Domstolenes felles retningslinjer for advokater i Aktørportalen

Definisjoner

• Aktørportalen: domstolenes tjeneste for digital samhandling med advokater, meddommere og selvprosederende parter.
• Bruker: alle registrerte brukere av Aktørportalene.

Plikt til kommunikasjon via Aktørportalen

Advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter etter ELSAM-forskriften § 3 a:

• å registrere seg som bruker i Aktørportalen.
• å kommunisere med domstolene gjennom Aktørportalen i alle saker.
• å foreta alle prosesshandlinger i Aktørportalen i alle saker.
• å sende inn alle dokumenter i saken i Aktørportalen i alle saker.
• å sende inn salær i saker i Aktørportalen.
• å avbryte frister gjennom Aktørportalen (domstolloven § 146 andre ledd).

Plikten gjelder så langt det er teknisk støttet i Aktørportalen, og inntrer når vedkommende etter ELSAM-forskriften § 2 første ledd bokstav a og b:

• opptrer som prosessfullmektig i en skjønns- eller tvistesak.
• opptrer som forsvarer eller bistandsadvokat i straffesak.
• framsetter krav om salær.

Det forutsettes at brukere aktivt følger opp varsler om aktivitet i Aktørportalen, og sikrer at kontaktinformasjonen i profilen er korrekt til enhver tid.

Kommunikasjon fra domstolen til brukeren

Kommunikasjon fra domstol til bruker, herunder forkynninger, avgjørelser og andre meddelelser, skal gjøres digitalt via Aktørportalen, ved at dokumentene gjøres tilgjengelig for brukeren i dokumentlisten.

Når domstolen mottar dokumenter på papir vil disse skannes og OCR-behandles før de deles i Aktørportalen.

Delegater

Det er kun den registrerte brukeren som kan beslutte prosesshandlinger og andre disposisjoner. Alle disposisjoner delegaten foretar, skjer på vegne av brukeren. Brukeren hefter for alle disposisjoner og handlinger delegaten foretar seg på deres vegne i Aktørportalen. Delegaten må arbeide ved samme kontor som den registrerte brukeren.

Merk: kvittering for mottatt forkynning kan ikke utføres av delegater som ikke har rett til å foreta prosesshandlinger.

Innsending av dokumenter

Dokumenter (eksempelvis prosesskriv, stevning, tilsvar) skal lastes opp med hoveddokument, og bilag som separate PDF-dokumenter – ett dokument for hvert bilag.

Krav til filer som sendes i Aktørportalen

1. Dokumenter skal ha PDF-format. Merk:
   1. Filtyper som f.eks. regneark/Excel, bilder, presentasjon/Powerpoint, e-postmeldinger o.l. må konverteres til PDF før innsending. De skal ikke ha skrive-/passordbeskyttelse, og skal ikke bygges inn i en annen PDF som vedlegg.
      NB! Når det lages PDF av e-post vil eventuelle vedlegg i e-posten i mange tilfeller bygges inn i PDF-en. Dette skaper jevnlige feil i Aktørportalen, og bør unngås.
   2. Bevis som ikke kan konverteres til PDF eller vil miste bevisverdi ved konvertering, skal oversendes domstolen etter avtale, via domstolens tjeneste for sikker digital overføring av filer.
2. Dokumenter skal være OCR-behandlet. Det vil si at de skal være kjørt gjennom en tekstgjenkjenningsprosess, slik at teksten i dokumentet blir søkbar. Dette kan gjøres direkte i avanserte skannere, eller det kan gjøres etter skanning i PDF-programvare på PC.
3. Filnavn bør være forklarende, også for bilag. Vi anbefaler nummerering av bilag, f.eks. på formatet B01, B02, B03 etc., først i navnet på filen.
4. Dato skal angis på alle dokumenter og bilag. Udaterte dokumenter skal angis som "udatert".

Dokumenter med spesielt sensitivt innhold, som domstolen bør begrense innsyn i for egne ansatte eller andre aktører, skal sendes inn som separate dokumenter slik at domstolen kan styre tilgangen til dem. Eksempler kan være vitneliste som inneholder vitner som skal holdes anonyme, bevisoppgave eller deler av en bevisoppgave i en overgrepssak, barnevernsak e.l.. Kontakt domstolen før innsending av slike dokumenter, og vurder å bruke «skjul dokument»-funksjonen.

Skjulte dokumenter

Dersom et dokument inneholder informasjon som ikke bør/kan åpent deles videre, eller som inneholder spesielt sensitiv informasjon, skal det sendes inn “skjult”.

Se brukerhåndboken for mer informasjon.

Signatur

Det er ikke nødvendig å skrive ut og signere dokumenter før innsending. Signering i Aktørportalen gjøres ved at du er innlogget og dermed identifisert som avsender av innsendte dokumenter. Dette er likestilt med underskrift, jf. ELSAM-forskriften § 11, og erstatter derfor fysisk signatur/underskrift på papirer. Se brukervilkårene for mer informasjon.

Fristavbrudd

Generelle regler om frister gjelder også ved digital kommunikasjon med domstolene gjennom Aktørportalen, herunder blant annet reglene om fristfastsettelse, oppreisning for fristoversittelser mv..

Etter domstolloven § 146 andre ledd fjerde punktum er det obligatorisk å avbryte frister gjennom Aktørportalen. Avbrytelse på annen måte er ikke tillatt. Se brukervilkårene for mer informasjon.

Forkynning

Forkynning i Aktørportalen gjøres som underhåndsforkynning. Forkynningstidspunktet er den datoen forkynningsbrevet blir gjort tilgjengelig for brukeren i Aktørportalen (jf. HR-2018-327-U).

Dersom brukeren vil påberope seg et annet forkynningstidspunkt, må de sende inn et dokument der det fremgår hvilken dato de påberoper seg, og en begrunnelse for hvorfor de ikke kunne gjøre seg kjent med dokumentet på et tidligere tidspunkt.

Brukeren plikter å sende kvittering på forkynning i Aktørportalen. Kvittering på forkynning sendes ved å laste ned forkynningsbrevet og sende det inn igjen som et nytt dokument i saken.

Se brukervilkårene for mer informasjon.

Oppnevning og advokatbytte

Brukere som skal melde seg som prosessfullmektig eller melde om advokatbytte, skal bruke funksjonen for innsending av tilsvar for å sende inn brev.

Brukere som skal begjære seg oppnevnt i en straffesak, skal bruke funksjonen for å sende inn stevning, da det ikke er utviklet en egen løsning for dette behovet pr. desember 2023. Oppgi siktede som saksøker og påtale som saksøkt, og legg ved begjæring.

Når saksnummeret ikke er kjent, kontakt domstolen for å skaffe saksnummer, og bruk fremgangsmåten over.

Hvis Aktørportalen er utilgjengelig

Når teknisk svikt, driftsmessig ustabilitet eller lignende hendelser gjør det tilnærmet umulig å sende inn dokumenter/avbryte frist i Aktørportalen, skal dokumenter oversendes digitalt til domstolen etter avtale, fortrinnsvis via domstolens tjeneste for sikker digital overføring av filer.

Forsendelsen bør inneholde en forklaring om hvorfor dokumentet oversendes utenfor Aktørportalen. Dette vil da være fristavbrytende. Forsendelsen må, så snart som mulig, sendes på nytt i Aktørportalen når det tekniske problemet er løst.

Merk! Dokumenter med sensitivt innhold skal ikke sendes som usikret e-post. Bruk domstolens tjeneste for sikker digital overføring av filer, kombinert med ev. varsel pr. e-post.

Brukerstøtte

Domstoladministrasjonen har det overordnede ansvaret for den administrative forvaltningen av domstolene i Norge. Det innebærer at Domstoladministrasjonen ikke har myndighet i enkeltsaker, og kan ikke overstyre domstolenes bruk av Aktørportalen, eller deres vurderinger rundt dette.

Spørsmål om funksjonalitet eller bruk, inklusive behov for brukerstøtte eller veiledning, skal rettes til domstolen som behandler den aktuelle saken, ev. den nærmeste domstolen for generell veiledning. Kontaktinformasjon finnes på ved å besøke den enkelte domstols nettsted.

Det forutsettes at brukere gjør seg kjent med og aktivt bruker den offisielle brukerhåndboken for Aktørportalen.