Personvernerklæring og informasjonskapsler

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Innstillingsrådet for dommere (IR) samler inn og bruker personopplysninger. En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til en enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og lignende.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Avsnittet om informasjonskapsler forteller hvilke tekstfiler det er og hvilket formål de benyttes til. 

IR, ved utvalgets leder, er behandlingsansvarlig for IRs behandling av personopplysninger.

Åpenhet om innsamling og bruk av personopplysninger er viktig for oss. Vi ønsker at de som får sine personopplysninger registrert skal kunne vite hvilke opplysninger som samles inn og hva opplysningene brukes til.

Denne personvernerklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt. I tillegg gis informasjon om hvordan behandlingen foregår i tilfeller opplysningene samles inn fra andre steder, for eksempel når du tar kontakt med oss på e-post.

Behandling av personopplysninger på domstol.no/innstillinsradet

Portalen domstol.no er en portal for nettstedene jordskifte.no, domstol.no og de fleste nettstedene til de alminnelige domstolene samt jordskiftedomstolene. I tillegg kommer nettstedene til Tilsynsutvalget for dommere, Innstillingsrådet for dommere og Finnmarkskommisjonen.

Domstoladministrasjonen (DA) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedene domstol.no. DA har også koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle fellessider.

Innstillingsrådet for dommere (IR) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedene domstol.no/innstillingsradet. IR har også koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for sine sider.

Webredaktøren har det daglige ansvaret for IRs behandlinger av personopplysninger på domstol.no/tilsynsutvalget, med mindre annet er oppgitt under.

Epinova er DAs databehandler, og er leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Evry er driftsleverandør for domstol.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun DA, Epinova og Evry som har tilgang til opplysningene som samles inn. Det er inngått databehandleravtaler mellom DA og Epinova, og DA og Evry, som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

DA samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på domstol.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet.

Saksbehandling og arkiv

Innstillingsrådet for dommere (IR) bruker WebSak som sakarkivsystem med fullelektronisk journalføring og lagring av dokumenter. WebSak er et sakarkivsystem fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK). Domstoladministrasjonen (DA), ved arkivleder, er delegert det daglige ansvaret for systemet og det er utarbeidet nødvendige rutiner, dokumentert i arkivplanen. Arkivleder i DA har også det daglige ansvaret for IRs historiske arkiv. Utvalgsleder, skal, i samråd med utvalgets sekretariat, følge opp at den faktiske saksbehandlingen og arkiveringen er i samsvar med nedfelte rutiner.

Vi behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. domstolloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og offentlighetsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.                                                                                                                                                    

E-post og telefon

Vi benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven og domstolloven. Utvalgets leder, har i samråd med utvalgets sekretariat, det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv») og e-posten skal som hovedregel slettes fra e-postkassen ved overføring til saksarkivsystemet.

Vi benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å fortløpende slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med ukryptert e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Det er ulik lagringstid ut i fra hvilket loggnivå samtalen legges på, sletting skjer etter 5 til 60 dager. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om medarbeidere

Innstillingsrådet for dommere (IR) behandler personopplysninger om sine medlemmer og tilknyttede medarbeidere for å ivareta sitt arbeidsgiveransvar. Rettslig grunnlag følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, c og f og artikkel 9 nr. 2 bokstav a og b. Det er Domstoladministrasjonens (DAs) avdelingsdirektør for HR-området og utvalgets leder som har det overordnede ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, herunder personopplysninger, lønnsopplysninger, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og tariffavtaleområde. Andre opplysninger om medlemmer og tilknyttede medarbeidere er knyttet til tilsettingsforholdet.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra medarbeiderne selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige rapporteringer. Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres.

Innstillingsrådet for dommeres virksomhet

Innstillingsrådet for dommere (IR) behandler ulike typer personopplysninger i forbindelse med sin virksomhet. Det kan være opplysninger om navn, og kontaktinformasjon som registreres i sakarkivsystemet WebSak i forbindelse med at henvendelser til utvalget registreres inn. I tillegg finnes ulike typer personopplysninger, også sensitive opplysninger, i dokumentene i de ulike sakene. Opplysningene som registreres i forbindelse med behandling av IRs saker kan komme fra den registrerte selv, navngitte referansepersoner og domstolleder.

Behandling av IRs saker foregår i sakarkivsystemet Acos WebSak. Domstoladministrasjonen (DA), ved arkivleder, er delegert det daglige ansvaret for systemet, som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Ettersom DA har ansvaret for WebSak, har også et begrenset antall ansatte i DA tilgang til de opplysningene som lagres der, ut i fra et tjenstlig behov.

IRs rapporter og andre saksdokumenter sendes også til andre offentlige organer, for eksempel når det fremgår av lov eller forskrift. IRs rapporter er offentlige, publiseres på nettsiden vår og sendes til parter, offentlige instanser og andre.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Innstillingsrådet for dommeres (IRs) behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. IR praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivlova gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Rettigheter

I denne personvernerklæringen gis generell informasjonen om Innstillingsrådet for dommeres (IRs) behandling av personopplysninger. Vi vil henvise til denne erklæringen ved eventuelle spørsmål om hvordan vi håndterer personopplysninger.

De som er registrert i våre systemer har rett til innsyn i egne opplysninger. Skjema for innsyn finner du på siden innsyn i personopplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger vi ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Domstoladministrasjonen (DA) skal besvare slike henvendelser på vegne av IR innen én måned.

Kontakt oss

Kontaktinformasjon til Innstillingsrådet for dommere:

E-post: postmottak@domstol.no Telefon: 73567000 Postadresse: Postboks 5678 Torgarden, 7485 Trondheim

Begjæringer om innsyn i personopplysninger skal sendes til Domstoladministrasjonen (DA).

Kontaktinformasjon til Domstoladministrasjonen:

E-post: postmottak@domstol.no Telefon: 73 56 70 00 Postadresse: Postboks 5678 Torgarden, 7485 Trondheim

Kontaktinformasjon til personvernombud finner du på siden Personvernombud.

Skjema for innsyn finner du her.

Vi gjør oppmerksom på at sensitive opplysninger ikke bør sendes på e-post.

 

 

Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet domstol.no benytter informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en god brukeropplevelse. Domstol.no er bygd på publiseringsløsningen Episerver. Vi bruker Google analytics til statistikk over besøk på nettstedet. Disse systemene setter ulike cookies for å styre hvordan innhold vises.

De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du endre nettleserens innstillinger til å blokkere cookies fra domstol.no. Det kan imidlertid føre til at nettstedet vårt oppleves mindre optimalt for deg.

Nedenfor følger en oversikt over hvilke cookies som benyttes.

Episerver

Følgende cookies settes av Episerver:

ASP.NET_SessionId - Brukes for at nettstedet skal klare å skille brukere fra hverandre. Cookien slettes automatisk når du lukker nettleseren din.

.EPiForm_BID - Brukes når du fyller ut et skjema på domstol.no, for at Episerver skal holde rede på hvilke skjemaer som fylles ut. Cookien slettes automatisk etter 90 dager.

.EPiForm_VisitorIdentifier - Brukes når du sender inn et skjema på domstol.no, for at Episerver skal holde rede på hvilken bruker som har sendt inn hvilket skjema. Cookien slettes automatisk etter 90 dager.

.EPiServerLogin, EPiDPCKEY, .ASPXRoles - Brukes av Episerver for å holde rede på tilganger og brukerrettigheter (kun for innloggede brukere på domstol.no, det vil si redaktører i domstolene og DA). Disse cookiene slettes automatisk når nettleseren lukkes.

Vi bruker også et tredjepartsverktøy med cookies for deling av sider på e-post og sosiale medier.

Google Analytics

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics (GA) til å gi generell statistikk om hvordan nettstedet brukes slik at vi kan forbedre innholdet. Statistikk gir blant annet informasjon om hvordan du som bruker manøvrerer på nettstedet, hvilke sider som besøkes og ikke, og hvilken nettleser som benyttes. IP-adressen din blir automatisk anonymisert, slik at informasjonen ikke kan spores tilbake til deg som enkeltperson.

Vi samler inn hele IP-adressen, men legger inn et script som fjerner de siste sifrene fra din IP-adresse før informasjonen lagres av Google Analytics. Mottatte opplysninger er underlagt Google sine retningslinjer for personvern.

Følgende cookies settes av Google Analytics:

_utma - Brukes for å skille mellom (anonyme) brukere. Cookien slettes automatisk når det er 2 år siden brukeren var innom nettstedet sist.

_utmb - Brukes for å holde rede på nye besøkende på nettstedet. Cookien slettes automatisk når det er 30 minutter siden brukeren først var inne på nettstedet.

_utmz - Brukes for å holde rede på hvordan den besøkende endte opp på nettstedet (trafikkilden). Cookien slettes automatisk når det er 6 måneder siden brukeren var innom nettstedet sist.

Google Tag Manager

Vi bruker Google Tag Manager til å styre ulike kodesnutter for statistikk og tilpasning. Til dette settes en egen cookie.

Til toppen