Stor interesse for digitaliseringskurs i Trondheim tinghus

Rundt 120 advokater, sekretærer og saksbehandlere i domstolene, fikk i forrige uke en enkel og praktisk innføring i å lage og bruke digital dokumentsamling. Det skjedde på kurs arrangert av Sør-Trøndelag tingrett og Frostating lagmannsrett. 

Det var mange tilstede da Morten Værnes forklarte hvordan digitale dokumenter kunne gjøre saksgangen enklere og bedre.

Dette var andre gang domstolene i Trondheim tinghus samarbeidet om et slikt tilbud, som var tilpasset behov innmeldt av den lokale krets av Advokatforeningen. Kurset ble denne gangen avholdt fire ganger i løpet av to dager, for at så mange som mulig skulle få anledning til å delta. At digitaliseringen kan bidra til at sakene i domstolene blir belyst på helt nye måter, var et læringsutbytte fra kurset. 

- Bruk Aktørportalen og ta initiativ
Hovedtema var Aktørportalen og hvordan digitale dokumenter kan gjøre nytte i rettsmøter i sivile saker, gjennom produksjon og bruk av gode dokumentsamlinger eller -utdrag i PDF-format.

- I løpet av 2018 vil aktørportalen bli obligatorisk. Derfor ønsker vi at dere ikke bruker papir, men sender inn dokumenter digitalt via portalen, oppfordret administrasjonssjef ved Sør-Trøndelag tingrett, Bente Elverum. 

- Det vil fra domstolens side i langt mindre grad enn tidligere bli purret på ikke-overholdte frister. Det forutsettes at advokatene har oversikt over egne frister.  Dokumenter og avgjørelser som er sendt advokatene via aktørportalen, regner domstolen som forkynt/meddelt advokatene, la hun til. 

Gjenbruk av tekst og bilder i bedre kvalitet

Værnes og Krokstad forteller om gevinstene ved digitalisering vs papir.

Ulike metoder for samling av dokumentene til et dokumentutdrag ble demonstrert. Aktørportalens "Slå sammen dokumenter-funksjon" og programvaren Adobe Pro, som også kan brukes til å korrigere utdragene, slik at de blir hensiktsmessige i retten. Både Aktørportalens krav til digitale dokumenter og lagmannsrettens retningslinjer for digitale utdrag ble gjennomgått.

Domstolene i Trondheim tinghus synliggjorde at både struktur og innhold må være av god kvalitet. Viktige stikkord i den sammenheng er bokmerker, rekkefølge, sidetall, god oppløsning, lesbarhet og OCR-behandling (optisk tekstgjenkjenning). 

- Ved hjelp av Adobe Pro vil dere med noen få klikk kunne forbedre PDF-filer og OCR-behandle dem, slik at det blir mulig å søke i og kopiere fra dokumenter som lastes opp i Aktørportalen eller som inngår i et dokumentutdrag, sa rådgiver Morten Værnes i lagmannsretten. 

- Det er ikke ønskelig at en Word-fil skrives ut, for så at den skannes. Ved å lagre filer direkte som PDF, tar filene mindre plass og får høyere bildekvalitet, opplyste førstekonsulent Espen Krokstad. Han jobber primært med IT i tingretten.

Morten Værnes fortalte videre om fordelene med originale digitale bilder kontra bilder som har blitt skrevet ut og kanskje også kopiert flere ganger på papir.

- Detaljer i bildebevis, som tidligere kanskje ikke ville vært synlige, kan da dokumenteres, fordi høyoppløste digitale bilder kan forstørres uten det samme tapet av kvalitet. Det kan være viktig i sakene deres.

Signering i portalen
- Dokumenter som sendes inn via portalen behøver man ikke å skrive ut for signering. Ved pålogging i Aktørportalen blir brukeren autentisert digitalt og signering av dokument blir dermed overflødig, informerte Krokstad om.

Her kan du leser mer om Aktørportalen

Kursdokumentasjonen og annen info for advokatene finner du her

Brukerveiledning for Adobe Acrobat Standard/Pro får du ved å klikke på denne linken