Åpnes for jordskifteprosess

Snart skal jordskifterettene slippe å håndtere store manuelle postforsendelser. Advokatene har i de siste årene sendt inn og mottatt prosesskriv elektronisk gjennom Aktørportalen i de alminnelige domstolene. Nå står jordskifterettene endelig for tur.

Ressursgruppa har diskutert og systematisert utfordringer og mulige forbedringer.

En ressursgruppe er nedsatt for å bistå Domstoladministrasjonen (DA) med å tilpasse Aktørportalen for prosessfullmektiger i jordskifterettene. Før de knapt hadde fått av seg skiene etter påskeferien, var gruppa i gang med sin første workshop.

– Tiden er knapp, sier produkteier av Aktørportalen, Kristin Jeannette Jøingsli i Domstoladministrasjonen.

– Målet er å få jordskifterettene på Aktørportalen før vi ser 2020 på kalenderen. Det vil midlertid være avhengig av hvor omfattende tilpasninger som er nødvendig, og andre aktiviteter vi også jobber med, forklarer hun.

Utfordringer med dagens prosess

Fokus på workshopen var å se nærmere på de ulike stegene i dagens saksbehandlingsprosess. Med utgangspunkt i en ordinær rettsfastsettende sak, ble de største utfordringene identifisert. Det var stor enighet i gruppa om at arbeidet med papirutsendinger til partene til tider er svært ressurskrevende.

– Vi har sett at jordskifterettene har en lite effektiv måte å sende og motta dokumenter med domstolens aktører, og at dette skaper mye arbeid for domstolen, forteller Jøingsli.

Det er ofte mange parter involvert i jordskiftesaker, slik at en enkelt forsendelse er svært tidkrevende for jordskifteretten. I tillegg går mye tid bort på postgang. Domstolene bruker mange penger på papir og porto.

– Det spesielle med jordskifterettene er at det kan være flere hundre parter i en sak. Domstolen må i slike tilfeller sette av dager for å sende ut sakspapirer per post, forklarer Åse Kari Haddeland, saksbehandler i Sør-Rogaland jordskifterett.

Et annet krevende arbeid er håndtering av tilsvarende mange mottakskvitteringer og forkynninger.

– Dette er noe vi på sikt må få løst, forklarer Jøingsli.

Å jobbe frem et forslag til en ny og forbedret jordskifteprosess var derfor et viktig punkt på agendaen.

– Det er ønskelig å heldigitalisere jordskifteprosessene, og Aktørportalen vil kunne bli sentral i denne sammenheng, forklarer Jøingsli.

Vil påvirke arbeidshverdagen?

– Det blir langt færre manuelle handlinger knyttet til dokumentforsendelser. Det er kanskje særlig saksbehandlerne som vil merke dette mest i sin arbeidshverdag. I tillegg vil domstolen bli mer transparent ved bruk av Aktørportalen. Advokatene vil til enhver tid alltid ha oppdatert saksinformasjon, status og dokumentliste, forteller Jøingsli.

-Jordskifteretten vil kunne få færre telefoner og spørsmål knyttet til sak. I Lovisa vil det være lite endringer knyttet til bruk av selve Aktørportalen, men domstolen må være god på å oppdatere møteinformasjon og lage gode dokumentnavn. Dette vil være det advokatene ser i Aktørportalen.

Andre kommende digitale løsninger

Samtidig jobbes det med å utvikle Lovisa  til å være en bedre støtte for en mer digital arbeidshverdag. Jordskifterettene vil også få tilgang til det som kalles «digitale arbeidsmapper». Det betyr at dommeren og ingeniøren vil få egne PCer som på en sikker måte vil kunne gi tilgang til saksdokumenter utenfor Citrix, når som helst og hvor som helst. På denne måten slipper man å ta i bruk minnepinner og private skyløsninger.

Som DA-direktør Sven Marius Urke skrev i et brev til domstollederne 23. oktober 2018, skal ikke privat utstyr og nettbaserte tjenester benyttes. «Bruk av privat utstyr og privat anskaffede skytjenester for lagring/flytting av dokumenter som inneholder personopplysninger vil være i strid med personvernlovgivningen.

Det arbeides i tillegg med å utvikle en løsning som gjør det mulig å enkelt kunne sende en elektronisk melding til parter og aktører i saker.

– Med digitalisering og nye arbeidsmåter,kan vi forenkle og forbedre rettsprosess en i jordskifterettene, sier Jøingsli.

Nye jordskifteaktører på portalen 

I første omgang er det prosessfullmektigene som kan ta i bruk Aktørportalen. Disse er allerede godt kjent med bruk av portalen i de alminnelige domstolene. –Overgangen til å bruke Aktørportalen - også i jordskifterettene – håper vi vil være overkommelig for denne brukergruppen, sier Jøingsli.

Meddommere i jordskifterettene vil også litt på sikt kunne benytte Aktørportalen. Den største gevinsten høstes når de selvprosederende parter kan ta i bruk portalen. I jordskifterettene er det hele 70 prosent av partene som er selvprosederende. –Dersom alt går etter planen, håper vi å kunne tilby løsningen for denne brukergruppen i løpet av 2020, avslutter Kristin J. Jøingsli.