Finnmarkskommisjonens personvernerklæring

Åpenhet om innsamling og bruk av personopplysninger er viktig for oss. Vi ønsker at de som får sine personopplysninger registrert skal kunne vite hvilke opplysninger som samles inn og hva opplysningene brukes til.

Behandlingsansvarlig

Finnmarkskommisjonen (FK), ved leder, er behandlingsansvarlig, og administrativ leder har det daglige ansvaret, for FKs behandling av personopplysninger. Dette gjelder behandling av personopplysninger i forbindelse med saksbehandlingen i FK og behandling i forbindelse med administrering.

Databehandler

Domstoladministrasjonen (DA) er Finnmarkskommisjonens (FKs) databehandler. Den behandlingen DA gjør på vegne av FK er knyttet til lagring av personopplysninger ved at DA tilbyr IT-systemer og løsninger som FK benytter både i forbindelse med saksbehandlingen og administrering. Dette gjelder blant annet FKs nettsted domstol.no/finnmarkskommisjonen, sakarkivsystemet Websak, Outlook og DFØ sine systemer for lønn, regnskap m.m.

FK har inngått databehandleravtale med DA for å sikre at behandlingen skjer innenfor rammene i personvernregelverket og de krav FK setter for behandlingen. DA kan bare benytte underleverandører i samsvar med databehandleravtalen.

Alle opplysninger lagres på egne servere som driftes av DAs driftsleverandør.

Et begrenset antall ansatte i DA har tilgang til personopplysningene som FK samler inn og tilgangen er begrenset til det som er relevant for det arbeidet de gjør i egenskap å være databehandler for FK.

Behandling av personopplysninger på domstol.no/finnmarkskommisjonen

Portalen domstol.no er nettsted for Domstolene i Norge, Finnmarkskommisjonen har ett eget undernettsted.

Finnmarkskommisjonen (FK) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedet domstol.no/finnmarkskommisjonen.

Domstoladministrasjonen (DA)  har det overordnede ansvaret for drift og utvikling av nettstedet, samt tekniske forhold som sikkerhet og informasjonskapsler.

Webredaktøren har det daglige ansvaret for FKs behandlinger av personopplysninger på domstol.no, med mindre annet er oppgitt under.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av underleverandørene til DA. Det er kun FK, DA og underleverandørene som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Det samles inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på domstol.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet.

Finnmarkskommisjonens virksomhet, saksbehandling og arkiv

Finnmarkskommisjonen (FK) behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter bl.a. finnmarksloven, personopplysningslov, offentlighetslov og arkivlov, med forskrifter.

Vi bruker WebSak som sakarkivsystem med fullelektronisk journalføring og lagring av dokumenter. WebSak er et sakarkivsystem fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK). Domstoladministrasjonen (DA) er databehandler for FK. Arkivleder i DA er delegert det daglige ansvaret for systemet, og det er utarbeidet nødvendige rutiner, dokumentert i arkivplanen. Arkivleder i DA har også det daglige ansvaret for FKs historiske arkiv. Administrativ leder i FK, i samråd med FKs sekretariat, skal følge opp at den faktiske saksbehandlingen og arkiveringen er i samsvar med nedfelte rutiner.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og epostadresse (grunndata). Dokumentene som lagres i systemet kan inneholde en rekke personopplysninger, og kan inneholde sensitive personopplysninger. Opplysningene som registreres i forbindelse med behandling av FKs saker kan komme fra den registrerte selv, en advokat, motpart eller et offentlig organ. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og offentlighetsloven.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Saksdokumenter kan sendes til andre offentlige organer, for eksempel når det fremgår av lov eller forskrift.

FKs rapporter er offentlige, publiseres på nettsiden vår og sendes til parter, offentlige instanser og andre.

Vi gjør oppmerksom på at alle innkomne rettighetsmeldinger er underlagt reglene i offentleglova, jf. finnmarksloven § 46. Dette betyr at rettighetsmeldinger og relevant tilleggsinformasjon i igangsatte felt legges ut på vårt nettsted: www.finnmarkskommisjonen.no.

E-post og telefon

Vi benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven og finnmarksloven. Administrativ leder i Finnmarkskommisjonen (FK), har i samråd med FKs sekretariat, det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Finnmarkskommisjonens virksomhet, saksbehandling og arkiv») og e-posten skal som hovedregel slettes fra e-postkassen ved overføring til saksarkivsystemet.

Vi benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å fortløpende slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med ukryptert e-post. Vi benytter LiquidFiles sikker filoverføring for kryptering av vedlegg i e-poster, der det anses nødvendig ut i fra innholdet i vedlegget.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i Domstoladministrasjonens (DAs) telefonsentral. DA er databehandler for FK. Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Det er ulik lagringstid ut i fra hvilket loggnivå samtalen legges på, sletting skjer etter 5 til 60 dager.

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om medarbeidere

Finnmarkskommisjonen (FK) behandler personopplysninger om sine medarbeidere for å ivareta sitt arbeidsgiveransvar. Rettslig grunnlag følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, c og f og artikkel 9 nr. 2 bokstav a og b. Det er Domstoladministrasjonens (DAs) avdelingsdirektør for HR-området og FKs administrative leder som har det overordnede ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, herunder personopplysninger, lønnsopplysninger, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og tariffavtaleområde. Andre opplysninger om medarbeidere er knyttet til tilsettingsforholdet.

Opplysningene hentes fra medarbeiderne selv. Opplysningene utleveres til DA som er FKs databehandler. Videre utlevering skjer bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige rapporteringer. Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres.

Alle stillingssøknader blir journalført i postjournal og lagres elektronisk. Alle andre dokumenter i tilsettingssaker, bl.a. søkerlister og innstillinger, lagres også elektronisk. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i henhold til bestemmelser om offentlighet.

Alle nåværende og tidligere medarbeidere har en personalmappe i FKs arkivsystem. FKs administrative leder samtykker til tilgang til personalmapper etter vurdering av tjenstlig behov.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Finnmarkskommisjonens (FKs) behandling av personopplysninger.

Finnmarksloven- og forskriften regulerer FKs arbeidsmåte og inneholder bestemmelser om bl.a. saksbehandling og offentliggjøring av FKs rapporter.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. FK praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivlova gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Regnskapsloven har også regler som er av betydning for oppbevaring og sletting av personopplysninger.

Rettigheter

I denne personvernerklæringen gis generell informasjonen om Finnmarkskommisjonens (FKs) behandling av personopplysninger. Vi vil henvise til denne erklæringen ved eventuelle spørsmål om hvordan vi håndterer personopplysninger.

De som er registrert i våre systemer har rett til innsyn i egne opplysninger. Skjema for innsyn finner du her. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger vi ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Domstoladministrasjonen (DA) skal besvare begjæringer om innsyn i personopplysninger på vegne av FK innen én måned.

Personvernombud

Informasjon om personvernombudet i Norges domstoler finner du her.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Her finner du informasjon om bruk av informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider, hvilke tekstfiler det er og hvilket formål de benyttes til. 

Kontakt oss

Kontaktinformasjon til Finnmarkskommisjonen:

E-post: finnmarkskommisjonen@domstol.no
Telefon: 78 92 64 40
Postadresse: Postboks 24, 9846 Tana

Begjæring om innsyn i personopplysninger skal sendes til Domstoladministrasjonen (DA):

E-post: postmottak@domstol.no
Telefon: 73 56 70 00
Postadresse: Postboks 5678 Torgarden
7485 Trondheim

Skjema for innsyn finner du her.

Vi gjør oppmerksom på at sensitive opplysninger ikke bør sendes på e-post.