For domstolledere om fremgangsmåte ved utnevninger og konstitusjoner av dommere

 Innstillingsrådet har utarbeidet et praksis-/policynotat (p/p-notat) som finnes på Innstillingsrådets hjemmeside www.domstol.no/Innstillingsradet.

1. Om Innstillingsrådet og organiseringen

I p/p-notatet er beskrevet Innstillingsrådets funksjoner og organisering av virksomheten. Av betydning for domstolledere vises særlig til p/p-notatets pkt. 17 om domstolleders rolle og uttalelse. Hvordan Innstillingsrådet har organisert sin virksomhet er omtalt i p/p-notatet pkt. 12.

2. Domstolleder tar initiativ til oppstart

Utnevnelser og konstitusjoner starter oftest med et initiativ fra vedkommende domstolleder. Prosessen bør starte minst 6 måneder før ønsket tiltredelse, jfr. p/p-notatet pkt. 17. Når domstolleder melder inn et behov, bes han/hun samtidig eller raskt deretter, gi en beskrivelse av dommerkorpsets sammensetning mht alder, kjønn, tidligere yrker/praksis, samt andre forhold av betydning for utvelgelse blant søkerne, jfr. p/p-notatet pkt. 17.

3. Utlysingsprosessen, for sent innkomne søknader, fornyet utlysing mv.

Utlysingsprosessen er nærmere omtalt i p/p-notatets pkt. 13, samt hvordan det forholdes med søkere som melder seg etter søknadsfristen, muligheten for utnevnelser i flere stillinger enn omtalt i kunngjøringen, og eventuell beslutning om ny utlysing (domstolleder vil i så fall bli involvert). Kunngjøring av konstitusjoner reiser spesielle spørsmål som omtales nedenfor under konstitusjoner.

4. Etablering av intervjugruppen

Før søknadsfristen er ute, etableres en intervjugruppe på tre fra Innstillingsrådet/sekretariatet. Det tas kontakt med domstolleder for avtale om tidspunkt for intervju. Straks søknadsfristen er ute, trer intervjugruppen i funksjon og blir det sentrale kontaktpunkt med domstolleder, jfr. p/p-notatet pkt. 12.

5. Utvelgelse til intervju

Straks søknadsfristen er ute og søkerlisten foreligger, sendes den til intervjugruppen og domstolleder. Hvor referanser tidligere er innhentet, sendes disse til intervjugruppen og domstolleder. Utvelgelsesprosessen er beskrevet i p/p-notatet pkt. 12 hvor også behandles fremgangsmåten vedr intervjuing når en person søker flere dommerstillinger. Domstolleder må være oppmerksom på egen mulig inhabilitet i forhold til enkeltsøkere.

6. Gjennomføring av intervjuene

Intervjuene gjennomføres som hovedregel som videointervju. Tidspunktet bestemmes i samarbeid mellom intervjugruppen og domstolleder. Domstolleder er sammen med intervjugruppens medlemmer, likeverdige medlemmer av intervjuteamet. Intervjuprosessen og oppfølgingen er omtalt i p/p-notatet pkt. 14

7. Referanseinnhenting

Intervjugruppens medlemmer står for referanseinnhentingen, jfr. p-/p-notatet pkt. 15. Av hensyn til ryddighet i prosessen, anmoder Innstillingsrådet om at domstolleder ikke kontakter de referanser som Innstillingsrådet skal bruke. Innstillingsrådet ser det som viktig å kunne dokumentere referanseuttalelsene. Straks disse er innhentet, sendes de til domstolleder. De er bare for domstolleders egen bruk og må ikke gjøres kjent for andre. Etter bruk bes de makulert.

8. Domstolleders uttalelse

Domstolleders uttalelse er et viktig ledd i prosessen og er nærmere omtalt i p/p-notatet pkt 17. Uttalelsen skrives forskjellig av domstollederne, men bør uansett munne ut i en prioritert innstiling av tre søkere (hvis det er en stilling), og innsendes så snart som mulig etter at referanseuttalelsene er mottatt. Innstillingsrådet unntar domstolleders uttalelse og innstilling fra offentlighet.

9. Innstillingsrådets behandling

Intervjugruppen legger utkast til innstilling frem for Innstillingsrådet i plenum, med grunnlag i søknadene, referansene samt domstolleders uttalelse og supplert med inntrykk fra intervjuene og referanseinnhentingen. Behandlingsprosessen er nærmere omtalt i p-/p-notatet pkt. 12 og 16. Innstillingsrådets innstilling på tre søkere i rekkefølge, er offentlig, men det skriftlige fremlegg med nærmere begrunnelser gjøres bare tilgjengelig for Justisdepartementet. Vedkommende domstolleder er imidlertid velkommen til å få muntlig redegjørelse for vurderingene hos Innstillingsrådets leder, eventuelt hos medlemmer av intervjugruppen. Dette vil antakelig særlig være aktuelt dersom Innstillingsrådet på sentrale punkter har fraveket domstolleders forslag.

10. Kriterier for utvelgelse

Innstillingsrådet har gjennom sin praksis arbeidet mye med hvilke kriterier som skal legges til grunn når innstillinger gis og hvilke hensyn som skal og kan tas også til dommerkorpset sammensetning, både nasjonalt og i den enkelte domstol. Dette er utførlig omtalt i p/p- notatets pkt 4 (dommeregenskaper), pkt 6 (lederstillinger), pkt. 7 (tidligere yrkeserfaring), pkt. 8 (alder), pkt. 9 (kjønn) og pkt. 10 (vandel, helse, stabilitet m.v.). Disse sammensatte og skjønnsmessige vurderinger kan av og til resultere i flertalls- og mindretallsinnstillinger.

11. Rekruttering til dommerstillinger

Det å sørge for god søkertilgang er ikke et ansvarsområde for Innstillingsrådet, men for DA, domstolene/domstollederne, samt Justisdepartementet og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. DA har laget rekrutteringsdokumenter, jfr. p/p-notatet pkt. 21. En konkret side ved dette, kan være å oppfordre potensielle søkere til å melde seg i søknadsprosessen. Dersom noen oppfordres til å søke, er det for Innstillingsrådet viktig at det skjer på en slik måte at ikke Innstillingsrådet impliseres. Bare da kan Innstillingsrådet stå helt fritt, og også utad bli opplevd å stå helt fritt.

12. Konstitusjoner - generelt

Domstolledere kan selv bare konstituere allerede utnevnte dommere i sideordnede domstoler og for inntil tre måneder. Ut over dette er all konstitusjonsbehandling (med unntak for Høyesterett) i utgangspunket tillagt Innstillingsrådet, enten som innstillings- eller vedtaksmyndighet. Innstillingsrådet har delegert sin vedtaksmyndighet for konstitusjoner inntil 6 måneder til DA. Det er viktig å merke seg at konstitusjoner ut over 6 måneders varighet skal kunngjøres offentlig, jfr. p/p-notatet pkt. 13 om kunngjøringer og i pkt. 19 om konstitusjoner, og domstolleder bes nøye vurdere om det kan bli aktuelt å utvide konstitusjonen til mer enn 6 måneder. I så fall bør den utlyses allerede fra starten. Konstitusjon kan ikke besluttes med tilbakevirkende kraft. I pkt. 19 gis også generell informasjon om konstitusjoner. I orientering fra DA er gitt ytterligere opplysninger om bl.a. konstitusjoner.

13. Konstitusjoner av ekstraordinære dommere i lagmannsrettene

For konstitusjoner av ekstraordinære dommere i lagmannsrettene, vises til p-/p-notatet pkt. 20.

14. Permisjoner

Innstillingsrådet har ingen funksjoner i forbindelse med innvilgelse av permisjoner. Domstolleder gir permisjoner inntil 3 måneders varighet, mens DA i øvrig gir permisjoner.

15. Tilbakemeldinger fra domstolledere

I Ot.prp. 44 ble det forutsatt at domstolledere skal sikres en ”reell og god innflytelse”, hvilket også er Innstillingsrådets klare målsetting, jfr. p/p-notatet pkt. 17. Domstolledere inviteres til å gi tilbakemeldinger generelt og spesielt etter konkrete utnevningsprosesser, med sikte på stadig å forbedre Innstillingsrådets virksomhet, jfr. også p/p-notatet pkt. 28.

November 2013
Innstillingsrådet for dommere