Styring og kontroll



 

Strategisk plan - Domstolene 2025

Strategisk plan for domstolene i Norge - Domstolene 2025, ble vedtatt i februar 2018 og er den første strategiske planen som omfatter domstolene og Domstoladministrasjonen (DA) samlet.

Disse fire målene skal gjennomføres i planperioden

  1. En bruker- og utviklingsorientert konfliktløser
  2. Digitalt rettsliv
  3. Samsvar mellom ressurser og oppgaver
  4. Styrket uavhengighet

Domstolene 2025 følges opp i virksomhetens planverk og i dialogen med domstolene. Modell for oppfølging av planen prøves ut i 2019.

Fra vedtakelsen og ut året har ny strategisk plan inngått som tema i alle lederforum, i alle tiltak rettet mot ledere og endringstiltak i domstolene, i dommerseminarene og seminar med administrasjonssjefer. Den har også vært førende i omstillingsprosessen i DA i 2018. Det har i løpet av året vært tiltak innen alle målområder, men samlet sett har tyngdepunktet ut i domstolene har vært innenfor Digitalt rettsliv.  

Styrets arbeid i 2018

Styret er øverste myndighet for DA, og skal påse at administrasjonen av domstolene skjer på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. Styret skal behandle saker som er av viktighet for DA, herunder budsjettforslag for domstolene og DA, og fordeling av budsjettmidler innenfor rammer som er fastsatt av Stortinget.

Styret skal i tillegg gi generelle retningslinjer for DAs virksomhet. To av medlemmene er valgt av Stortinget og skal representere allmennheten. De øvrige medlemmene er oppnevnt av Kongen i statsråd. Medlemmene har personlige varamedlemmer. I 2018 har det vært utskifting av ett fast medlem.

Styreprotokoller

I 2018 ble det avholdt seks styremøter; fire møter i DAs lokaler og to møter i Oslo tingretts lokaler.

Styremøtet i juni ble holdt over to dager og innehold også studietur. På starten av første dag deltok styret på fagseminar i regi Den norske Dommerforening og hadde besøk av Statens Lånekasse under styremøtet på ettermiddagen. På samlingens andre dag var hele styret på studiebesøk hos NSM (Nasjonal Sikkerhetsmyndighet) i Oslo.

Styret har gjennomført møter med Den norske Dommerforening, Innstillingsrådet og Riksrevisjonen gjennom året.

Det er også fattet vedtak i tre saker etter digital behandling. I mai hadde styret møte med Justiskomiteen. 

» Les saksframlegg og styreprotokoller fra styremøtene her.

Personvern 

I løpet av 2018 har DA jobbet for å implementere nytt personvernregelverk i domstolene og DA. Behandlingsaktiviteter er gjennomgått og det er kartlagt hvilke tiltak som må gjennomføres for å sikre etterlevelse av regelverket.

DAs mål er å tilby domstolene mest mulig standardløsninger som kan benyttes for å oppfylle kravene i det nye regelverket. Det tas blant annet sikte på å utvikle standardiserte rutiner og maler som domstolene kan ta i bruk.

I 2018 ble det vedtatt en felles overordnet policy for behandling av personopplysninger i domstolene og DA, og det ble blant annet utviklet personvernerklæringer, maler og rutiner for å sikre de registrertes rettigheter. Det er også utpekt et felles personvernombud for domstolene og DA.

Høsten 2018 var det et avvik i Aktørportalen som medførte at enkelte aktører fikk tilgang til informasjon de normalt ikke skulle ha tilgang til. Denne informasjonen inkluderte personopplysninger. Avviket ble håndtert straks det ble oppdaget og feilen ble rettet.

Rettsbygninger

I perioden 2015-2017 ble det gjennomført konseptvalgutredning (KVU) og tilhørende kvalitetssikring (KS1) trinn 1 for Bergen tinghus. Regjeringen konkluderte i juni 2017 med at det skal satses på en rehabilitering av nåværende Bergen tinghus. Dette representerer en viktig milepæl på veien til en funksjonell og moderne rettsbygning for Bergen tingrett og Nord- og Midhordland jordskifterett. I 2018 er KS1 trinn 2 gjennomført og etter en kvalitetssikring vinteren 2019 skal regjeringen beslutte om et forprosjekt skal igangsettes.

Kvalitetssikringen (KS1) av konseptvalgutredningen for Stavanger tinghus ble sluttført høsten 2017. KS1 bekrefter behovet for en ny rettsbygning for Stavanger tingrett og Sør-Rogaland jordskifterett, samt Gulating lagmannsretts virksomhet i Rogaland. Regjeringen har besluttet at prosjektet utsettes i inntil fem år, samtidig med at det utarbeides en opsjonsavtale for den aktuelle tomten på Bekhuskaia.

For Drammen tinghus ble det i 2018 utarbeidet en Oppstart forprosjekt-rapport (OPS). OPS foreslår et nybygg for Drammen tingrett, Nedre Buskerud jordskifterett og Borgarting lagmannsretts virksomhet i Buskerud på Gamle Kirkeplass 3 i Drammen. Det forventes at regjeringen vil ta stilling til videre arbeid vedrørende Drammen tinghus tidlig i 2019.

I Skien ble arealene for Agder lagmannsrett og Nedre Telemark tingrett utvidet med 1000 kvm i 2018. Tilleggsarealene omfatter kontorer som samler lagmannsrettens ansatte, to nye rettssaler og flere meglings/møterom for domstolene.

I Oslo tinghus er det gjennomført en arealstudie for å vurdere mulighetene for å effektivisere og optimalisere arealene. Rapporten vil være klar våren 2019. I tillegg ble 8. etasje i tinghuset i 2018 bygd om for å gi Oslo tingrett en bedre utnyttelse av kontorarealet, gjennom blant annet arbeidsplasser i landskap med tilhørende aktivitetsbaserte kontorløsninger.

Det er i 2018 inngått ny leieavtale for en samlokalisering av Sogn og Fjordane tingrett og Sunnfjord og Ytre Sogn jordskifterett i Førde. Det vil være ombygging av eksisterende lokaler med antatt ferdigstillelse våren 2020.

Det arbeides med nytt tinghus i Vestfold, som vil være en samlokalisering av Vestfold tingrett, Vestfold jordskifterett og Agder lagmannsretts virksomhet i Vestfold. I 2019 vil det blant annet bli tatt stilling til lokalisering av tinghuset.

I 2019 vil det arbeides videre med samlokaliseringer av tingretter og jordskifteretter i Harstad, Molde og Bodø.

Innkjøp og anskaffelser

I løpet av 2018 er det gjennomført ni anskaffelser av DA. DA har også tatt i bruk konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsadministrasjonsverktøy, dette leveres som en tjeneste fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

I 2018 deltok Norges domstoler i fellesavtaler for PC-skjermer, PC-klienter, mobilabonnement, mobiltelefoner og nettbrett. Vi deltar for øvrig i relevante statlige fellesavtaler som er inngått av Statens innkjøpssenter. Det forventes at fellesavtalene gir bedre økonomiske vilkår og reduserer ressursbehovet på innkjøps- og anskaffelsesområdet.

Internkontroll og risikovurderinger

I 2018 har det blitt arbeidet systematisk med internkontroll og risikovurderinger. Det har vært hovedfokus på risiko og sårbarhet knyttet opp mot strategisk plan og retningslinjer.

Sikkerhet og beredskap

Utenfor Oslo tinghus ble det i 2018 etablert perimetersikring, herunder faste pullerter og granittbenker, for å hindre at kjøretøy kan komme helt inn til bygget.  Perimetersikringen av Oslo tinghus vil bedre imøtekomme samfunnets økte behov og krav til sikkerhet og beredskap.

Sikkerhetskontroll

I ny § 132a i Domstolloven av 13.august 1915 nr. 5, kan DA gi nærmere bestemmelser om gjennomføring og organisering av sikkerhetskontroller i domstolene. DA avgjør ved hvilke domstoler det skal etableres permanent sikkerhetskontroll. Arbeidet med å skrive en forskrift til lovhjemmelen er tenkt gjennomført i 2019.

Grunnsikring

Et av målene for arbeidet med sikkerhet og beredskap, er at domstolene skal få på plass et minimum av grunnsikring som både inneholder fysiske tiltak og nødvendig planverk.  

I 2018 har domstolene arbeidet videre med å få på plass grunnsikringen og sin beredskapsdokumentasjon. Fremdeles er det domstoler som opplyser at de mangler enkeltelementer.

  • 29 domstoler melder at de mangler deler av sikkerhetsdokumentasjonen.
  • 76 av domstolene har nå overfallsalarm i ekspedisjonene mot 67 i 2017.
  • 65 domstoler opplyser at de har overfallsalarm i alle rettsaler.
  • Noen domstoler har tatt i bruk tidligere vigselsrom som rettsaler, og der er ikke overfallsalarm eller innsyn på plass enda.

Totaldekningen er noe lav til tross for at DA dekker omkostningene for tiltakene innsyn og overfallsalarm. For domstoler uten egne rettslokaler, er det ikke aktuelt med faste overfallsalarmer utenfor kontorstedet.

Trusler 

Årets rapportering viser at det i 32 domstoler opplyses at medarbeidere, domstolen eller aktører har vært utsatt for sikkerhetshendelser. Det har fremkommet trusler mot medarbeidere og aktører i 27 domstoler, hvorav 14 mot dommere og 13 mot saksbehandlere.

En rekke andre aktører som påtalerepresentant, advokater, sikkerhetsmedarbeidere og vitner har mottatt trusler. Det rapporteres at det ikke er fremsatt trusler mot representanter for vitnestøtte, og ifølge jordskiftedomstolene har det ikke har vært noen trusler mot jordskifteingeniører i 2018.

Øvelser og sikkerhetstiltak

75 domstoler opplyser å ha gjennomført brannøvelser, og 38 domstoler har gjennomført førstehjelpskurs. Hele 21 domstoler har avholdt sikkerhetsdager, mens 26 domstoler har ikke avholdt noen øvelser i 2018. Det planlegges imidlertid en rekke øvelser og sikkerhetstiltak for 2019.

I 2018 begynte arbeidet med et konsept for opplæring innen forebyggende sikkerhet tiltenkt alle ansatte i domstolene. Prosjektet er i startfasen, og skal munne ut i en pilot der konseptet skal testes og kvalitetssikres.

E-læring innen grunnleggende HMS og Sikkerhet og beredskap for nye ledere, sikkerhetsledere og verneombud ble gjennomført for tredje gang i 2018. Tiltaket videreføres i 2019, og skal bidra til å bygge en felles forståelsesplattform, og derav støtte opp under byggingen av en felles sikkerhetskultur. 

Informasjonssikkerhet

I løpet av 2018 har DA registrert flere hendelser knyttet til forsøk på «direktørsvindel» og forsøk på phishing av medarbeidere. Mørketallene antas å være store, da en er avhengig at hver enkelt medarbeider som opplever hendelsen rapporterer dette inn for registrering ved brukersenteret i DA. Det er knyttet usikkerhet til denne rapporteringen. DA har også håndtert hendelser knyttet til bekreftet phishing.

Domstolene og DA deltok i kampanjen nasjonal sikkerhetsmåned, som i 2018 adresserte «hvordan avsløre skadelig e-post og nettsvindel». Erfaringer fra denne kampanjen vil følges opp videre som ledd i kompetanse og kunnskapsutviklingen av medarbeidere i domstolene og DA. Det er også blitt gjennomført en omfattende IKT-sikkerhetsrevisjon i løpet av 2018, og aktiviteter for å følge opp observasjoner og anbefalinger er igangsatt.

Arbeidet med sikkerhetstiltak foregår i en kontinuerlig prosess med bakgrunn i risikovurderinger som avstemmes med hva virksomheten til enhver tid definerer som akseptabel risiko, og sammenfattes for øvrig med annet sikkerhetsarbeid i domstolene og DA.

Arbeidet med informasjonssikkerhet tar utgangspunkt i virksomhetens strategi, med mål om å understøtte og sikre alt arbeid i domstolene.

HMS og arbeidsmiljø

Totalt sykefravær for domstolene og DA var 4,1 prosent for 2018 (og 4,1 prosent i 2017). I årene 2010 til 2018 er det en positiv trend med redusert sykefravær. Siste 3 år (2016 til 2018) viser derimot en svak negativ økning.

Tilknyttet ABE- og bemanningsreduserende tiltak rapporterer domstolene om økende negative konsekvenser som følge av innsparingskrav, underbemanning, høyt arbeidspress, negativ sykefraværsutvikling hos enkelte, utfordringer i å "erstatte" sykmeldte, at stillinger ikke blir utlyst, økende restanser, økt slitasje/frustrasjoner/usikkerhet, overtidsarbeid, nedprioritering på drift og investeringer i gode tiltak.

På spørsmål om hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere konsekvensene, så rapporteres blant annet: ingen tiltak iverksatt, omfordeling/avlasting av arbeidsoppgaver, stressmestringskurs med Bedrifteshelsetjenesten, Lean, Aktørportalen og digitale rettsmøter, fellesmøter (informasjon/ivaretakelse), stønadsordninger (NAV), utvikle smartere rutiner, større fleksibilitet på fagområder, vikarbruk, kultur- og organisasjonsutvikling, akseptere økt saksbehandlingstid, søkt midler DA.

Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) gjennomgår rapporteringen.

For 2019 rapporteres om følgende fokusområder: medarbeiderundersøkelser og arbeidsmiljø, øvelsesdag i sikkerhet og beredskap, forebygge sykefravær, fokus langtidssykemeldte, forsterke arbeidsmiljø, medarbeiderskap/selvledelse, mestringsstrategier (BHT-kurs), vernerunder, HMS-dag, risikovurderinger av vold og trusler, tiltaksregister, gjennomgang rutiner for forebygging seksuell trakassering, krisehåndtering, miljø- og avfallsbevissthet, fysisk sikring.

Indikasjonen er at domstolene arbeider godt med eget HMS- og arbeidsmiljøarbeid, men det oppleves økte utfordringer. 85 prosent av domstolene har ferdigstilt alt av HMS-dokumentasjon tilknyttet kravene i internkontrollforskriften. Nær halvparten av domstolene er tilknyttet en godkjent Bedriftshelsetjeneste og 14 domstoler ønsker tilknytning til en slik tjeneste.

Rekruttere kvalifiserte dommere

DA har ansvaret for å sikre tilfanget av gode søkere til utlyste dommerstillinger. Det gjøres ved å utforme annonser og kunngjøre disse i flere ulike kanaler. Det arbeides også med å bevisstgjøre og aktivere domstolledere i rekrutteringsarbeidet.

DA er sekretariat for Innstillingsrådet for dommere og bistår blant annet med kompetansebyggende tiltak for å utvikle kvaliteten på rekrutterings- og seleksjonsarbeidet. Direktøren eller den direktøren utpeker deltar under intervjuer og på rådets møter. Innstillingsrådet for dommere har et betydelig antall saker til behandling hvert år og DA har prioritert å sette av ressurser til det arbeidet dette medfører.

Mangfolds- og inkluderingsdugnad

I dialog med domstolene og gjennom ulike kompetansetiltak innenfor ledelse, arbeidsmiljø og rekruttering, blir mangfold og inkludering løftet frem som et sentralt tema. Ved rekruttering synliggjøres det et ønske om mangfold blant annet gjennom økt andel ansatte med innvandrerbakgrunn og med nedsatt funksjonsevne. Det har foreløpig ikke blitt iverksatt noen tiltak for å tilsette medarbeidere med hull i CV.

Domstolene rapporterer om en bevissthet rundt regelverk og holdninger for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Det er iverksatt konkrete tiltak for å tilrettelegge for medarbeidere og meddommere med syns- og/eller hørselsnedsettelser, og det er fokus på bedret universell utforming for medarbeidere og meddommere med behov for rullestol. Noen domstoler rapporterer om tiltak i samarbeid med NAV for å bidra til at mennesker som vanskelig kommer seg inn på arbeidsmarkedet, får arbeidspraksis.

Innslaget av antallet medarbeidere i domstolene med innvandrerbakgrunn er forholdsvis størst i folkerike strøk og i de store byene.

Det er fremdeles stor overvekt av kvinner i saksbehandlerstillingene i domstolene, og overvekt av menn blant jordskifteingeniørene og i dømmende stillinger. For rådgivere og administrative ledere, er det overvekt av kvinner. Det er relativt lav turnover i administrative stillinger i domstolene. Dette tilsier at en endring i kjønnsfordelingen vil måtte ta tid, uavhengig av hvilke tiltak som settes inn.

Lærlinger

Det har blitt jobbet aktivt for å opprette lærlingeplasser og følge opp arbeidet med lærlinger, både i DA og i domstolene. Det er totalt tilsatt 12 lærlinger. To innen IKT-servicefaget og øvrige innen Kontor- og administrasjonsfaget. Det er gjennomgående veldig god tilbakemelding på lærlingeordningen.

Til toppen av siden