Felles retningslinjer for bruk av Aktørportalen

Domstolenes felles retningslinjer for advokater med saker i Aktørportalen

Retningslinjene gjelder alle saker der dokumenter i henhold til forskrift om elektronisk kommunikasjon med domstolene (FOR-2016-10-28-1258skal sendes gjennom Aktørportalen.

Oppdatert 11. desember 2018.

  1. Alle dokumenter fra domstolen sendes portalbruker gjennom Aktørportalen. Det er obligatorisk for advokater og autoriserte advokatfullmektiger å benytte Aktørportalen i kommunikasjon med domstolen jf. § 3 a i ELSAM-forskriften.

  2. Portalbruker laster opp alle dokumenter som PDF-filer til domstolen (og motparten) gjennom Aktørportalen.

  3. Dokumenter skal så langt det er mulig lagres direkte som PDF og lastes opp i Aktørportalen. Dette gjelder blant annet alle prosesskriv, som skal lagres i PDF-format fra advokatens tekstbehandlingsprogram, men også bilag som advokaten har i originalt elektronisk format (Excel, PowerPoint, e-postmeldinger o.l.). E-post kan skrives ut til PDF-format.

    Dokumenter som ikke finnes elektronisk og som må skannes skal være søkbare (OCR- behandlet). Det vil si at de skal være kjørt gjennom en tekstgjenkjenningsprosess, slik at teksten i dokumentet blir søkbar. Dette kan gjøres direkte i avanserte skannere, eller det kan gjøres etter skanning i PDF-programvare på PC. Dokumenter som advokaten har mottatt fra klient i PDF-format skal også gjøres søkbare før de lastes opp i Aktørportalen.

  4. Signering i Aktørportalen er likestilt med underskrift, jf. § 11 i ELSAM-forskriften. Det er derfor unødvendig å printe dokumenter for signering og deretter skanne dem. Slik utskrift og skanning forringer kvaliteten på dokumentene. Aktørportalbrukere skal derfor ikke printe og skanne prosesskriv, men lagre dem som PDF direkte fra sitt tekstbehandlingsprogram (f.eks. Word), og laste dem opp i Aktørportalen uten underskrift.

  5. Dokumenter som lastes opp i Aktørportalen, skal ikke sendes inn til domstolen på annen måte (pr. brev/telefaks/e-post).

    Når teknisk svikt, driftsustabilitet eller lignende hendelser gjør det tilnærmet umulig å sende inn dokumenter i Aktørportalen, sendes dokumenter til domstol på annen måte, enten e-post eller post. Forsendelsen bør inneholde en forklaring om hvorfor forsendelsen kommer på denne måten. Dette vil da være fristavbrytende. Forsendelsen må sendes på nytt i Aktørportalen når tekniske problemer er løst.

  6. Prosesskriv, stevning og tilsvar skal lastes opp som hoveddokument, og bilagene skal lastes opp som separate PDF-dokumenter – ett dokument for hvert bilag. Bilagene skal gis et beskrivende navn i dokumenttittelfeltet.

    Om ønskelig kan dokumenttitlene også inneholde bilagsnummerering først i dokumentnavnet for å forenkle arbeidet med opplasting i korrekt rekkefølge fra aktørportalbrukers filstruktur. Dette navngis da B01, B02, B03 etc.

    For hvert bilag skal dokumentets dato angis ved bruk av en datovelger på opplastingssiden. For udaterte dokumenter velges «udatert».

    Datovelgeren er der for å lette produksjonen av dokumentsamling/faktisk utdrag både i domstolenes system og i Aktørportalen. Datovelgeren legger til rette for at aktørportalbrukere enkelt kan sortere dokumentlisten etter dokumentdato, og deretter slå sammen dokumentene slik at de havner i riktig rekkefølge.


  7. Bilagene nummereres automatisk ved innsending. Bilagsnummereringen starter på 1 for hvert prosesskriv. Hvis den automatiske bilagsnummereringen ikke samsvarer med rekkefølgen det er lagt opp til i prosesskrivet, endres rekkefølgen ved å dra bilagene opp/ned i listen før innsending.

  8. Prosesskriv og andre dokumenter som retten mottar i papir fra selvprosederende parter og andre ikke-portalbrukere, vil bli skannet av retten, slik at dokumentene blir elektronisk tilgjengelig i Aktørportalen.

  9. Rettens avgjørelser blir gjort tilgjengelig i Aktørportalen som bekreftet elektronisk dokument.

  10. Forkynning gjennom portalen skjer som underhåndsforkynning til advokaten. Teknisk løsning for elektronisk forkynning er ikke utviklet. Henvisningen i ELSAM-forskriften § 9 annet ledd til bestemmelsene om elektronisk forkynning i postforkynningsforskriften § 4 tredje ledd, § 7 og § 8 er følgelig ikke trådt i kraft. Den trer først i kraft når departementet bestemmer, jf. ELSAM-forskriften § 9 fjerde ledd.

    Kvittering for forkynningen skjer ved at forkynningsbrevet lagres som fil hos advokaten, og deretter lastes opp som nytt dokument i Aktørportalen. Advokaten selv må foreta innsendingen i portalen (ikke delegat). Det er ikke nødvendig å skrive ut og signere brevet for hånd.

    Forkynningstidspunktet er den datoen forkynningsbrevet blir gjort tilgjengelig for advokaten i Aktørportalen (jf. HR-2018-327-U). Dersom advokaten vil påberope seg et annet forkynningstidspunkt, må det skrives et særskilt brev der det fremgår hvilken dato man påberoper seg, samt en begrunnelse for hvorfor advokaten ikke kunne gjøre seg kjent med dokumentet på et tidligere tidspunkt.

    Brevet lastes opp i Aktørportalen og sendes i stedet for forkynningsbrevet.

    Hvis domstolen ikke mottar forkynningsbrev i retur innen rimelig tid, vil det purres én gang på den måte retten finner hensiktsmessig. Purringen i seg selv utsetter ikke forkynnings­tidspunktet. Samme prosedyre som ovenfor må følges, hvis man vil påberope seg et annet forkynningstidspunkt.

  11. Det forutsettes at advokatene holder seg oppdatert i Aktørportalen, det vil f.eks. ikke sendes ut egne kopibrev. Dokumenter der portalbruker er adressat gir varsel, dokumenter der portalbruker er kopimottaker gir ikke varsel.

    Særlig for lagmannsrettene:

  12. Dersom ikke annet er særskilt fastsatt, vil utdrag på papir bli benyttet under ankeforhandlingen. Pålegg om utdrag vil bli gitt på vanlig måte.