Kvalitets- og organisasjonsutvikling




Sammenslåing av domstoler

I 2018 har det pågått et arbeid for å forberede etableringen av den nye Vestfold tingrett fra 1. januar 2019. Etableringen innebærer sammenslåing av Larvik tingrett, Nordre Vestfold tingrett, Sandefjord tingrett og Tønsberg tingrett.

Videre utredning av domstolenes organisering

Det ble i 2017 nedsatt en Domstolkommisjon som skal utrede domstolenes organisering. Dagens domstolstruktur er blant temaene kommisjonen skal se nærmere på, og den vil komme med forslag til kriterier for rettskretsinndeling og lokalisering.

Ytterligere strukturendringer kan forventes i etterkant av Domstolkommisjonens rapport om struktur høsten 2019, i tillegg vil strukturendringer kunne skje etter lokale initiativ. 

Felles ledelse i flere domstoler

Dagens domstolstruktur med flere små enheter og et tilsvarende høyt antall ledere, medfører betydelige ressurser knyttet til ledelse og administrative funksjoner. Med felles ledelse for to eller flere domstoler forventes en frigjøring av ressurser på disse områdene ved at færre personer utøver ledelsesfunksjonene. Dette legger til rette for at ressursene i stedet kan benyttes til domstolenes kjernevirksomhet; saksavviklingen.

Domstolene som inngår i en ordning med felles ledelse består fullt ut som selvstendige enheter.

Ved utgangen av 2018 er det etablert fast ordning med felles ledelse ved følgende domstoler:

  • Nord-Gudbrandsdal tingrett og Sør-Gudbrandsdal tingrett (2017)
  • Alstahaug tingrett, Brønnøy tingrett og Rana tingrett (2017)
  • Aust-Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett (2017)
  • Glåmdal jordskifterett og Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett (2017)
  • Indre Hordaland jordskifterett og Nord- og Midhordland jordskifterett (2017)
  • Indre Sogn jordskifterett og Sunnfjord og Ytre Sogn jordskifterett (2017)
  • Nord-Gudbrandsdal jordskifterett og Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett (2017)
  • Lofoten tingrett og Salten tingrett (2018)
  • Fredrikstad tingrett og Halden tingrett (2018)
  • Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett (2018)
  • Nord-Østerdal tingrett og Sør-Østerdal tingrett (2018)

Domstoladministrasjonens styre har vedtatt at felles ledelse skal vurderes i alle tilfeller det oppstår ledighet i en domstollederstilling.

Organisasjonsutvikling i Domstoladministrasjonen

I tråd med styrets resultatkrav til direktøren for 2018 ble det utarbeidet forslag til nødvendige organisasjonsendringer i Domstoladministrasjonen (DA). Direktøren la fram forslag til ny organisering våren 2018 etter gjennomførte prosesser, innspill og dialog, og det ble gjennomført forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene i henhold til hovedavtalens bestemmelser.

I løpet av høsten 2018 ble det arbeidet med implementering av ny organisering med virkning fra 1. januar 2019. Ny organisering har medført en reduksjon fra åtte enheter til fem nye avdelinger, og det har blitt endringer i oppgaver og ansvar for noen av DAs medarbeidere.

Avdelinger i DA fra 1. januar 2019:

  • avdeling for HR og kommunikasjon
  • avdeling for informasjon og teknologi
  • avdeling for innovasjon og domstolutvikling
  • rettsavdelingen
  • avdeling for økonomi og styring

Organisering av regnskapsfunksjonen

I 2018 gjennomførte vi et prosjekt som har utredet hvordan regnskaps- og lønnsfunksjonene i domstolene skal organiseres for fremtiden. Styret vedtok på bakgrunn av prosjektets utredninger å samle regnskaps- og lønnsfunksjonene i en landsdekkende enhet organisatorisk tilknyttet DA.

Prosjektet utredet også mulige lokaliseringsalternativer for enheten. Tidlig i 2019 vil styret vedta enhetens lokalisering (kontorsted).

Etter vedtak om lokalisering avløses utredningsprosjektet med et innføringsprosjekt. Målsetningen er at enheten etableres i løpet av 2019, slik at overføring av oppgaver fra domstolene til enheten starter tidlig i 2020. Et omstillingsprosjekt nedsettes samtidig for å ivareta berørte medarbeidere. Prosjektet vil vurdere omstillingsløsninger for de enkelte medarbeidere i tråd med retningslinjer for omstilling i staten.

Kompetansetiltak

Strategisk plan for domstolene i Norge - Domstolene 2025  angir retningen for arbeidet med kompetanse. Domstolenes kompetansebehov har stor betydning for kompetanseaktivitetene som utvikles og tilbys i regi av DA. Tiltakene evalueres og forbedres kontinuerlig.

For å understøtte de viktigste behovene videreføres kompetansetiltak for dommere, ledere, dommerfullmektiger og saksbehandlere innenfor samme ramme som de tre siste årene. I tillegg er det en særskilt satsning på ledere og lokale ressurspersoner på digitale løsninger, gjennom midler avsatt til digitalisering.

Vi legger vekt på å utvikle og tilby konsept nasjonalt, som kan gjennomføres lokalt eller regionalt.

Nye domstolledere

Nyutnevnte domstolledere får tilbud om en mentor som bistår dem i det første året de er ledere. Mentorene er erfarne domstolledere som bidrar med sin kompetanse og erfaring overfor nyutnevnte kolleger. Til sammen er det siden oppstarten av ordningen i 2012 etablert i overkant av 50 mentorpar i domstolene.

I 2018 har nyutnevnte domstolledere gjennomført tre av til sammen fire samlinger i programmet "Grunnleggende lederutvikling for nyutnevnte domstolledere" (KUL). Programmet løper til 2019, og er det 13. kullet i rekken siden oppstarten i 2004.

Digitale læringsressurser

I 2018 ble podkasten Dommerpodden lansert, og det ble produsert flere episoder med tema som er interessante og aktuelle for dommere og andre medarbeidere i domstolene.

Det ble i 2018 laget flere digitale ressurser som er tilgjengelig på intranett for medarbeidere i domstolene og DA. Blant annet ble det utarbeidet en digital versjon av Nasjonal veileder for behandling av foreldretvister og en digital ressurs for Den gode barnesamtalen i foreldretvister. Digitale læringsressurser skal gjøre det enklere og mindre ressurskrevende for medarbeidere i domstolene og DA å gjennomføre kompetansetiltak.

På slutten av året inngikk DA avtale med Difi om å ta i bruk Virksomhetsplattformen (felles læringsplattform for statlige virksomheter), noe som gir oss mulighet til
å lage mer tilgjengelige og interaktive digitale kompetansetiltak. Det blir også enklere å tilby kompetansetiltak som er utviklet av andre. I løpet av 2019 blir plattformen tatt i bruk.

Faglitteratur og elektroniske rettskilder

Faglitteraturutvalget skal sikre at domstolenes behov for variert litteratur og elektroniske rettskilder innen ulike fagområder ivaretas på en best mulig måte.

Elektroniske rettskilder er blitt mer funksjonelle og dekker i større grad dommernes behov for oppslagsverk. Kostnadene ved de elektroniske rettskildene har økt kraftig de siste årene, noe som innebærer at antall bøker som nå kjøpes inn er svært begrenset. 

Studiepermisjon for dommere   

Domstolene organiserer den generelle studiepermisjonen hvert fjerde år. Det er anledning til å søke om støtte til merutgifter og en ekstra måned studiepermisjon. 

I 2018 fikk 13 dommere støtte til merutgifter og 11 dommere fikk en ekstra måned studiepermisjon.

Eksterne samarbeidsaktører i kompetansearbeidet

DA samarbeidet i 2018 med Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) om kompetansetiltak knyttet til barn i domstolen, og har også noe kontakt med universitets- og høgskolemiljøene.

Det ble utviklet en digital veileder for "Den gode barnesamtalen". I tillegg ble det kjørt 8 regionale seminarer for dommere, advokater og sakkyndige på samme tema.

En egen arbeidsgruppe laget i 2018 veilederen "Praktiske anbefalinger - En domstol til barnets beste"  for ulike sakstyper. Veilederen blir tilgjengelig digitalt i 2019.

Internasjonalt samarbeid i kompetansearbeidet

Norge er representert i Samarbeidsorganet for etterutdanning av dommere i Norden (SEND).  I 2018 ble det gjennomført ett lederskapsseminar i Norge og et årlig møte for nordiske domstoladministrasjoner. Kontakt over landegrenser og muligheter for erfaringsutvekslinger med andre lands domstolmedarbeidere er nyttig i arbeidet med å videreutvikle domstolene.

EJTN-nettverket er en viktig arena for å knytte kontakter samt å drøfte erfaringer rundt kompetansearbeid i domstolene. I 2018 ble det gjennomført to møter. Domstoladministrasjonen er representert i en internasjonal arbeidsgruppe som fokuserer på å videreutvikle arbeidet med kompetanseutvikling i Europa.  

Satsningsområdene for systematisk og målrettet kompetanseheving for ledere og medarbeidere var i 2018:

Dommerseminar

92 prosent av landets dommere deltok på Dommerseminaret i 2018, det er på samme nivå som året før.

Fagseminarer for saksbehandlere og ingeniører

Saksbehandlere fikk i 2018 tilbud om flere fagseminarer, i tillegg til at vi satser på lokale DD-team (Digitale domstoler-team). For ingeniørens del ble det satset på økte kunnskaper, ferdigheter og holdninger i rettsmekling.

Gruppeledertrening

I 2018 ble både dommere og saksbehandlere utdannet til gruppeledere. Gruppelederkonseptet går ut på å trene og dyktiggjøre et utvalg dommere til å kunne lede gode refleksjoner og ferdighetstrening i mindre grupper av kolleger.

Nasjonalt introduksjonsprogram

I 2018 ble det arrangert fem moduler av Introduksjonsprogram for dommere og tre moduler av Introduksjonsprogram for dommerfullmektiger.

Kollegaveiledning

I 2018 ble 33 dommere veiledet av ressursteamet med veilederkompetanse. Hensikten med kollegaveiledningen er å bevisstgjøre dommere på egen opptreden i rettsalen, og å legge enda bedre til rette for en atferd som skaper tillit, trygghet, respekt og god kommunikasjon i saken. Like viktig som å se hva man kan forbedre seg på, er det å se hva man gjør bra. Kollegaveiledningen bruker videoanalyse, observasjon og refleksjon som metode. Ressursteamet med veilederkompetanse består av 12 dommere.

Lederutvikling

Vi startet opp et nytt modulbasert program våren 2018; Ledelse av utviklings- og forbedringsprosesser (LUF). Dette programmet skal understøtte og trene ledelsen i domstolene i å arbeide med forbedring i egen virksomhet. I underkant av 30 domstoler har gjennomført eller i ferd med å gjennomføre programmet.

Utvikling av konsept som kan brukes lokalt i domstolene

Vi skal utvikle konsepter og tiltak som kan brukes i domstolene, noe som legger grunnlag for erfaringsdeling og læring på arbeidsplassen. Det gir nærhet til lokale og regionale utfordringer og praksis og er kostnadsbesparende ved at det ikke arrangeres sentralt. Domstolene kan søke om økonomisk støtte til gjennomføring av tiltak.
Domstolene som benytter seg av slike nasjonale konsept gir positiv tilbakemelding både på selve konseptene og på selve tilbudet om slike konsepter. Omvendt kan også lokale initiativ bidra til nasjonale satsninger.

Virksomhetsutvikling med støtte i KRUT

I disponeringsskrivet for 2018 står det at domstolene skal arbeide med utvikling innenfor ett til to fokusområder. Domstolen velger selv ulike tema eller områder den vil forbedre.
DA har etablert et ressursteam, bestående av medarbeidere fra domstolene og DA, som bistår med virksomhetsutvikling med støtte i Kvalitetsrammeverket for utvikling (KRUT). I 2018 var medlemmer fra teamet ute i 10 domstoler, og bidro til å få i gang et systematisk utviklingsarbeid i domstolen. Hele teamet er blitt Lean-sertifisert, og Lean-metoden egner seg godt i arbeidet med å forenkle arbeidsprosesser i domstolene.

Til toppen av siden