Digitalt rettsliv

Foto:Terje Haugen, Kristiansand tingrett

Elektroniske samhandlingsløysingar i straffesakskjeda

Elektronisk samhandling har vore eitt av satsingsområda for å effektivisere straffesakskjeda. Første fase av ESAS-prosjektet (Elektronisk Samhandling mellom Aktørene i Straffesakskjeden) blei starta i januar 2017 og slutta 31.12.2018.

Den første viktige leveransen i prosjektet var å utvikle og å ta i bruk Justishub som ny teknisk plattform for elektronisk samhandling mellom politi og påtalemakt, domstolane og kriminalomsorga. Justishub blei levert i september 2018.

Justishub er ei digital plattform som legg til rette for strukturert utveksling av informasjon og samhandling mellom aktørane i straffesakskjeda. Dette aukar tryggleiken. Samtidig blir informasjonsforvaltinga og behandlinga av sensitive personopplysingar i og mellom verksemdene mindre sårbar.

Løysinga tilfredsstiller alle kjente faglege behov for informasjonsutveksling mellom aktørane som behandlar ulike delar av straffesaksprosessen. Ved etableringa av ESAS var det ein ambisjon å kunne etablere og ta i bruk éi og same tekniske løysing for heile straffesakskjeda, medrekna alle domstolsinstansane, høgare påtalemakt og særorgana i politiet.

Ved utgangen av 2018 var løysinga tatt i bruk i den elektroniske samhandlinga mellom politi og påtalemakt, tingrettane og kriminalomsorga.

For å kunne realisere målbiletet for den elektroniske samhandlinga i straffesakskjeda har det vore høgt prioritert at alle aktuelle instansar tar det i bruk. Det har også vore viktig for alle aktørane at arbeidet kunne vidareførast også utover 2018.

ESAS

For budsjettåret 2020 løyvde Stortinget 30 millionar kroner til vidareføring av samarbeidet i straffesakskjeda gjennom prosjektet ESAS 2020. I tillegg løyvde både Politidirektoratet, Kriminalomsorgsdirektoratet og Domstoladministrasjonen midlar over eigne budsjett. Det sette fart på utviklingsarbeidet.

Gjennom 2020 har ESAS-prosjektet levert på mellom anna følgjande resultatmål:

  • Kopla egne aktørar på Justishub («digitale dokumenter»)
    • Kripos
    • Økokrim
    • Den høgare påtalemyndighet (statsadvokatembetene og Riksadvokatembetet)
    • Lagmannsrettane
    • Høgsterett (blir gjennomført medio februar 2021)

  • Digitalisert arbeidsprosessar og utvikla systemsstøtte
    • Innsettelses- og løslatelsesordre frå politiet til kriminalomsorga
    • Melding om inn- og utgang frå varetekt og soning («Kripos-meldingar»)

Ei suksesshistorie frå domstolane

ESAS 2020-prosjektet kopla lagmannsrettane og statsadvokatembeta på Justishub 23. september 2020. Før lagmannsrettane blei kopla på Justishub, var situasjonen slik:

Altinn blei nytta som kommunikasjonskanal når den høgare påtalemakta anka dom i straffesak frå tingrettane.

Saksbehandlarar i lagmannsretten logga seg inn i Altinn for å laste ned straffesaksdokumenta frå påtalemakta til lokal disk. Ved å lese gjennom desse dokumenta, registrerte saksbehandlaren manuelt ny sak i fagsystemet til domstolane (Lovisa).

Registreringa inkluderte type anke, ankekrav, partar og andre aktørar m.m. Saksstyrande straffesaksdokument blei manuelt lasta inn i Lovisa for journalføring. Andre politidokument blei lagra på filserverar, tilgjengelege for domstolen.

Avgjerder blei sende frå lagmannsrettane til statsadvokatembeta per e-post. Avgjerdsdokument måtte kopierast frå Lovisa til lokal disk for å kunne inkluderast som vedlegg i e-post. E-posten blei deretter lagra på lokal disk av saksbehandlar for manuell flytting til Lovisa med påfølgjande journalføring.

Lagmannsrettane si kopling til Justishub for mottak av anke over dom ga følgjande effektar:

  • Anke over dom blir sendt direkte frå påtalemakta sitt fagsystem til domstolane sitt fagsystem Lovisa
  • Ny ankesak blir automatisk registrert i Lovisa med type anke, ankekrav, partar og andre aktørar
  • Dokumenta i saka blir gjort tilgjengelege direkte i Lovisa
  • Saksbehandlar i lagmannsretten fokuserer på kontroll av ferdig registrert sak i staden for å bruke tid på manuell registrering
  • Avgjerder frå lagmannsretten blir sende direkte frå domstolane sitt fagsystem til politiet sitt fagsystem via Justishub. Oversendinga blir automatisk journalført

Mange tidkrevjande, manuelle arbeidsoppgåver er fjerna frå lagmannsrettane. Samhandlinga via Justishub gir betra notoritet, raskare saksbehandling, auka rettstryggleik og betre personvern.

Dei seks lagmannsrettane mottar cirka 3 000 ankar over dom i straffesak årleg. Det er berekna at ein gjennomsnittleg sparer 30 minuttar per sak. Det gir ein årleg effektiviseringsgevinst på cirka 1 500 timar.

Digitalisering i ei pandemitid

Satsinga på digitalisering i domstolane er forankra i «Domstolene 2025» og «Digitale domstoler». Satsinga pregar all utvikling knytt til kjerneverksemda til domstolane. Den overordna ambisjonen vår er eit digitalt rettsliv der målbiletet for Digitale domstolar er å realisere ein heildigital og saumlaus rettsprosess.

Fram til utgangen av 2020 har satsinga vore særleg retta mot dei største tingrettane, lagmannsrettane og Høgsterett. Budsjettvedtaket i Stortinget for 2021 medfører at satsinga endeleg kan utvidast til å omfatte alle domstolane, også mindre tingrettar og jordskifterettane.

Den opphavelege satsinga varer i seks år (2017-2022), og den er berekna til å koste 230 millionar kroner. Når alle tiltaka er gjennomførte, er det berekna at domstolane kan oppnå ein årleg nettogevinst på 36 millionar kroner. Utvidinga gjeld frå 2021 til og med 2024.

I tillegg vil det vere store kvalitative gevinstar for domstolane og andre aktørar ved mellom anna

  • redusert risiko for manuelle feil
  • gjenbruk av data og informasjon
  • meir sporbare data og auka tryggleik
  • forbetra statistikkgrunnlag og styringsinformasjon
  • betre tilgjenge til data og dokument for domstolen og brukarane deira


Året 2020 har vore prega av koronapandemien. Det blei tidleg klart at det måtte gjerast betydelege omprioriteringar i dei planane som var lagde.

Digitale ferdigheiter, løysingar og verktøy blei raskt kritiske element for å kunne oppretthalde aktiviteten i domstolane og sikre rettstryggleiken til den enkelte. Utvikling og innføring av løysingar for å støtte saksavviklinga i domstolane i ein ny digital kvardag der dei fleste sat på heimekontor, måtte prioriterast.

 Nokre av løysingane, og bruken av desse, var avhengige av endringar i lover og regelverk. Samspelet mellom behova til domstolane, teknisk moglegheiter og løysingar og regelverksarbeidet har vore vesentleg for å kunne etablere løysingar som kunne tas i bruk allereie i april 2020.

Det var samtidig viktig å sikre at utviklingsaktivitetar og innføring av nye løysingar skulle medføre så liten risiko for driftsavvik som mogleg.
Det blei også innført andre lovendringar denne våren som kravde ressursar og utvikling av systemstøtte til domstolane, mellom anna for å hindre at næringsdrivande blei slått konkurs.

Investering i utstyr

Pandemien har medført eit akutt behov for investering i teknisk utstyr. Det er lagt til rette for at alle medarbeidarane skal kunne arbeide heimanfrå ved at det har blitt skaffa 1000 berbare PC-ar og tilhøyrande heimekontorlisensar.
Det har blitt installert nærare 200 nye videokonferansesystem i løpet av året, dei aller fleste i rettssalar.

Dette har vore nødvendig for å kunne gjennomføre rettsmøte. Omlag 60 % av rettssalane har no tilgang til å nytte videokonferanse. I tillegg til utstyr fekk ein på plass virtuelle møterom som gjorde det mogleg å gjennomføre digitale rettsmøte. Hausten 2020 har det blitt gjennomført 400-600 virtuelle rettsmøte dagleg.

Ny arvelov tredde i kraft 1. januar 2021. Frå juni og ut året har DA og domstolane fått på plass nødvendige løysingar og digital systemstøtte for at saker skal kunne behandlast etter den nye lova når den trer i kraft. Andre utviklingsaktivitetar blei derfor i stor grad utsette, særleg i første halvår. 

For å støtte domstolane under pandemien, blei følgjande aktivitetar prioriterte i første halvdel av 2020:

Etablering og innføring av ei løysing for elektronisk signatur. Løysinga blei innført i april 2020 for å kunne:

  • Signere rettsavgjerder, rettsbøker og rettsforlik elektronisk
  • Elektronisk postforkynning
  • Sende elektronisk melding
  • Tilby løysingar for elektronisk signatur på dokument frå eksterne
  • Aktørportalen blei vidareutvikla og tatt i bruk av jordskiftedomstolane i saker under arbeid med profesjonelle aktørar i juni. Dette var ei forsering i høve til opphavelege planar.
  • Ei løysing for hurtigmeldingar var etablert og blei tilpassa for å kunne fungere på fleire område for å lette digital kommunikasjon mellom domstol og ulike aktørar.

Gjennom heile 2020 har arbeidet for å effektivisere samhandlinga i straffesakskjeda vore prioritert. Arbeidet med å digitalisere prosessane rundt arv og dødsfall, mellom anna gjennom prosjektet «Oppgjør etter dødsfall» som er eit av satsingsområda til Regjeringa, har og vore prioritert.

I siste halvdelen av 2020 er den opphavelege planen tatt i bruk. Vidareutvikling av både elektronisk samhandling gjennom Aktørportalen og forbetring av løysingar for digital informasjon og dokumentdeling har starta opp igjen.

Både domstolane sjølve, Riksrevisjonen og Domstolskommisjonen har peika på behovet for å forbetre prosessar og verktøy knytt til tidfesting (beramming) av saker i domstolane.

Hausten 2020 blei det gjennomført eit arbeid for å få god innsikt i kva for behov det er for endringar i prosessar, og eventuell etablering av nye digitale løysingar for å kunne effektivisere og forbetre tidfestingsprosessen. Dette arbeidet er no i sluttfasen. Målet er å kunne ha ein versjon 1.0 av ei ny og betre løysing på plass i løpet av 2021.

Sikre og stabile IKT-løysingar i ein digital rettsprosess

Trass i den utfordrande situasjonen med koronapandemien, har det kontinuerlege arbeidet med forbetring av sentrale system også hatt høg prioritet i 2020. Gjennom eit tett samarbeid med driftsleverandørane er det blitt gjennomført mange små og store tiltak som skal sikre behova til domstolane i ein stadig meir digitalisert rettsprosess.

Tryggleik har fortsatt sterkt fokus. Dette har vore særleg viktig sidan alle medarbeidarane har måtta arbeide frå heimekontor i periodar. I løpet av året har alle medarbeidarane fått nye, moderne og sikre arbeidsstasjonar som kan brukast både heime og på kontoret.

Pandemien medførte også eit akutt behov for utstyr og løysingar for å kunne gjennomføre digitale rettsmøte. Desse løysingane kom på plass relativt raskt.

Tempoet i digitalisering av rettssalar har også auka. Totalt har 44 rettssalar blitt utstyrte etter ny standard. Dette inkluderer at alt teknisk utstyr i rettssalen blir oppgradert med lydanlegg, videokonferanse og visingsflater. Standarden er utvikla i tett samarbeid med AV-leverandøren Kinly AS, og har vist seg å vere godt eigna også for dei nye hybridmåtane som domstolane gjennomfører rettssaker på.

 

Samsvar mellom ressursar og oppgåver

Til toppen