Mer deling og fleksibilitet fremover

Prosjektet Digitale domstoler fortsetter i 2019 arbeidet for å få til mer enhetlige og standardiserte arbeidsprosesser og digitale løsninger i domstolene. I løpet av året vil det blant annet komme løsninger som gjør arbeidshverdagen til medarbeidere i domstolene mer fleksibel og det vil bli mulig å dele saksinformasjon digitalt med flere aktører.

27.03.2019

- Nye løsninger som kommer fra prosjektet vil i stor grad påvirke arbeidshverdagen i domstolene. Derfor er vi opptatte av å ha en tett dialog og samhandling med medarbeidere som er brukere av de nye løsningene underveis i utviklingen, sier Ingrid Olsen, som er avdelingsdirektør for Innovasjon og domstolutvikling i Domstoladministrasjonen (DA) og prosjektleder for Digitale domstoler. Brukere vil bli involvert i alle faser av utviklingsløpet fra å definere behov, utvikle og forbedre.

Nye digitale arbeidsmapper 

Snart vil dommere og saksbehandlere få tilgang til nye digitale arbeidsmapper som gjør at de kan jobbe med saksdokumenter på en sikker måte også fra andre steder enn i domstolen, både med og uten nettilgang. Disse nye arbeidsmappene gjør at saksdokumenter og -informasjon er tilgjengelig på pc-en hvis man ønsker å jobbe uten å logge seg inn på Citrix. - Vi skal sikre at medarbeiderne i domstolen har hensiktsmessige digitale verktøy som støtter dem i arbeidshverdagen. I løpet av året vil alle domstoler få digitale arbeidsmapper, som vil kunne gjøre arbeidshverdagen for dommere og saksbehandlere mer fleksibel, sier Olsen.

Enklere å dele saksinformasjon

Prosjektet prioriterer utvikling av en løsning som vil gi meddommerne tilgang digitalt til  saksinformasjon og nødvendige saksdokumenter. - Vi mener det er viktig at meddommerne har tilgang til relevante dokumenter digitalt slik at de kan forberede seg og delta i retten på mer like vilkår, sier Olsen. For at meddommerne skal kunne være digitale både i forarbeidet, under gjennomføringen av rettsmøtet og i etterarbeidet må de få tilgang til informasjonen de trenger. Aktørportalen skal bli kanalen for deling av informasjon og dokumenter mot meddommerne.

Olsen forteller at det er ulik praksis rundt om i de ulike domstolene i dag i hvor stor grad de deler dokumenter med meddommere eller ikke, og hvilke dokumenter som deles.

- Vi ser det er behov for standardisering av disse arbeidsprosessene gjennom at vi lager digitale løsninger, det bidrar til mer enhetlig hvilken type informasjon meddommerne får tilgang til og på hvilke tidspunkt de får det. Det skal være sakstypen eller innholdet i saken som er styrende for når og hvilke dokumenter man får tilgang til som meddommer, og ikke hvilken domstol man er i, sier hun.

Utstyr for papirløse rettsmøter 

Delprosjektet Digitale arbeidsmåter la i fjor frem en anbefaling knyttet til rettssaler for papirløse rettsmøter, og anskaffelsesprosessen er i gang. I dag har om lag 40 prosent av domstolene som er med i prosjektet rettssaler som er utstyrt til å gjennomføre papirløse rettsmøter, men med mindre fleksibilitet i bruk enn det anbefalingen tilsier.

- Vi vil øke andelen rettssaler som gjennomfører papirløse rettsmøter allerede i 2019, men fordi det tar tid å gjennomføre en så kompleks anskaffelsesprosess. Det vil ta en del tid før den nye standarden for utstyr er på plass. Vi vil derfor tilby enkeltdomstoler utstyr ut fra den standarden vi har i dag, slik at det ikke skal bli et hinder for å kunne gjennomføre effektive papirløse rettsmøter nå.Vi legger opp til at det skal være et oppsett i rettssalene som gjør det mulig for alle aktører å se den samme informasjonen samtidig, også for tiltalte, sier Olsen, og legger til at målet også er at flere rettssaler skal få utstyr for å kunne holde fjernmøter der prosesslovgivningen åpner opp for det i dag. Vi tror også det vil bli en økende behov for og bruk av fjernmøter i årene fremover.

Verktøy for bedre oversikt

- Vi har etablert et datavarehus som vil gi en helt annen mulighet til å sammenstille data på tvers av datakilder enn vi har i dag. Her kan vi sammenstille data fra Lovisa med data fra for eksempel lønnssystemet vårt eller fra Statistisk sentralbyrå, forteller Olsen. Et slikt verktøy vil gi bedre mulighet for å analysere hva som er årsaken til for eksempel økt saksbehandlingstid, man vil kunne se på arbeidsbelastning til medarbeidere og kunne se sammenhenger som man ikke har mulighet til på en enkel måte i dag uten en rekke manuelle arbeidsoppgaver. Olsen forteller at dette først og fremst er et ledelses- og styringsverktøy som skal bidra til at man kan forstå sammenhenger bedre, identifisere behov i domstolen og iverksette tiltak. Domstolene vil få tilgang til dette i løpet av året.

Dette er noe av det prosjektet Digitale domstoler jobber med i 2019

Digitale arbeidsmapper som gjør arbeidshverdagen mer fleksibel

  • dommere kan jobbe med saksdokumenter fra hvor som helst med egen pc
  • man slipper manuell kopiering og lagring av saksdokumenter
  • det blir mulig å gjennomføre rettsmøter uavhengig av Citrix og LOVISA

Videreutvikle Aktørportalen for bruk på flere sakstyper og nye aktørgrupper

Meddommere skal kunne ta portalen i bruk

    • gi meddommere tilgang til saksdokumenter digitalt
    • domstolene slipper å bruke e-post og papir for å dele saksinformasjon og saksdokumenter med meddommer

Advokater skal få mulighet til å sende inn prosesskriv og samhandle med domstolen via Aktørportalen i straffesaker

    • domstolen vil spare tid på skanning og manuell journalføring av prosesskriv som i dag kommer inn på papir eller e-post, Arbeidshverdagen til advokatkontorene vil bli forbedret tilsvarende

Jordskifterettene skal kunne ta portalen i bruk i samhandlingen med advokater

    • i år prioriteres det å tilpasse portalen for at jordskiftedomstolene skal kunne samhandle med advokater
    • siden jordskifterettene har høy andel av selvprosederende parter, har de behov for å ha en dialog med selvprosederende parter. En løsning for dette er prioritert men vil sannsynligvis først komme i 2020.

Elektronisk signering av avgjørelsen

  • prosjektet jobber i første omgang med en løsning som lar fagdommere og meddommere i lagmannsretten signere rettsbok og rettsavgjørelse i straffesaker
  • løsningen vil deretter utvides til å gjelde tingrett og flere sakstyper

Gjøre det mulig for advokatsystemer å integrere med LOVISA

  • målet er å gjøre advokaters arbeidshverdag mer effektiv når de har saker i domstolen
  • prosjektet jobber med å gjøre det teknisk mulig for advokatsystemer å ha en integrasjon mot LOVISA, og det er opp til leverandørene av advokatsystemene å ta i bruk integrasjonsløsningen og tilby denne til advokater og advokatkontorer.

Bedre meddommerportal

  • en ny og forbedret løsning for å rapportere inn meddommerutvalgene som skal være i funksjon fra januar 2021
  • portalen vil gi domstolen en mer enhetlig og komplett informasjon om meddommerne som gjør det bedre mulig å kommunisere med meddommerne på en hensiktsmessig måte