Krav for dokumenter i Aktørportalen

Aktørportalen aksepterer dokumenter i filformatet PDF. Det er utarbeidet noen krav til dokumenter som sendes inn til domstolen via Aktørportalen. Domstolen må ha dokumenter av god kvalitet, dette er både viktig for rettsikkerheten og for å kunne benytte dokumentene videre i digital saksbehandling.

Størrelsen på dokumenter er ofte en utfordring. I Aktørportalen er det en begrensning på 200mb pr dokument, denne begrensningen vil vuderes på nytt etter denne begrensningen er testet. I tillegg er det begrensning på 200 bilag og 1000 mb pr innsending. Dette vil økes innen kort tid.

Ved å velge "Lagre som PDF" når et dokument ferdigstilles vil dokumentene bli mindre enn om de skannes inn. Dokumenter som skannes, lagres ofte som et bilde og ikke som tekst, og filstørrelsen vil dermed bli større. Skanning fører også til at det verken er mulig å søke i dokumentet, eller klippe og lime fra dokumentet for gjenbruk.

Lagre som PDF

Har du mulighet bør dokumentene som skrives lagres som PDF når de ferdigstilles. Dokumenter skal ikke printes for så å skannes til PDF. Dokumenter kan enkelt lagres som PDF ved å velge "Lagre som" og velge "PDF" under nedtrekkslista for "Filtype".

Når dokumenter sendes inn gjennom Aktørportalen er det ikke behov for å skrive ut dokumentene, signere, for så å skanne dokumentet også sende det inn via Aktørportalen. Gjennom Aktørportalen autentiseres brukeren, og det er en god nok signatur. Ved å lagre dokumentet som PDF fremfor å printe det ut for så å skanne det inn igjen, vil dokumentet få bedre kvalitet, det blir søkbart, og størrelsen på dokumentet blir mindre.

Skanning av dokumenter

Dokumenter som må skannes, f.eks. dokumenter som ikke finnes digitalt, men kun på papir, skal skannes og OCR-behandles.

For bruk av dokumenter i digitale saker

For å kunne benytte dokumenter videre i digitale saker skal dokumenter som skannes OCR-behandles. Dette gjøres enten ved å velge OCR-behandling på skanner, eller ved at det benyttes programvare for OCR-behandling på det skannede dokumentet. OCR (Optical Character Recognition eller optisk tegngjenkjenning) er et spesielt program som kan gjenkjenne bokstaver, tall og andre tegn i det innskannede dokumentet og lagre innholdet som tekst istedenfor som bilde. Det betyr at innholdet til en viss grad blir søkbart selv om det er skannet inn, og det er mulig å klippe og lime fra dokumentet. Dette er viktig for å kunne benytte dokumentene i digital behandling av saken. OCR-behandling av skannede dokumenter vil ikke gi like god gjenkjenning som ved å lagre dokumentet direkte til PDF ved produksjon av dokumentet.

Merk: Kursiv, spesialtegn, redusert kontrast, liten fontstørrelse mm. kan gi større feilprosent ved OCR-behandlingen. En sjekk og eventuelt gjennomgang av resultatet kan derfor være nødvendig for best mulig sluttresultat.

Mange nyere skannere leveres med programvare for OCR-behandling. Det kan eventuelt lastes ned gratis programvare eller kjøpes programvare for OCR-behandling.

Anbefaling om oppløsning ved skanning

Jo bedre oppløsning skanneren har, jo bedre vil kvalitet vil dokumentet få og det vil bli lavere feilprosent ved OCR-behandling. Har du mulighet til å velge oppløsning på skanneren din anbefaler vi høyest mulig oppløsning for best mulig OCR-resultat. Men er det mange sider med god kvalitet, kan man spare tid og lagringsplass ved å velge lavere oppløsning. God oppløsning fører igjen til at filstørrelsen på dokumentet blir større.

Skann med lav oppløsning for å få mindre filstørrelse:

  • Skann dokumentet i sort/hvit om dokumentet kun inneholder tekst/der farge ikke er nødvendig. Dette reduserer størrelsen på filen som skannes. Som hovedregel er lavest akseptabel oppløsning i sort/hvit 200 dpi.
  • Anbefalt oppløsning i sort/hvit er 300 dpi. Lavest akseptabel oppløsning i farge er 150 dpi.
  • Anbefalt oppløsning i farge er 200 dpi. 300 dpi kan benyttes om dokumentet inneholder bilder som krever høy kvalitet.