Standardisering blir viktig fremover, både av hensyn til brukerne som bør få likeverdige tjenester uansett hvilken domstol de møter, og av hensyn til effektiviteten i domstolene, sier Mowatt.
Delprosjektet skal etter oppdragsbeskrivelsen arbeide for å styrke endringskompetansen i domstolene, herunder holdningsendring. I tillegg har de ansvar for å avdekke behov for, utvikle og sammen med andre, gjennomføre kompetansetiltak for å sikre at domstolenes medarbeidere har nødvendig kompetanse til å utnytte nye arbeidsmåter, løsninger og ny systemstøtte på en god/optimal måte. De skal etablere tiltak som sikrer domstolene ressurspersoner nødvendig spisskompetanse.
Delprosjektet skal også komme med forslag til framtidig organisering av støttefunksjoner og kompetansetiltak knyttet til dette.
- Når holdningsendring pekes på som en viktig suksessfaktor, må dette ses i sammenheng med at arbeidsvaner og arbeidsfordeling i domstolene må endres.
Mowatt peker på at det gjennom digitalisering skjer tre sentrale ting:
- Samhandlingen med aktørene endres slik at eksterne aktører selv registrerer informasjon som gjenbrukes av oss, øker effektivitet og reduserer muligheten for feil. Det frigjør arbeidstid for oss.
- Papirbehandlingen faller bort.
- Arbeidsprosessene forenkles blant annet gjennom digitale løsninger og bedre tilpasset systemstøtte.
- I sum åpner dette for at dommerne kan gjøre mer av arbeidet – ikke nødvendigvis mer arbeid – men gjennom forenklinger mer av arbeidet som må gjøres. Noen dommere vil kunne være skeptiske til dette, på samme måte som noen var skeptiske den gangen dommerne måtte begynne å skrive dommer selv i stedet for å diktere. Nye arbeidsmåter og endret arbeidsfordeling kan også utløse uro hos saksbehandlere for at arbeidet deres vil falle bort.
- Vi må derfor møte endringene ved å tilpasse arbeidsmåter, kapasitet og kompetanse til hvordan vi kommer til å levere våre tjenester i fremtiden. Vi vet ikke sikkert hvordan allting blir, men vi vet sikkert at det ikke blir som i dag. Derfor må vi endre oss. Det klarer vi ved å bruke noe tid, og aller best med positiv innstilling, sier Mowatt.
Mowatt viser til at vi kan lære av hvordan andre møter endringer.
- Går du til legen i dag, så journalfører han, skriver ut resept, henviser deg til oppfølging på sykehuset og gjør klar faktureringen direkte i samtalen med deg som pasient. Arbeidet ved legekontoret avsluttes på legens kontor på de 20 minuttene konsultasjonen varer. Gikk du til legen i tidligere tider, dikterte legen til journalen som forværelset måtte skrive, og de andre tingene måtte følges opp med manuelle prosesser av forværelset.
- Overført til oss i domstolene kan mye av arbeidsprosessen være gjort ved at opplysninger er lagt inn en gang, og en rekke ting kan avgjøres og gjøres ferdig i planmøte med advokater slik at saksforberedelsen effektiviseres og tiden i rettsmøtet kan reduseres.
Kompetansetiltak vil utvikles fortløpende etter hvert som de andre delprosjektene begynner å levere.
- Skal vi lykkes er det viktig at vi samarbeider godt med andre delprosjekter etter hvert som nye arbeidsmåter, og systemstøtte til disse, utvikles.
- For oss i prosjektet er det avgjørende at tiltakene vi tilbyr kommer i rett tid, at de oppleves som relevante for hver målgruppe og at de er tilgjengelige på måter som best og mest effektivt sikrer læring.
- I tillegg til tradisjonelle læreflater, må vi også benytte andre virkemidler som f.eks. instruksjonsfilmer, nano-læring eller animasjoner der det kan være hensiktsmessig. Tiltakene som kommer gjennom DD-KOS må også avstemmes mot andre kompetansetiltak som tilbys.
- Alle ansatte-grupper i domstolene skal kunne ha en forventning om at lederne i egen domstol går foran og motiverer medarbeiderne for å tilegne seg kunnskap etter hvert som nye verktøy innføres. Lederne vil ha ansvar for å implementere nye arbeidsmåter i sin domstol. Lederne vil få tilbud om tiltak som skal styrke deres endringskompetanse.
- Med et høyere endringstempo må også den enkelte medarbeider kjenne sitt ansvar og passe på å vedlikeholde og oppdatere sin kompetanse. Alle anbefales å benytte det som tilbys på av relevante tiltak på Kompetanseportalen og følge med på informasjon som gis, for eksempel på nettsiden www.digitaledomstoler.no, sier Terje Mowatt.