11. Forholdet mellom Innstillingsrådet, DA og sekretariatet

Innstillingsrådet – selvstendig, frittstående og uavhengig organ
Innstillingsrådet er et selvstendig, frittstående og uavhengig organ, som ikke er underlagt DA eller dets styre. DA ikke kan instruere Innstillingsrådet. DA v/ styret fastsetter Innstillingsrådets budsjett og godkjenner regnskapet m.v.. For øvrig ses Innstillingsrådet og DA/DA-styret som sideordnede organer med en del overlappende funksjoner.

Direktøren i DA eller den han bemyndiger, har møte- og talerett, men ikke forslagsrett i Innstillingsrådet (domstollovens § 55 a, 4. ledd). Dette for ifølge Ot. prp. 44 å knytte kontakt mellom administrasjonen og Innstillingsrådet. På den måten kan det skje gjensidig informasjonsutveksling, bl.a. om aktuelle administrative og personalmessige spørsmål i grenseområdet mellom Innstillingsrådets funksjoner og DA’s funksjon som arbeidsgiver for dommerne og som administrativt overordnet organ for domstolene. DA har også ansvaret for rekrutteringstiltak. Vanligvis møter avdelingsdirektøren for rettsenheten, på vegne av direktøren. Domstoladministrasjonen er sekretariat for Innstillingsrådet. Direktøren og i siste instans styret, bestemmer hvilke ressurser som skal settes av til Innstillingsrådets sekretariat.

Om sekretariatet i Ot.prp. 44
I Ot.prp. 44 sies om sekretariatet i pkt. 8.6.9 bl.a.:

”Med et betydelig antall saker til behandling hvert år, vil Innstillingsrådet være avhengig av et godt og profesjonelt sekretariat. Sekretariatsfunksjonen forutsettes ivaretatt av domstoladministrasjonen. Sekretariatets funksjoner, arbeidsmåte og arbeidsdelingen mellom Innstillingsrådet og domstoladministrasjonen må fastsettes av Innstillingsrådet selv, innenfor de rammer lovreguleringen gir. Det må stilles store krav til kompetanse i sekretariatet, både med hensyn til rekruttering, personalutvelgelse og generell domstolkompetanse. Sekretariatsfunksjonen vil utgjøre en viktig del av domstoladministrasjonens arbeid. Den langsiktige betydning av arbeidet med dommerrekruttering er helt avgjørende for domstolenes funksjon og kvalitet i fremtiden.”     

Skille mellom sekretariatet og DA
I en del sammenhenger kan det være vanskelig – og heller ikke alltid nødvendig - å skille mellom sekretariatet og DA. Innstillingsrådet har imidlertid besluttet at når sekretariatet utad handler som sekretariat, skal det skje i Innstillingsrådets navn og på Innstillingsrådets eget brevpapir m.v.. Og Innstillingsrådet har i utgangspunktet et funksjonelt ansvar når sekretariatet handler på rådets vegne, i motsetning til om det handles innenfor DA’s ansvarsområde. Bl.a. i forbindelse med konstitusjoner, hjemler domstollovens § 55 e og f, adgang til sideordnet delegasjon fra Innstillingsrådet til DA. Ellers trekker ikke Ot. prp. 44 klare grenser mellom sekretariatsfunksjonen som IR har ansvar for å organisere, og DA’s administrative oppgaver for øvrig.

Arbeidsfordelingen mellom IR og sekretariatet - generelt
Om arbeidsfordeling kan noe leses ut av lovforarbeidene, jfr. NOU 1999:19 7.5.3.1.3 og Ot. prp. 44 pkt. 8.6.9, men på en del punkter er de tvetydige og de praktiske spørsmålene ble ikke spesielt vurdert. I proposisjonen sies på side 190:

”Når det gjelder opprettelse av sekretariat for Innstillingsrådet, forutsettes det organisert av Innstillingsrådet selv uten nærmere formalisering. Det legges til grunn at sekretariatsoppgavene skal utføres av Domstoladministrasjonen.”  

Det kan virke delvis selvmotsigende at Innstillingsrådet selv skal beslutte organisering av sekretariatet, samtidig som medarbeiderne vil være integrert i DA’s administrasjonen.

Løpende konkret vurdering av arbeidsfordelingen mellom rådet og sekretariatet
Sekretariatets oppgaver og arbeidsfordelingen mellom Innstillingsrådet og sekretariatet har vært vurdert ved flere anledninger, helt siden Innstillingsrådet startet sin virksomhet og har vært justert en del ganger. Sekretariatsfunksjonen vil også være avhengig av hvilke ressurser som DA setter av til dette arbeid. I arbeidsfordelingen mellom Innstillingsrådet og sekretariatet, har rådet blant annet måtte hensynta dette. Innstillingsrådet har også erkjent viktigheten av at medlemmene selv gjennomfører intervjuingen, referanseinnhenting og fremme av forslag for Innstillingsrådet. Men medlemmenes oppgaver må også avgrenses i forhold til den enkeltes kapasitet og muligheter.  

Sekretariatets organisering
Innstillingsrådet har ikke truffet egne beslutninger om sekretariatets interne organisering, men har overlatt det til DA. Noe annet vil være vanskelig siden aktuelle medarbeidere delvis både har oppgaver som sekretariat for Innstillingsrådet og oppgaver i DA for øvrig. I 2005 gav Innstillingsrådet høringsuttalelse i forbindelse med gjennomgang av DA’s interne organisasjon, og på grunnlag av denne uttalelsen, opprettholdt DA at koordineringsansvaret for Innstillingsrådets sekretariat ligger i juridisk enhet (nå rettsenheten), men at det internt i DA skjer et team-/prosjektarbeid, hvor flere enheter har viktige funksjoner, særlig enheten for organisasjons- og personalutvikling.

Innstillingsrådet har som forutsetning at sekretariatet stiller med betydelig innsikt/erfaringer i rekrutterings-/utvelgelsesarbeid, kjennskap til/erfaring fra dommerarbeid og domstolsledelse og innsikt i forvaltnings- og forfatningsrettslige spørsmål innenfor Innstillingsrådets område. Videre at DA har konkret innsikt i den enkelte domstols situasjon på områder av særlig betydning for utnevning av dommere og domstolledere.

DA/sekretariatets funksjoner - søknadsbehandlingen
DA har ansvar for kunngjøring av ledige stillinger. Kunngjøringsformen er bestemt av DA i samarbeid med Innstillingsrådet. Når søknadsfristen er ute, har Innstillingsrådet ved sekretariatet ansvar for den videre behandling inkl. å se til at søkerlistene kommer ut riktig i det elektroniske søknadsbehandlingssystemet. Innstillingsrådet har delegert til sekretariatet i første hånd å vurdere søknader om unntak fra å stå på offentlig søkerliste. DA har oppgaven med å foreta en første vurdering av eventuell ny utlysing ved for svak søkertilgang. Sekretariatet sender til medlemmene av intervjugruppene hva som foreligger i Innstillingsrådets arkiv fra tidligere søknadsbehandlinger når det gjelder søkere som tidligere har vært vurdert (dog begrenset til de siste 4 forutgående årene, jf. punkt 26). Sekretariatet arrangerer med lokaliteter for intervjuingen, på det tidspunkt og sted intervjugruppen har bestemt og innkaller søkerne etter intervjugruppens bestemmelse. Sekretariatet lager også utkast til deler av innstillingen, men begrenset til formalia vedr. de søkere som intervjugruppen har valgt ut til intervju.

Sekretariatets funksjon – deltakelse i intervjugruppene 
Sekretariatet er av rådet  har en medvirkende rolle i alle saker, ved deltakelse med et av de tre/fire medlemmene i alle intervjugrupper og deretter deltakelse i behandlingen av sakene i Innstillingsrådet. Ved utnevnelse av domstolledere, har DA mange av de oppgaver som ellers tilligger domstolleder for dommerstillinger. DA skal bl.a. gi Innstillingsrådet informasjon/råd om hvilke utfordringer som foreligger i den konkrete domstol hvor leder skal utnevnes.

Det kan fra tid til annen oppstå vanskelige vurderinger knyttet til enkelte søkere, hvor personellfaglige forhold gjør det nødvendig å gå mer i dybden. Det kan gjelde søkeres helsetilstand, forhold til rusmidler, tidligere straffereaksjoner osv. Dersom slike forhold er tilstede hos ellers kompetente søkere som ligger an til å kunne bli innstilt, kan det være vanskelig i den generelle intervjuprosessen å avklare forholdene. DA har da til oppgave å utrede slike saker særskilt samt gi råd til Innstillingsrådet.  

Sekretariatets funksjoner - møtene
Sekretariatet lager innkalling og saksliste til møtene i samarbeid med rådets leder, en uke før møtet. Sekretariatet mottar fra intervjugruppene utkast til innstillinger, referanser og domstolleders uttalelser og sender disse sammen med innkallingen til rådets medlemmer. Under møtene lager sekretariatet utkast til møtereferat og en egen protokoll for alle innstillingsvedtak som skal viderebehandles av Kongen. Protokollen undertegnes av medlemmene i møtet, mens møtereferatet behandles endelig i det påfølgende møte. Sekretariatet ekspederer alle saker som skal viderebehandles, til departementet.   

Sekretariatets funksjoner for øvrig
Sekretariatet lager utkast til årsrapport og årsmelding i samarbeid med rådets leder.  Sekretariatet kan også ta opp generelle spørsmål og gi generell informasjon om temaer av betydning for at rådet på mest mulig kompetent måte skal fungere. Sekretariatet gir videre råd i juridiske og personellfaglige spørsmål etter rådets anmoding. Sekretariatet tar del i den løpende kontakt med departementet sammen med rådets leder.

Innstillingsrådets uavhengighet i forhold til DA
Som et ledd i styrking av DA’s arbeidsgiverrolle, tok DA for en tid tilbake opp spørsmålet om DA v/ direktøren burde være formelt medlem i Innstillingsrådet og med stemmerett. Dette uttalte Innstillingsrådet seg imot og saken er p.t. ikke et aktuelt vurderingstema. En endring ville kreve lovendring.     

Det er på prinsipielt grunnlag, tatt opp spørsmål om dommeres selvstendige stilling generelt og herunder også Innstillingsrådets selvstendige og uavhengige stilling i forhold til DA. Det er reist spørsmål om Innstillingsrådet burde ha et eget sekretariat uavhengig av DA. Dagens ordning med sekretariat i DA er forutsatt i domstolloven og Innstillingsrådet forholder seg til det. DA har ingen bestemmende innvirkning på Innstillingsrådets vurderinger og standpunkter. I intervjugrupper hvor en fra sekretariatet deltar som en av tre likeverdige medlemmer, er det dessuten stort sett alltid sammenfallende vurderinger mellom Innstillingsrådets medlemmer i intervjugruppen og sekretariatsmedlemmet.

Innstillingsrådet vektlegger at rådets selvstendige og uavhengig stilling også skal fremstå utad og rådet har markert dette i forskjellige sammenhenger.

Til toppen