15. Referanser

Alle søkerne må oppgi referansepersoner. De fleste gjør det allerede i søknaden, men er dette ikke gjort, må referansepersonene klargjøres i forbindelse med intervjuet. Det må oppgis minst tre referansepersoner, men gjerne flere. Det bør også oppgis telefonnummer og e-postadresser. Innstillingsrådet kontakter normalt minst tre av referansene. Innstillingsrådet kontakter imidlertid ikke personer som søkerne ikke har oppgitt som referanser og generelt vektlegger rådet ryddighet i informasjonsinnhentingen. De informasjoner som anvendes, skal kunne dokumenteres.

Hvem velges til referansepersoner
De fleste velger tidligere ledere/arbeidsgivere som referanser, eventuelt tidligere kollegaer. Søkerne må i forbindelse med intervjuingen, forklare sitt valg av referanser. Oftest gir valget seg selv, men dersom en mulig sentral referanse ikke er oppført, må dette begrunnes. Innstillingsrådet ber da gjerne om at referanseutvalget utvides. Innstillingsrådet har aldri opplevd ikke å få tilgang til referanser som rådet mener er sentrale. Gjennom samtale om referanseutvalget, og eventuelt ellers under intervjuet, kan det komme frem opplysninger om spesielle forhold, problemer etc., som får betydning for valg av referansepersoner, eventuelt som kan være bestemmende for hvilke forhold som er særlig aktuelt å be referansen uttale seg om. 

Referansepersoner for advokater
Advokater i egen virksomhet vil ofte ha problemer med hvem de skal oppgi som naturlige referansepersoner. Det er imidlertid viktig at også advokater finner frem til relevante referanser, enten kolleger, dommere de har prosedert mye for, sentrale klienter eller lignende. For alle med tidligere dommerfullmektigerfaring, vil det være naturlig å oppgi vedkommende sorenskriver, dersom dommerfullmektigtiden ikke ligger for langt tilbake.

Bruk av tidligere innhentede referanseuttalelser
Dersom søkeren har søkt tidligere og det allerede er innhentet referanser, kan det være aktuelt å velge andre referansepersoner enn de som har vært brukt før. Er de tidligere innhentete referanser forholdsvis ferske, eventuelt at referansepersonen ikke har hatt kontakt med søkeren i den senere tid, vurderes det gjenbruk av tidligere referanseuttalelser.

Innhenting av referanser
Innstillingsrådets medlemmer i intervjugruppen fordeler oppgavene med referanseinnhenting ved avslutning av intervjuene. Noen ganger kan det være et poeng at referansen innhentes av den i intervjugruppen som eventuelt måtte ha en viss faglig/personlig tilknytning til referansepersonen, med sikte på å oppnå en god åpenhet og fortrolighet.
Referansepersonene blir som regel kontaktet telefonisk. Det kan være et poeng å gi et forvarsel, for eksempel ved e-post, slik at referansepersonen kan ha forberedt seg noe.

Referanseuttalelsene nedtegnes og er konfidensielle
Et sammendrag av de relevante poenger i samtalen blir nedskrevet. Etter forvaltningslovforskriften av 15.12.2006 nr. 1456 § 15-§ 19 om partsoffentlighet i tilsettingssaker, har en part rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger og vurderinger om parten selv, men det er etter § 16 gjort unntak for vurderinger i referanseopplysninger gitt av

  1. ”partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller overordnet eller noen som har handlet på vegne av disse,
  2. partens nåværende eller tidligere oppdragsgiver eller i særlige tilfelle person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med.”  

De fleste referansepersoner som oppgis av søkerne og som Innstillingsrådet kontakter, fanges opp av de nevnte unntak, men ikke alle. Pkt. b gjelder både nåværende og tidligere arbeidsgivere, men gjelder ikke for sideordnede eller underordnede medarbeidere, dersom uttalelsen ikke er gitt på vegne av søkernes overordnede. Pkt. c vil for advokatsøkere gjelde for eksempel tidligere klienter, men favner videre og Geir Woxholth.: Forvaltningsloven (4. utg.) s. 392 sier:

”Tilsettingsmyndigheten vil imidlertid i en del saker ha behov for å innhente informasjon også fra andre kilder. Ved tilsetting av advokater i dommerembeter vil det således i tillegg være behov for å innhente uttalelser fra sorenskrivere, lagdommere, politimestere eller andre som advokaten har hatt yrkesmessig kontakt med. Annet alternativ i bokstav c tar sikte på å regulere denne situasjonen. For at unntaksretten ikke skal bli for vid og omfatte arbeidskammerater, yrkesmessige forbindelser av tilfeldig karakter med mer har man tatt inn to begrensende uttrykk, jf ”i særlig tilfelle” og ”nær”.

Uttrykket ”i særlige tilfelle” tar sikte på å begrense adgangen til unntak til de situasjoner hvor det virkelig er behov for det (dvs de situasjoner hvor den informasjon som tilsettingsmyndigheten trenger, ikke lar seg innhente gjennom de andre alternativ i forskriftens § 3.)”

Referansepersonene gjøres kjent med at de opplysninger som gis, ikke vil bli gjort tilgjengelig for andre enn Innstillingsrådet/sekretariatet, de som viderebehandler saken i departementet, og vedkommende domstolleder (dog med de begrensninger som fremgår ovenfor). Motsatt gjelder imidlertid dersom det fremkommer ny faktaopplysninger og ikke vurderinger. I så fall kan det være aktuelt for Innstillingsrådet å ta dette opp med søkeren og søke eventuell avklaring.

Hva bes referansepersonene uttale seg om
I samtalen med referansepersonen, blir vedkommende bedt om å gi uttalelse om den aktuelle søker, med utgangspunkt i det som måtte anses som relevant for en dommerstilling. Det vil være naturlig at referansen bl.a. spørres om forhold som etter intervjuet fremstår som særlig aktuelt å vite mer om (uten at referansepersonen direkte gjøres kjent med hva som er fremkommet i intervjuet). Fremkommer ting av særskilt interesse, positivt eller negativt, er det vanlig å gå mer i dybden. Dette gjelder også dersom referansepersonen gir tilbakemeldinger som ikke helt samsvarer med det inntrykk søkeren har gitt under intervjuet.

Generelt bes referansene gi nyanserte uttalelser, både fordelaktige og eventuelt mindre fordelaktige. Erfaringsmessig vil nok de nøytrale eller fordelaktige opplysninger dominere, og mange vil ha vansker med å trekke frem spesielle forbedringsområder for vedkommende søker. Det skjer noen ganger og disse referansene er ofte de mest informative. En del av referansepersonene vil tidligere ha gitt attest som ligger ved søknaden. 

Vurdering av referanseuttalelsene
Noen referansepersoner bruker sterkere ord og beskrivelser enn andre, og intervjugruppen/Innstillingsrådet må vurdere om dette bare er forskjell i stil og form eller om det reflekterer realitetsforskjeller.

Alternative måter for referanseinnhenting
Det er reist spørsmål om referansene bør gis skriftlig. Det kan ha noe for seg, da referansepersonene derved vil få bedre anledning til å velge dekkende beskrivelser og formuleringer, og det unngås at gjengivelsene ikke blir tilstrekkelig presise. Ulempene er imidlertid flere. Først og fremst vil det kanskje være vanskeligere å få skriftlige referanseuttalelser, eventuelt vil det ta lengre tid å innhente dem. Dernest er det noe i den muntlige kommunikasjonen med oppfølgingsspørsmål, som derved kan gå tapt. Et alternativ  er å ha en muntlig samtale, og deretter gi referansepersonen mulighet for selv å velge å gi skriftlig referanseuttalelse. En annen mulighet er som nå en muntlig samtale som nedtegnes, men slik at referansepersonen får tilsendt referatet for korrigering/supplering. Slike fremgangsmåter kan være aktuelle i særlige tilfelle og dersom referansepersonen ber om det. Normalt vil det imidlertid ikke skje, men  det kan være greit ved slutten av samtalen, å gi referansepersonen et kort stikkordsmessig sammendrag av viktige poenger som er notert fra samtalen.

Til toppen