Befal i domstolenes digitale jegertropp

- Når domstolenes arbeidsprosesser nå moderniseres må vi lære av andre. Vi er i starten av en reise som ligner på den som bankene og forsikringsselskapene allerede har gjennomført. Oppgaven for oss i domstolene er fortsatt å ivareta det rettssøkende publikum, men arbeidsmåtene og løsningene vil være annerledes. Det sier Kjetil Myhrvold, tidligere befal i Kystartilleriet, som nå er dommer og avdelingsleder i Bergen tingrett, samt delprosjektleder i «Digitale domstoler».

(Artikkelen er del av intervju med domstolmagasinet Rett på sak 4/2018)

- Digitaliseringen og modernisering krever litt omstilling, men vil gi både brukere og ansatte bedre løsninger. Vi er i gang, men likevel bare i starten. Aktørportalen er nå endelig i bruk i alle alminnelige domstoler, og heldigvis obligatorisk å bruke for advokater. Det er gjennomført raskere enn opprinnelig planlagt og fungerer bra. Vi ser en ny og moderne måte å jobbe på, sier Kjetil Myhrvold som leder delprosjektet Digitale arbeidsmåter.

Han peker på at mange digitale ildsjeler har bidratt inn i dette arbeidet. De og de lokale «DD-team» er viktige forutsetninger for at vi skal lykkes med både Aktørportalen og andre digitaliseringstiltak. Vi er utålmodige på å drive fram nye, mer effektive og mer moderne arbeidsmetoder. Mange medarbeidere i hele landet kommer stadig med gode tanker og innspill som både utfordrer oss og former de løsningene vi i prosjektet jobber med.

- Vi er stolte over dokumentsamlingsknappen, som erstatter saksmappen i papir, og som innebærer en helt ny arbeidsform for både dommere og saksbehandlere. Den kan benyttes i alle saker, så lenge dokumentene er lagt inn elektronisk, via Aktørportalen eller manuelt. Ett trykk og vipps så har du en strukturert dokumentsamling tilgjengelig hvor enn du er, og uten å behøve å lete etter den.

Kjetil Myhrvold beskriver at målet er at dokumentene skal kunne være tilgjengelige, via en skytjeneste med løpende synkroniseringsfunksjon, på alle de digitale «enheter» som våre medarbeidere ønsker å jobbe på.

- Det vil gjøre oss mye mindre sårbare for nedetid på systemer eller bortfall av Internett, enn i dag. Sakene vil kunne avvikles helt uavhengig av Lovisa, for eksempel på befaring, og dokumentene synkroniseres mot Lovisa når man igjen har tilgang til Internett. En slik mulighet krever imidlertid en rekke sikkerhetstiltak, men som jeg forventer at vi raskt finner gode og effektive løsninger på.

- Vi er vant til å ha slike skytjenester tilgjengelig for private dokumenter og bilder, fra leverandører som Apple, Microsoft eller Google. Erfaringen fra andre virksomheter er at dersom tilsvarende løsninger ikke tilbys fra arbeidsgiver, er risikoen meget stor for at brukerne benytter private løsninger. Dette gjelder også i strengt regulerte virksomheter som vår, nettopp fordi de ansatte ønsker å utføre jobben sin. Torgeir Waterhouse. Direktør Internett og nye medier – IKT-Norge, illustrerte dette godt under sitt foredrag på domstolledermøtet i 2017. Det bør være en tankevekker for mange.

- Første skritt på veien til en moderne skytjeneste skjer ved utrulling av ShareFile, innen kort tid. Denne vil i mange tilfeller erstatte filslusen / O-området. Både den digitale dokumentsamlingen og utkast til rettsbok og dom fra Lovisa, vil i første omgang være tilgjengelig i egne mapper både på Citrix og på «dommerPCene». ShareFile inkluderer både versjons- og synkroniseringsfunksjonalitet, og vil gjøre hverdagen mye enklere for både saksbehandlere og dommere. Vi har også store forventninger til den «hurtigmeldingsfunksjonaliteten» som nå utvikles, og som vil gjøre det betydelig lettere å bruke e-post i sakene i Lovisa. Denne vil komme sammen med en rekke nye funksjoner, som jeg er sikker på at mange medarbeidere vil bli veldig glade for å få. Vent og se!

Papir er en omvei

Flere har beskrevet domstolenes digitalisering som å «sette strøm på papir». Det som har vært papirdokumenter skal nå være digitalt. Når man hører på Kjetil Myhrvold blir det tydelig at digitaliseringen handler om langt mer, og at vi faktisk må slutte å la tekst og informasjon ta omveien om noe som ligner på dagens papirdokument, dersom vi skal bli digitale.

Som samfunnet for øvrig har domstolene i snart tre tiår brukt PC til digital tekstbehandling. Domstolene har imidlertid verken tatt imot eller sendt fra seg informasjon digitalt, i den formelle rettsprosessen. Domstolenes medarbeidere har vært tvunget til å skrive inn tekst fra papir, selv om aktørene opprinnelig hadde teksten digitalt. Så har vi printet bearbeidet tekst ut på papir, signert og sendt tilbake til aktørene per post. Digital behandling av data er derfor ingen revolusjon i seg selv.

- Nå hopper vi over det unødvendige skrittet med å ta ut den elektroniske informasjonen på papir i alle ledd. Men det er bare en start for å gjøre domstolene til et bedre verktøy for borgernes konfliktløsning.

- Jeg mener vi bør redesigne deler av rettsprosessene for å kunne gi bedre rettssikkerhet i en endret verden, og sikre det rettssøkende publikum «Access to Court», jf blant annet EMK art 6. I dag er prosessen designet for en gammel kultur og praksis der papir, stempler, format, håndskrevne signaturer og frister for fysisk innsendelse, er styrende. Prosessen er både lovmessig og praktisk tilrettelagt for juristene, mens domstolene først og fremst bør være til for det rettssøkende publikum.

- Advokatkostnadene er et problem for de som ønsker å fremme et rettslig krav. Digitalisering gir muligheter for å tilrettelegge langt bedre for selvprosederende parter. Disse har et poeng når de kritiserer at selvprosederende ikke kan bruke Aktørportalen. Eller at de for å få veiledning må møte opp i tingretten, for å bestille tid til time, som kanskje først kan skje ved nytt oppmøte en helt annen dag.

- Med mer strukturert informasjon og skritt for skritt-løsninger på Internett, kan langt flere selvprosederende parter lett levere inn søksmål og tilsvar selv, i hvert fall dersom det legges til rette for moderne «kundeservice».

Når det rettssøkende publikum skal ivaretas mener Myhrvold at domstolene må lære av hvordan banker og forsikringsselskaper har løst sine oppgaver. Det tilbys veiledning på Internett med chat, e-post og brukerstøtte på telefon, også utenfor vanlig åpningstid – det vil si når mennesker i jobb faktisk kan levere inn dokumenter til retten.

- Vi kan løse domstolenes veiledningsplikt langt mer effektivt og brukervennlig f eks ved å ha nasjonale veiledningstjenester via Internett, der saksbehandlere, utredere og dommere kan inngå i en pool – som er tilgjengelig fra kl 08.00-20.00. Dette ville sikret høyere kvalitet både på veiledningen og på det som innleveres til domstolene, samt vært mindre ressurskrevende for domstolene totalt sett.

Klikk i Lovisa

Myhrvold sier at domstolenes arbeidsmetoder må bli mer strømlinjeformet, og at «klikkene» i Lovisa og systemene, må oppleves som mer målrettede og effektive.

- Det bør komme regler og systemer som gjør det mulig å kreve at partene legger inn informasjon i et strukturert format, og som kan gjenbrukes direkte i våre avgjørelser. Dommerne kan da automatisk få inn mer av det innholdet som faktisk skal gjengis ordrett, direkte i rettsbøker og avgjørelser. Ren avskrift av tekst for gjenbruk i våre rettslige prosesser, er helt unødvendig, og er et område der vi virkelig vil kunne hente store effektivitetsgevinster.

- Også de tunge juridiske utdragene som dommerne er vant til å få, vil omformes til digitale dokumenter. Først i form av digital PDF-kopi av papirdokumentene, som i de nye retningslinjene fra Høyesterett. Utviklingen vil forhåpentlig raskt gå i retning av en mer effektiv fremstilling av rettskildene i utdragene, kanskje med krav om at rettskildene knyttes direkte mot den rettslige argumentasjonen. Dette ville gitt dommerne et bedre verktøy til å skrive avgjørelsene, og er en løsning som professor Ragna Aarli (Det juridiske fakultet - UiB) har utfordret domstolene på under Tvistelovseminaret i Bergen i 2018.

- Vi jobber også med å få til en automatisert overføring av avgjørelser til pressemappe. Det er ett eksempel hvor etterarbeidet i domstolene i dag er tidkrevende. Det kan også utfordre måten vi skriver avgjørelser på, blant annet for å sikre enklere anonymisering.

- Så bør alle ha tilgang til sin egen sak i ettertid. På samme måte som du har tilgang til din sykejournal, bør du kunne se dine rettsdokumenter på en enkel måte, eller dele dem med private eller offentlige aktører som skal ha slik tilgang.

Mer lik prosess

- Jeg tror vi i praksis kommer til å jobbe litt annerledes enn i dag. Det er foreslått regler som vil kunne innebære mer saksforberedelser i straffesaker, og slikt sett kommer prosessene til å bli mer like, uavhengig om det er straffesaker eller sivile saker. Teknisk sett må vi uansett utvikle modeller som passer for begge prosessformene, og større likhet vil være en fordel. Jeg tror også det er riktig at partene blir møtt mer likt, uavhengig av hvilken domstol eller dommer som har ansvar for saken. Det vil også være betydelige samfunnsmessige gevinster å hente ved å gjøre rettsprosessene noe mer skriftlig, kombinert med muntlige supplerende forhandlinger, der det er hensiktsmessig. Lyd- og bildefil fra de muntlige forhandlingene kan legges ved dokumentene. Å opprettholde et strengt muntlighetsprinsipp tror jeg først og fremst er med på å styrke de profesjonelle aktørenes rolle, og ivaretar ikke selvprosederende parter som ikke kan terminologien i retten, i særlig grad.

- Når vi innfører enklere digitale arbeidsformer på noen områder så vil det fort smitte over på alle andre, og jeg tror vi vil oppleve at papir utfases hurtig i vårt arbeid.

- Bruk av digitale dokumenter og mulighet til fjerntolkning, åpner for langt mer effektiv tolketjeneste med bedre kvalitet, særlig utenfor de store byene. I tillegg vil det være langt rimeligere for samfunnet.

Han peker også på at når det gjelder avgjørelser som er lite skjønnsmessig, må domstolene gis bedre verktøy for å sikre likebehandling.

- Da kan vi unngå at folk blir forskjellsbehandlet på en slik måte som Dagbladet tidligere i år påviste, i noen artikler om promilledommer og forskjell i straffeutmåling mellom kvinner og menn. Dette kan for eksempel sikres med bedre søkemuligheter i et slagserfaringsarkiv. ller ved digitale beslutningsstøtteverktøy. Dette er noe som Digitale domstoler ser på.

- I rettsmøter vil vi møtes som før, men det kommer nok til å være flere fjernmøter. Regelverket bør forandres slik at dommerne kan beslutte fjernmøte, når det er hensiktsmessig. Det kan gi lavere kostnader for partene og økt fleksibilitet. Med opptak i retten kan det bety at alle involverte skjerper seg. Du kan ikke forklare deg helt annerledes neste gang.

Fortjener bedre

Kjetil Myhrvold mener at brukere fortjener at domstolene moderniserer måten å jobbe på. Domstolene må følge med på utviklingen i resten av samfunnet og alle domstoler må være med. Det skal også være interessante og meningsfylte oppgaver for alle våre medarbeidere.

- Vi i prosjektet Digitale domstoler må se til at det finnes nok fornuftige løsninger og støtteverktøy til at det ikke blir for mange lokale varianter.

- Det er vår oppgave å spille våre medarbeidere gode, og å tilby effektive og oppdaterte verktøy i den digitale verden. Den digitale verden utvikler seg svært raskt, og vi må følge med. Se bare på taleassistentene fra Google og Amazon som garantert kommer til å ligge under mange juletrær i år. Om noen få år vil det trolig være et produkt som inngår i enhver PC, og som både gir muligheter for å slå av og på maskinen med lyd, samt å skrive med stemmen. Den norske varianten Tuva fra Max Manus er testet av Digitale domstoler, og er under vurdering.