju styremøter hvor ett møte var ekstraordinært;
fire møter i DAs lokaler, ett møte i Oslo tingretts lokaler, ett i Mo i Rana og det ekstraordinære som videomøte.

Styremøtet i juni ble holdt over to dager i Rana tingrett og inneholdt også studietur. På første dag besøkte styret Nasjonalbiblioteket hvor de fikk innføring i deres bruk av kunstig intelligens (AI) og automatisering av arbeidsoppgaver. Det ble også avholdt et miniseminar om Felles ledelse sammen med sorenskriver fra Salten tingrett og Lofoten tingrett og sorenskriver fra Rana tingrett, Alstahaug tingrett og Brønnøy tingrett.

Styret har gjennomført møter med Den norske Dommerforening og Riksrevisjonen gjennom året.

Les saksframlegg og styreprotokoller fra styremøtene.

HMS og arbeidsmiljø

Totalt sykefravær for domstolene og DA var 4,3 prosent for 2019, og 4,1 prosent for 2018. De siste tre årene er dette en svak negativ økning på 0,2 prosentpoeng (4,1 prosent i 2017).

Totalt sykefravær 2019

  • lagmannsrettene: 3,1 prosent (3,2 prosent i 2018)
  • tingrettene: 4,7 prosent (4,5 prosent i 2018)
  • jordskifterettene: 3,5 prosent (3,1 prosent i 2018)

Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) for domstolene og DA følger sykefraværsutviklingen og behandler årsrapporten innen «HMS og arbeidsmiljø» og «Sikkerhet og beredskap».

I rapporteringen for HMS i 2019 oppgir

  • 86 prosent av domstolene å ha dokumentasjonen på plass i henhold til internkontrollforskriften.

  • 93 prosent av domstolene at de benytter rutine for avvik- og avvikshåndtering.

  • Halvparten av domstolene at de er tilknyttet en godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT). 16 domstoler ønsker en avtale, men flere oppgir manglende økonomi.

  • Nær halvparten av domstolene at de har en uendret sykefraværsutvikling for 2019 (mot 2018), mens 30 prosent oppgir en negativ utvikling.

  • 35 prosent av domstolene at det har forekommet trusler mot domstolen, medarbeidere eller andre aktører.

Av HMS-relaterte avvik oppgir

  • 76 prosent ingen avvik
  • 22 prosent 1-3 avvik
  • 1 prosent 4-6 avvik

Mange domstoler oppgir gode tiltak til etterfølgelse for andre. Et hovedtrekk er likevel at flere domstoler står overfor fremtredende og krevende utfordringer i 2020, som vil påvirke HMS-arbeidet.

Her er noen av utfordringene flere domstoler står overfor fremover;
omstilling og endring, strukturendringer, nedbemanningstiltak, færre ansatte, økt arbeidspress, økte sårbarheter ved sykefravær, strammere budsjett- og ressurssituasjon, begrensede investeringsmuligheter, økt sjikane utenfra mot egne medarbeidere.

Samtidig beskrives det utfordringer der det er ønsker om å bevare og utvikle arbeidsmiljøet innen fokus på vold og trusler, proaktivt sikkerhetsarbeid, økt bevissthet om uønsket seksuell oppmerksomhet, utvikle samarbeid omkring felles ledelse, samordning, samlokalisering, risikovurdering og kartlegginger, sikkerhet i feltarbeid og bruk av bil i tjenesten, revisjonsarbeid, beste praksis, medarbeidersamtaler, påse at ingen jobber for mye til tross for underbemanning, fokus på god ivaretakelse av medarbeidere i omstillingstider, fokus på god informasjon og kommunikasjon.

Retningslinjer og kompetansetiltak

«HMS grunnopplæring» gjennomføres som et årlig kompetansetiltak i kombinasjon med e-læring, en fysisk samling og en avsluttende test. På samlingen rettes fokus på konflikt og konflikthåndtering. Retningslinjen for «håndtering av personalkonflikter, trakassering, utilbørlig atferd mv. i domstolene og DA» ble revidert i 2019. Håndtering av uønsket seksuell oppmerksomhet inngår i denne.

Retningslinjen for «Varsling av kritikkverdige forhold i domstolene og DA» ble samtidig revidert med mindre justeringer. Begge retningslinjene er forankret i både HAMU og Samarbeidsrådet for domstolene.

I 2019 ble det gjennomført en verneombudssamling hvor fokus var: «Hverdagen til et verneombud» til innblikk og inspirasjon.

Sikkerhet og beredskap

I 2019 ble det lagt vekt på grunnopplæring og risikovurdering for ansatte i domstolene. En komplementering av grunnsikringen sto i fokus, og domstolene ble oppfordret til å øve og til å revidere sin sikkerhetsdokumentasjon. De domstolene som ikke hadde grunnsikringen på plass i 2018 fikk tilsendt et brev med svarfrist for gjennomført grunnsikring innen 15. januar 2019.

Til tross for at det arbeides godt med sikkerhet og beredskap i de fleste domstolene, så er det fremdeles domstoler som mangler elementer av grunnsikring og sikkerhetsdokumentasjon. 55 prosent av domstolene innførte ulike sikkerhetstiltak i 2019, og 46 prosent opplyser at de skal gjøre ulike tiltak i 2020.

Nye ledere, verneombud og sikkerhetsledere fikk i 2019 grunnopplæring i sikkerhet og beredskap gjennom et e-læringsprogram med oppgaver og en fysisk samling. Samlingen hadde et særlig fokus på risikovurdering.

75 prosent av domstolene melder om at de har sluttført egen sikkerhetsdokumentasjon. Av de resterende 25 prosentene som ikke har fullført dokumentasjonen, mangler disse i hovedsak kun enkeltelementer som for eksempel en kontinuitetsplan, en fullstendig beredskapsplan, eller en risiko og tiltaksoversikt. Kun 2 domstoler melder om at de mangler alle dokumentene, mot 6 domstoler i 2018.

Parallelt med utviklingen av lokale rutiner, ble det i 2019 gjennomført en rekke lokale sikkerhetsdager og øvelser

  • 67 prosent av domstolene opplyser å ha øvd på noe innen sikkerhet og beredskap. Av de 33 prosentene som ikke har hatt øvelser, er det mange som planlegger for øvelser i 2020.

  • 83 prosent av domstolene har avholdt brannøvelser mot 74 prosent i 2018.

  • 43 prosent har avholdt førstehjelpskurs mot 38 prosent i 2018.

  • 43 prosent av domstolene har avholdt sikkerhetsdager både med og uten øvelse.

75 prosent av domstolene opplyser å ha indre sone, mens 24 domstoler opplyser å mangle dette. 40 prosent av domstolene melder at de har en form for kameraovervåkning der de selv står for innkjøp og inngåelse av kontrakter med lokale tilbydere. Kamera er i dag ikke en del av grunnsikringen i domstolene.

Avvik

92 prosent av domstolene svarer at de registrerer avvik. I 2019 ble det meldt inn 30 alvorlige avvik til DA som ble meldt til politiet, mot 34 avvik i 2018.

40 prosent av domstolene melder om at medarbeidere eller domstolen har vært utsatt for sikkerhetshendelser/sikkerhetsbrudd. Slike brudd omfatter alt fra skadeverk, og innbrudd, til tap av lagringsmedier og vold mot domstolens aktører.

35 prosent av domstolene melder om at det i 2019 har fremkommet trusler mot domstolen, medarbeidere eller aktører i retten. I 2018 var dette tallet på 26 prosent. Truslene fordeler seg i hovedsak mellom dommere og saksbehandlere, men har også forekommet mot tolk, vitner, sakkyndig, sikkerhetsmedarbeidere og mot publikum. Ut fra domstolenes årsrapport har det ikke fremkommet trusler mot jordskifteingeniører eller representanter for vitnestøtte.

Oppfølging fra DA 

DA vil i 2020 fortsatt ha fokus på grunnopplæring innen sikkerhet og beredskap, men i tillegg tilby tiltaket «forebyggende sikkerhet» til alle ansatte i domstolene.

Det kan ikke påregnes å få etablert fysiske sikkerhetskontroller i alle domstoler, derfor skal de ansatte få anledning til å høyne sikkerheten i egen domstol ved hjelp av noen enkle men effektive grep. Opplæringen tilbys gjennom kompetanseportalen på intranett. DA vil følge opp de domstolene som melder om større restanser i arbeidet med sikkerhet og beredskap.

Ny sikkerhetslov fra 1.1.2019

Ny sikkerhetslov trådte i kraft 1. januar 2019. DA har implementert de delene av sikkerhetsloven som gjelder for domstolene. Det er særregler i kapittel 5 i klareringsforskriften av 20. desember 2018 nr. 2054 om klareringsmyndighet og autorisasjonsansvarlig i domstolene.

Informasjonssikkerhet

I likhet med tidligere år har DA registrert flere hendelser knyttet til forsøk på «direktørsvindel» og forsøk på phishing av medarbeidere i løpet av 2019. DA har også håndtert hendelse knyttet til bekreftet phishing, hvor betalingsinformasjon med videre ble samlet inn av det som viste seg å være en falsk nettbutikk. Fortsatt antas mørketallene rundt reelle hendelser i virksomheten å være store, men det er iverksatt tiltak for å adressere denne problematikken på en adekvat måte.

Som ledd i oppfølgingen av IKT-sikkerhetsrevisjonen fra 2018, er det igangsatt ulike aktiviteter for både å utbedre og etablere adekvate tiltak i virksomheten. I tillegg til ulike internasjonale standarder og rammeverk, benyttes føringer og veiledninger fra andre statlige virksomheter i dette arbeidet. Direktørens ledergruppe og styret følger progresjonen i arbeidet.

Arbeidet med sikkerhetstiltak foregår i en kontinuerlig prosess med bakgrunn i risikovurderinger som avstemmes med hva virksomheten til enhver tid definerer som akseptabel risiko, og sammenfattes for øvrig med annet sikkerhetsarbeid i domstolene og DA. Arbeidet med informasjonssikkerhet tar utgangspunkt i virksomhetens strategi, med mål om å understøtte og sikre alt arbeid i domstolene.

Ny teknologi og nettvett - Nasjonal sikkerhetsmåned i 2019

Domstolene og DA deltok også i 2019 på kampanjen nasjonal sikkerhetsmåned. Tematikken for kampanjen var «ny teknologi og nettvett».

Resultatet fra kampanjen viser en betydelig økning i gjennomføringsgraden blant virksomhetens medarbeidere. Økt kompetanse og kunnskap innen informasjonssikkerhet er et nødvendig bidrag til at virksomheten kan levere på sitt samfunnsoppdrag i en stadig mer digitalisert verden.

Personvern

I løpet av 2019 har DA jobbet videre med implementering av personvernregelverket i domstolene og DA. Det arbeides kontinuerlig med tiltak for å sikre etterlevelse av regelverket.

DA arbeider med å tilby mest mulig standardløsninger som domstolene kan benytte for å oppfylle kravene i regelverket, blant annet ved utarbeidelse av standardiserte rutiner og maler som domstolene kan ta i bruk. Gjennom året er det blant annet arbeidet med avviksrutiner og håndtering av avvik.

Innkjøp og anskaffelser

De to store oppgavene innenfor innkjøp og anskaffelser i 2019 har vært forberedelse og utlysning av teknisk utstyr for å legge til rette for en digitalisert arbeidsflyt i domstolene og leasing av tjenestebiler for ingeniører i jordskifterettene. I tillegg er det gjennomført fire anskaffelser av renholdstjenester i tinghus, bøker til domstolene og et titalls mindre avtaler på varer og tjenester.

I 2019 deltok Norges domstoler i fellesavtaler for reisebyråtjenester, forbruksmateriell, PC-skjermer, PC-klienter, mobilabonnement, mobiltelefoner og nettbrett inngått av Statens innkjøpssenter. Vi deltar for øvrig i et samarbeid med politiet på multifunksjonsmaskiner, Oslo kommune for tjenester på revisjon av kontroll av lønns- og arbeidsvilkår og NTNU innen flyreiser. Det forventes at fellesavtalene gir bedre økonomiske vilkår og reduserer ressursbehovet på innkjøps- og anskaffelsesområdet.

Rettsbygninger

Regjeringen besluttet i 2017 at det nåværende Bergen tinghus skal rehabiliteres og benyttes til publikumsrettede formål (rettssaler), mens ansatte i fremtiden skal få arbeidsplasser i et nabobygg.

Høsten 2019 mottok DA et nytte- opp oppdragsbrev for Bergen tinghus fra Justis- og beredskapsdepartementet. Oppdraget innebærer at det skal utredes og kostnadsberegnes:

  • bruk av nabobygget Valkendorfsgate 6 (eller eventuelt andre nærliggende bygg) som kontorlokaler for ansatte i Bergen tingrett og eventuelt Nord- og Midhordland jordskifterett. Dette samsvarer med det opprinnelige konseptet for ny tinghusløsning for førsteinstansdomstolene i Bergen

  • forbedret sikkerhet

I tillegg skal konseptet (grunnlagsmaterialet) for Bergen tinghus videreutvikles frem til forprosjektering.

For Trondheim tinghus har det i 2019 vært utført en mulighetsstudie for etablering av rettssal med forsterket sikkerhet, venteceller og ny resepsjonsløsning. Det arbeides videre med tanke på å etablere rettssal og venteceller i 2020.

I Bodø ble det i 2019 identifisert potensielle utleiere for nye lokaler til Salten tingrett og Salten jordskifterett. Det arbeides videre med innhenting av konkrete tilbud på lokaler med antatt overtagelse mai 2022.

Statsbygg leverte høsten 2017 et konseptvalgnotat (KVN) for Drammen tinghus som skal gi lokaler for Drammen tingrett, Nedre Buskerud jordskifterett og Borgarting lagmannsrett. Dette ble fulgt opp med en rapport om oppstart forprosjekt (OFP) i 2018. Statsbygg fikk i 2019 i oppdrag å gjennomføre et forenklet forprosjekt som skal gi grunnlag for styrings- og kostnadsramme for nytt tinghus i Drammen og å innhente tilbud på bygging av nytt tinghus. Dette arbeidet avsluttes i 2020 og det er håp om byggestart 2020/21.

I Førde etableres det nye lokaler for Sogn og Fjordane tingrett og Sunnfjord og Ytre Sogn jordskifterett. Det er en ombygging av eksisterende lokaler med innflytting våren 2020.

På Nesbyen etableres det nye lokaler for Hallingdal tingrett og Øvre Buskerud jordskifterett. Innflytting i rettssalsdelen av bygget vil være sommeren 2020, mens kontordelen først vil bli klar for innflytting i 2021.

Vestfold tinghus vil være en samlokalisering av Vestfold tingrett, Vestfold jordskifterett og Agder lagmannsrett. I 2019 leverte Metier OEC en Konseptvalgutredning (KVN) for fremtidig tinghusløsning i Vestfold. DA bestemte lokalisering av nytt tinghus til Tønsberg i 2019, og det tas sikte på å sette i gang et forprosjekt i 2020.

I Harstad ble det i 2019 inngått en ny leieavtale for lokaler for Ofoten og Sør-Troms jordskifterett og Trondenes tingrett. Det tas sikte på at de nye lokalene ferdigstilles i 2021.

I Trondheim er det i lokalene til DA  bygget om en etasje til primært åpne arbeidsplasser. Arbeidet ferdigstilles i mars 2020. Det er i tillegg etablert et nytt leieforhold for den nye regnskaps- og lønnsenheten for domstolene (DRL).

Inkluderingsdugnad

I dialog med domstolene og gjennom ulike kompetansetiltak innenfor ledelse, arbeidsmiljø og rekruttering, blir mangfold og inkludering løftet frem som et sentralt tema. Ved rekruttering synliggjøres det et ønske om mangfold blant annet gjennom økt andel ansatte med innvandrerbakgrunn og med nedsatt funksjonsevne. Det har foreløpig ikke blitt iverksatt noen tiltak for å tilsette medarbeidere med hull i CV.

Domstolene rapporterer om en bevissthet rundt regelverk og holdninger for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Det er iverksatt konkrete tiltak for å tilrettelegge for medarbeidere og meddommere med syns- og/eller hørselsnedsettelser, og det er fokus på bedret universell utforming for medarbeidere og meddommere med behov for rullestol. Noen domstoler rapporterer om tiltak i samarbeid med NAV for å bidra til at mennesker som vanskelig kommer seg inn på arbeidsmarkedet, får arbeidspraksis.

Innslaget av antallet medarbeidere i domstolene med innvandrerbakgrunn er forholdsvis størst i folkerike strøk og i de store byene.

Det er fremdeles stor overvekt av kvinner i saksbehandlerstillingene i domstolene, og overvekt av menn blant jordskifteingeniørene og i dømmende stillinger. For rådgivere og administrative ledere, er det overvekt av kvinner. Det er relativt lav turnover i administrative stillinger i domstolene. Dette tilsier at en endring i kjønnsfordelingen vil måtte ta tid, uavhengig av hvilke tiltak som settes inn.

Lærlinger

Det har blitt jobbet aktivt for å opprette lærlingeplasser og følge opp arbeidet med lærlinger, både i domstolene og i DA. Det er totalt tilsatt 14 lærlinger fordelt på IKT-servicefaget og Kontor- og administrasjonsfaget. Det er gjennomgående veldig god tilbakemelding på lærlingeordningen.

Til toppen