12. Innstillingsrådets organisering av sitt arbeid

Innstillingsrådet gjør alle sine vedtak i plenum. Når jordskiftedommersaker behandles deltar de to jordskiftemedlemmene, mens et dommermedlem og juristen i offentlig stilling fratrer. De to jordskiftemedlemmene innkalles til alle møter og deltar generelt i alle saker, bortsett fra ved behandling/avstemning av saker vedr. stillinger i de alminnelige domstoler. Rådets leder er oppnevnt av Kongen i statsråd. Innstillingsrådet har selv opprettet nestlederposisjon og velger nestleder blant rådets faste medlemmer, med en funksjonsperiode på 2 år. Rådets juristmedlemmer (de som ikke er dommere) har i noen tilfelle blitt konstituert som dommere. I forståelse med Justisdepartementet praktiseres at vedkommende medlem kan fortsette sin funksjon i rådet i dommerkonstitusjonsperioden. Motsatt vil gjelde dersom vedkommende utnevnes til dommer i fast stilling. Tilsvarende gjelder for et jordskifterettsmedlem som i utgangspunktet ikke er i dommerstilling.

Intervjugrupper
Til saksforberedelse, inklusiv intervjuing av søkere, referanseinnhenting og skriving av utkast til innstilling, brukes intervjugrupper bestående av tre (noen ganger to) av Innstillingsrådets
medlemmer.  Også et medlem fra sekretariatet deltar normalt i saksforberedelsen, er med under intervjuene, og uttaler seg før utkast til innstilling skrives, men leder ikke intervjuene, innhenter ikke referanser, og deltar heller ikke i utformingen av utkastet til innstilling. Medlemmene fra Innstillingsrådet forsøkes sammensatt med et dommermedlem og et eller to medlemmer fra de øvrige i Innstillingsrådet. Gruppen ledes av dommermedlemmet dersom ikke annet bestemmes av gruppen selv. Ved utnevning av jordskiftedommere, sammensettes intervjugruppen oftest med et eller to av jordskiftemedlemmene og et (eller to) av de øvrige medlemmene utenom dommermedlemmene, i illegg til en fra sekretariatet.

Varamedlemmer
Til minst ett møte årlig i Innstillingsrådet, innkalles alle varamedlemmene. Da behandles gjerne også generelle spørsmål. I tillegg brukes varamedlemmer tidvis som medlemmer i intervjugruppene, både for å dele på arbeidsoppgavene og for å gjøre varamedlemmene fortrolig med alle deler av rådets virksomhet. Er et varamedlem med i intervjugruppen, møter vedkommende også i Innstillingsrådet ved behandling av saken, men det er det faste medlem som deltar i avstemningen.

Intervjugruppenes etablering og funksjoner 
Straks en stilling er kunngjort ledig, sammensettes intervjugruppen, som raskt starter sitt arbeid, bl.a. med å finne et tidspunkt for intervjuing som passer alle medlemmene og domstolleder. Når søknadsfristen er ute, velger gruppen i samarbeid med vedkommende domstolleder ut søkere til intervju. Et av intervjugruppens medlemmer fra Innstilligsrådet leder intervjuet, og etter intervjuene står medlemmene av intervjugruppen fra Innstillingsrådet for referanseinnhentinger. Når referansene foreligger og er distribuert til alle intervjugruppens medlemmer og domstolleder, gir domstolleder sin uttalelse. Medlemmet fra sekretariatet tilkjennegir så sitt syn, og deretter har intervjugruppens medlemmer fra Innstillingsrådet telefonkonferanse, eventuelt med utgangspunkt i et foreløpig utkast til saksfremlegg. På dette grunnlag utformer medlemmene fra Innstillingsrådet et utkast til saksfremlegg med innstilling i prioritert rekkefølge. Referanseuttalelser sendes også fortløpende til sekretariatet for lagring/arkivering. 

Innkalling med oversendelse av sakene
Senest ca. 10 dager før møtet, sender sekretariatet forslag til saksliste til rådets leder til godkjenning. En uke før møtet, gjør sekretariatet innkallingen med saksliste og øvrige saksdokumenter, herunder intervjugruppenes utkast til innstillinger, elektronisk tilgjengelig for medlemmene. Medlemmene kan gjøres spesielt oppmerksom på eventuelle vanskelige spørsmål som enkelte saker kan reise.

En særordning er etablert for så vidt gjelder innstillingene av medlemmer og varamedlemmer til Utmarksdomstolen for Finnmark. Før innstilling avgis skal Innstillingsrådet gi Sametinget, Finnmark fylkeskommune og ulike brukerrepresentanter anledning til å uttale seg om sammensetningen, jf. forskrift av 16.03.2007 nr. 277 § 4a.
Innstillingsrådets primære innstilling kan ikke fravikes uten at departementet har rådført seg med Sametinget og Finnmark fylkeskommune.

Plenumsbehandlingen
I Innstillingsrådet presenteres utkastet til saksfremlegg av intervjugruppens medlemmer med supplerende muntlig redegjørelse for vurderingene, inklusive inntrykkene under intervju og referanseinnhentingen, hvoretter Innstillingsrådet behandler saken og gjør vedtak.

Videre ekspedisjon
Etter Innstillingsrådets behandling (og en eventuell påfølgende justering/korrigering av innstillingen etter hva som er fremkommet i Innstillingsrådet), sendes sakene inklusive søknadene, referanseuttalelsene og domstolleders uttalelse, til Justisdepartementet hvor saken fremmes for Kongen i statsråd av justisministeren. Fra oversendelse til utnevning tar det i gjennomsnitt 4 - 6 uker, men med betydelige avvik begge veier.

Innstillingsrådets møtevirksomhet
Innstillingsrådets møtevirksomhet er lagt opp med utgangspunkt i utgivelsestidspunktene for tidsskriftene Juristkontakt og Advokatbladet og med normalt 3 ukers søknadsfrist. Deretter beregnes 3-4 uker til behandlingen av søknadene og dette gir et aktuelt møtetidspunkt for Innstillingsrådet. Møteplanen fastlegges for ca. ett år av gangen, men det viser seg noen ganger nødvendig å holde ytterligere møter, noen ganger som ettermiddags-/kveldsmøter (på Gardermoen). Innstillingsrådet praktiserer ikke telefonmøter unntatt i eventuelt svært få og kurante konstitusjonssaker.   

Målsetting om rask behandling
I Ot. prp. 44 understrekes ønsket om høyt tempo i saksbehandlingen. Det ble sett på som et mål å få ned behandlingstiden i forhold til hva som ble brukt da prosessen ble drevet av departementet. Det heter videre på s. 100:

”Samtidig er det på det rene at den foreslåtte nyordning innebærer at både Innstillingsrådet og Justisdepartementet skal foreta en vurdering av den enkelte saken. Dette kan i praksis lett innebære merarbeid og forsinkelser i forhold til dagens ordning, hvor det vesentlige av arbeidet skjer i Justisdepartementet. En slik utvikling kan motarbeides både ved at saksbehandlingen i Justisdepartementet gjøres så begrenset og raskt som mulig, samtidig som Innstillingsrådet bør legge arbeid i utvikling av rasjonelle og arbeidsbesparende rutiner for behandling av sakene.”.   

Det er Innstillingsrådets målsetting at prosessen skal gå så raskt som mulig, og rutinene er lagt opp med det som siktemål. Men erfaringsmessig er det for eksempel ikke enkelt på kort varsel å finne tidspunkter for intervjuene som passer intervjugruppens tre medlemmer og vedkommende domstolleder, samt alle søkere som skal intervjues. Påfølgende innhenting av i gjennomsnitt 10-20 referanseuttalelser pr. sak tar også sin tid, samt vurderinger/avklaring av innstillingsrekkefølgen og skriving av innstillingen. Å gjennomføre dette på mindre enn ca. 3-4 uker, synes ikke realistisk.

Best mulig flyt i behandlingen helt frem til utnevning
I samarbeid med Justisdepartementet, er det lagt opp til rutiner som skal sikre best mulig flyt i behandlingen, også etter at Innstillingsrådet har gjort sine vedtak. Departementet holdes løpende orientert om rådets møteplaner og sakslister og derigjennom når saker kan forventes oversendt. Derved har departementet mulighet for å ha behandlingskapasitet for hånden når sakene oversendes. Der er også lagt opp til samhandlingsrutiner dersom departementet trenger ytterligere avklaringer fra rådet.    

Hurtighet og kvalitet
Selv om høyt tempo i saksbehandlingen er nødvendig, er det imidlertid Innstillingsrådets holdning at behandlingen ikke må skje så hurtig at det går ut over kvaliteten på arbeidet. Det er svært viktig å sikre utvelgelse av dyktige dommere og ikke minst å unngå utnevnelse av dommere som i ettertid viser seg ikke å fungere godt.

Til toppen