Personvernerklæring

I denne personvernerklæringen får du informasjon du ifølge regelverket har rett på når Domstoladministrasjonen (DA) samler inn og bruker dine personopplysninger i Aktørportalen. Det er informasjon om vår behandling av dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Nederst finner du også kontaktinformasjonen vår.

Ansvar for behandlingen

DA er behandlingsansvarlig for opplysningene som registreres i Aktørportalen og avdelingsdirektør for IT-avdelingen har det daglige ansvaret for Aktørportalen. Selskapet Bekk utvikler Aktørportalen for oss.

Formål og grunnlag

Formålet for behandlingen er brukeradministrasjon i Aktørportalen. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, oppfyllelse av en rettslig forpliktelse. Den rettslige forpliktelsen følger av ELSAM-forskriften § 5 hvor det er angitt at DA skal drive Aktørportalen.

Advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter å registrere seg i portalen når de opptrer som prosessfullmektig i skjønns- eller tvistesaker eller fremsetter krav om salær, jf. forskrift om elektronisk kommunikasjon med domstolene (ELSAM-forskriften) § 3a. Opplysningene som i den forbindelse registreres er nødvendige for å gi deg tilgang til Aktørportalen og for at du skal kunne kommunisere med domstolen via portalen. Opplysningene brukes også for å sende ut informasjon om endringer, driftsavvik og lignende i Aktørportalen. Konsekvensen av å ikke oppgi opplysningene er at man ikke får tilgang til Aktørportalen.

Type opplysninger

De personopplysningene som lagres er navn, rolle/tittel, arbeidssted, e-post, telefonnummer, kontonummer og fødselsnummer. Navn og fødselsnummer hentes fra folkeregisteret. Informasjon om firma, organisasjonsnummer og firmaadresse kommer fra foretaksregisteret. I tillegg innhentes opplysning om advokatbevilgning og rolle fra Tilsynsrådet for Advokatvirksomhet. Dette er informasjon som bruker kan se på egen profil i Aktørportalen. Se også punkt «Visning av opplysninger» for å se hva andre brukere kan se.

I tillegg til å innhente ovennevnt opplysninger loggføres hvem som signerer et dokument i Aktørportalen, og når det signeres. Det føres også logg over hvilke brukere som er inne i portalen til hvilke tidspunkt. Loggene oppbevares til de slettes, og er tilgjengelige ett år.

Visning av opplysninger

I Aktørportalen vil portalbruker som er advokat og advokatfullmektig ha tilgang til å søke opp opplysninger om andre registrerte brukere i delegeringsfunksjonen for å kunne legge til nye delegater. I denne funksjonen finnes informasjon om navn, firma og postnummer og poststed på firma på andre registrerte brukere.

Ved opprettelse av ny sak vil portalbruker søke opp andre portalbrukere som er advokat og advokatfullmektig for å legge de inn som prosessfullmektig for motpart.

I en konkret sak vil saksinformasjon som inneholde navn på parter og aktører som inngår i saken være tilgjengelig, i tillegg til saksdokumenter.

Lagring, tilgang og sletting

Opplysningene lagres på egne servere driftet av vår driftsleverandør, Evry, og vi har inngått databehandleravtale for dette forholdet. Et begrenset antall ansatte i DA, Evry og Bekk har tilgang til opplysningene som lagres, og da kun i begrensede tidsrom.

Din informasjon slettes fra Aktørportalen når du har avregistrert deg i portalen eller når du har vært inaktiv i portalen i et år.  

 

Overføring av opplysningene

Opplysningene som registreres i Aktørportalen overføres til domstolenes saksbehandlingssytem, Lovisa, hvor behandlingen av den enkelte skjønns- eller tvistesaken skjer eller salæret fastsettes.

I forbindelse med utbetalinger deles opplysningene også med Direktoratet for Økonomistyring (DFØ) som er vår databehandler på økonomi- og regnskapsområdet.

Vi gjør oppmerksom på at behandling av personopplysningene i forbindelse med den enkelte saken, er unntatt personvernregelverket, jf. personopplysningsloven § 2 andre ledd bokstav b. Prosesslovgivningen er styrende for hvordan personopplysninger behandles i dømmende virksomhet.

Dine rettigheter

Innsyn

Du har rett til innsyn i personopplysningene vi har lagret om deg. Du kan be om en oversikt over hvilke dokumenter og opplysninger vi har lagret i våre systemer, i tillegg til informasjon om hvilke rettigheter du har. Du kan   også be om mer informasjon om grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger.

 

Sletting

I noen tilfeller kan du kreve at personopplysninger om deg slettes, men det er ikke alle opplysninger du har rett til å få slettet.

 

Retting

Dersom du mener at opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige, kan du selv endre opplysningene i portalen. Dersom du mener opplysningene som er innhentet fra andre enn deg selv er uriktige, kan du kreve at de rettes eller suppleres av tilleggsopplysninger. Du må kunne   sannsynliggjøre at opplysningene er uriktige og hva som er korrekt.

Begrensning

Begrensning av personopplysninger innebærer at vi ikke kan bruke opplysningene   uten ditt samtykke. Det kan være aktuelt å kreve begrensning av personopplysninger dersom du har bedt om retting eller protestert mot bruken av personopplysninger. Personopplysningene kan da begrenses frem til det er   avgjort om du har krav på retting eller å protestere.

 

Du har ikke rett til å kreve begrensning dersom vi trenger opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter.

Mer informasjon

Mer informasjon om die rettigheter finner du på www.domstol.no. Der kan du også finne skjema som kan benyttes for å utøve dine rettigheter.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener vi har gjort noe som er i strid med   personvernreglene, kan du klage til Datatilsynet. Vi anbefaler imidlertid at   du tar kontakt med oss, eller vårt personvernombud, før du eventuelt sender klage til Datatilsynet.

Kontaktdetaljer

Mer informasjon om vår behandling av personopplysninger finner du på www.domstol.no. Dersom du har ytterligere spørsmål, kan du kontakte enten Domstoladministrasjonen eller personvernombudet:

Domstoladministrasjonen:

  • E-post: post@domstol.no
  • Postadresse: Domstoladministrasjonen, Postboks 5678 Torgarden, 7485 Trondheim.

Personvernombudet:

Datatilsynet:

  • Postadresse: Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.

Du kan også finne mer informasjon om personvernreglene på www.datatilsynet.no

Oppdatert 05. mars 2019.