Personvernerklæring og informasjonskapsler

Åpenhet om innsamling og bruk av personopplysninger er viktig for oss. Vi ønsker at de som får sine personopplysninger registrert skal kunne vite hvilke opplysninger som samles inn og hva opplysningene brukes til. Vi er også opptatt av at dine personopplysninger behandles på en sikker og forsvarlig måte. Vi har innført ulike sikkerhetstiltak for å oppnå dette. Alle opplysninger som behandles i våre systemer er lagret på egne servere. Det er tilgangsstyring i de ulike systemene. Bare medarbeidere som har et tjenstlig behov, skal være i befatning med personopplysningene.

TU ved v/utvalgets leder er behandlingsansvarlig for TUs behandling av personopplysninger.

Tilsynsutvalget for dommeres virksomhet

Tilsynsutvalget for dommere (TU) behandler ulike typer personopplysninger i forbindelse med sin virksomhet. Vi behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. domstolloven, og registreres for å kunne behandle klagesaker eller andre henvendelser.

Det kan være opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som registreres i forbindelse med at henvendelser til utvalget registreres inn. I tillegg finnes ulike typer personopplysninger, også sensitive opplysninger, i dokumentene i de ulike sakene. Opplysningene som registreres i forbindelse med behandling av TUs saker kan komme fra den registrerte selv, en advokat, motpart eller et offentlig organ.

TUs rapporter og andre saksdokumenter sendes også til andre offentlige organer, for eksempel når det fremgår av lov eller forskrift. TUs rapporter er offentlige, publiseres på nettsiden vår og sendes til parter, offentlige instanser og andre.

Saksbehandling og arkiv

Behandling av TUs saker foregår i systemet WebSak+ fra Acos som følger offentlige standarder (NOARK). WebSak+ brukes som arkivsystem med fullelektronisk journalføring og lagring av dokumenter. Domstoladministrasjonen (DA), ved arkivleder, er delegert det daglige ansvaret for systemet og det er utarbeidet nødvendige rutiner, dokumentert i arkivplanen. Arkivleder i DA har også det daglige ansvaret for TUs historiske arkiv. Ettersom DA har ansvaret for WebSak+, har også et begrenset antall ansatte i DA tilgang til de opplysningene som lagres der, ut i fra et tjenstlig behov.

Utvalgsleder, skal, i samråd med utvalgets sekretariat, følge opp at den faktiske saksbehandlingen og arkiveringen er i samsvar med nedfelte rutiner.

TU er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles offentlig portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig. EInnsyn er Digdirs felles innsynsløsning for hele det offentlige Norge.

I offentlighetsforskriften § 7, se § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og offentlighetsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

E-post og telefon

Vi benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven og domstolloven. Utvalgets leder har, i samråd med utvalgets sekretariat, det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv») og e-posten skal som hovedregel slettes fra e-postkassen ved overføring til saksarkivsystemet.

Vi benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å fortløpende slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med ukryptert e-post. Vi benytter tjenesten LiquidFiles, som er en løsning for kryptering av vedlegg i e-poster, der det anses nødvendig ut i fra innholdet i vedlegget.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Det er ulik lagringstid ut i fra hvilket loggnivå samtalen legges på, sletting skjer etter 5 til 60 dager. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om medarbeidere

Tilsynsutvalget for dommere (TU) behandler personopplysninger om sine medlemmer og tilknyttede medarbeidere for å ivareta sitt arbeidsgiveransvar. Det er Domstoladministrasjonens (DAs) avdelingsdirektør for HR-området og utvalgets leder som har det overordnede ansvaret for dette.

Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, herunder personopplysninger, lønnsopplysninger, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og tariffavtaleområde. Andre opplysninger om medlemmer og tilknyttede medarbeidere er knyttet til tilsettingsforholdet.

Det kan også registreres opplysninger i tilknytning til inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet.

Opplysningene hentes i hovedsak fra medarbeiderne selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige rapporteringer. Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres.

Behandling av personopplysninger på domstol.no/tilsynsutvalget

Portalen domstol.no er nettsted for domstolene i Norge. Norges Høyesterett, Tilsynsutvalget for dommere og Innstillingsrådet for dommere har egne undernettsteder.

Domstoladministrasjonen (DA) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedene domstol.no. DA har også koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle fellessider.

Tilsynsutvalget for dommere (TU) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedene domstol.no/tilsynsutvalget. TU har også koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for sine sider.

Webredaktøren har det daglige ansvaret for TUs behandlinger av personopplysninger på domstol.no/tilsynsutvalget, med mindre annet er oppgitt under.

Visma er DAs databehandler, og er leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Evry er driftsleverandør for domstol.no.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Tilsynsutvalget for dommeres (TUs) behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. TU praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivlova gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt avlevering til arkivinstitusjon.

 

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nedenfor finner du informasjon om bruk av informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider, hvilke tekstfiler det er og hvilket formål de benyttes til.

Nettstedet domstol.no benytter informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en god brukeropplevelse. Domstol.no er laget med publiseringsløsningen Episerver. 

De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du endre nettleserens innstillinger til å blokkere cookies fra domstol.no. Det kan imidlertid føre til at nettstedet vårt oppleves mindre optimalt for deg.

Nedenfor følger en oversikt over hvilke cookies som benyttes.

Episerver

Følgende cookies settes av Episerver:

ASP.NET_SessionId - Brukes for at nettstedet skal klare å skille brukere fra hverandre. Cookien slettes automatisk når du lukker nettleseren din.

.ASPXANONYMOUS: Denne informasjonskapselen er utstedt av Microsofts ASP.NET og inneholder en unik ID som bidrar til å gjenkjenne når en anonym bruker prøver å logge inn.

.AspNet.Federation: Holder rede på innloggingssesjonen.
__epiXSRF & __RequestVerificationToken & __RequestVerificationToken: Brukes for å beskytte brukeren mot XSRF.

ImageEditorFileSize: Brukes av bilderedigeringsprogrammet i Episerver.