Mye mer enn teknologi

- Digitalisering i domstolene er ikke først og fremst et teknologiprosjekt. Dette handler om organisasjonsutvikling. Skal digitalisering gi nødvendig og ønsket effekt er det avgjørende at domstolene utvikler og at de settes i stand til å endre arbeidsmåtene, arbeidsfordelingen og samhandlingen med eksterne aktører. Vi må utvikle håndverket slik at arbeidsprosessene forbedres og forenkles.  Det sier sorenskriver Terje Mowatt som leder Digitale domstolers delprosjekt «Kompetanse, Organisasjon og Støtte (DD-KOS)»

Sorenskriver Terje Mowatt leder delprosjekt Kompetanse, Organisasjon og Støtte (DD-KOS).

Standardisering blir viktig fremover, både av hensyn til brukerne som bør få likeverdige tjenester uansett hvilken domstol de møter, og av hensyn til effektiviteten i domstolene, sier Mowatt.

Delprosjektet skal etter oppdragsbeskrivelsen arbeide for å styrke endringskompetansen i domstolene, herunder holdningsendring. I tillegg har de ansvar for å avdekke behov for, utvikle og sammen med andre, gjennomføre kompetansetiltak for å sikre at domstolenes medarbeidere har nødvendig kompetanse til å utnytte nye arbeidsmåter, løsninger og ny systemstøtte på en god/optimal måte. De skal etablere tiltak som sikrer domstolene ressurspersoner nødvendig spisskompetanse.

Delprosjektet skal også komme med forslag til framtidig organisering av støttefunksjoner og kompetansetiltak knyttet til dette.

- Når holdningsendring pekes på som en viktig suksessfaktor, må dette ses i sammenheng med at arbeidsvaner og arbeidsfordeling i domstolene må endres.

Mowatt peker på at det gjennom digitalisering skjer tre sentrale ting:

  1. Samhandlingen med aktørene endres slik at eksterne aktører selv registrerer informasjon som gjenbrukes av oss, øker effektivitet og reduserer muligheten for feil. Det frigjør arbeidstid for oss.
  2. Papirbehandlingen faller bort.
  3. Arbeidsprosessene forenkles blant annet gjennom digitale løsninger og bedre tilpasset systemstøtte.

- I sum åpner dette for at dommerne kan gjøre mer av arbeidet – ikke nødvendigvis mer arbeid – men gjennom forenklinger mer av arbeidet som må gjøres. Noen dommere vil kunne være skeptiske til dette, på samme måte som noen var skeptiske den gangen dommerne måtte begynne å skrive dommer selv i stedet for å diktere. Nye arbeidsmåter og endret arbeidsfordeling kan også utløse uro hos saksbehandlere for at arbeidet deres vil falle bort.

- Vi må derfor møte endringene ved å tilpasse arbeidsmåter, kapasitet og kompetanse til hvordan vi kommer til å levere våre tjenester i fremtiden. Vi vet ikke sikkert hvordan allting blir, men vi vet sikkert at det ikke blir som i dag. Derfor må vi endre oss. Det klarer vi ved å bruke noe tid, og aller best med positiv innstilling, sier Mowatt.

Mowatt viser til at vi kan lære av hvordan andre møter endringer.

-  Går du til legen i dag, så journalfører han, skriver ut resept, henviser deg til oppfølging på sykehuset og gjør klar faktureringen direkte i samtalen med deg som pasient. Arbeidet ved legekontoret avsluttes på legens kontor på de 20 minuttene konsultasjonen varer. Gikk du til legen i tidligere tider, dikterte legen til journalen som forværelset måtte skrive, og de andre tingene måtte følges opp med manuelle prosesser av forværelset.

- Overført til oss i domstolene kan mye av arbeidsprosessen være gjort ved at opplysninger er lagt inn en gang, og en rekke ting kan avgjøres og gjøres ferdig i planmøte med advokater slik at saksforberedelsen effektiviseres og tiden i rettsmøtet kan reduseres.

Kompetansetiltak vil utvikles fortløpende etter hvert som de andre delprosjektene begynner å levere. 

- Skal vi lykkes er det viktig at vi samarbeider godt med andre delprosjekter etter hvert som nye arbeidsmåter, og systemstøtte til disse, utvikles.

- For oss i prosjektet er det avgjørende at tiltakene vi tilbyr kommer i rett tid, at de oppleves som relevante for hver målgruppe og at de er tilgjengelige på måter som best og mest effektivt sikrer læring.

- I tillegg til tradisjonelle læreflater, må vi også benytte andre virkemidler som f.eks. instruksjonsfilmer, nano-læring eller animasjoner der det kan være hensiktsmessig. Tiltakene som kommer gjennom DD-KOS må også avstemmes mot andre kompetansetiltak som tilbys.

- Alle ansatte-grupper i domstolene skal kunne ha en forventning om at lederne i egen domstol går foran og motiverer medarbeiderne for å tilegne seg kunnskap etter hvert som nye verktøy innføres. Lederne vil ha ansvar for å implementere nye arbeidsmåter i sin domstol. Lederne vil få tilbud om tiltak som skal styrke deres endringskompetanse.

- Med et høyere endringstempo må også den enkelte medarbeider kjenne sitt ansvar og passe på å vedlikeholde og oppdatere sin kompetanse.  Alle anbefales å benytte det som tilbys på av relevante tiltak på Kompetanseportalen og følge med på informasjon som gis, for eksempel på nettsiden www.digitaledomstoler.no, sier Terje Mowatt.