Behandling av personopplysninger i Aktørportalen
Formål
Formålet for behandlingen er digital kommunikasjon mellom domstolene og brukere av Aktørportalen i gjennomføringen av saker for domstolene.
Behandlingsgrunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c), jf. ELSAM-forskriften § 5. Domstoladministrasjonen er rettslig forpliktet til å drive Aktørportalen.
Behandlingen av personopplysningene dine i Aktørportalen er unntatt personvernregelverket, jf. personopplysningsloven § 2 andre ledd bokstav b). Det innebærer at prosesslovgivningen (straffeprosessloven, tvisteloven m.fl.) bestemmer hvordan personopplysningene skal behandles i saker for domstolene.
Kategorier av registrerte
Aktørportalen behandler personopplysninger om følgende kateogorier av registerte:
- advokater
- meddommere
- selvprosederende
Advokater
ELSAM-forskriften § 3a sier at advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter å registrere seg i Aktørportalen når de:
- opptrer som prosessfullmektig i skjønns- eller tvistesaker
- opptrer som forsvarer eller bistandsadvokat i straffesaker
fremsetter krav om salær
Meddommere og selvprosederende
Det er frivillig å bruke Aktørportalen.
Kategorier av personopplysninger og hvor disse er hentet fra
Advokater
Personopplysningene som lagres om deg er navn, rolle/tittel, arbeidssted, e-post, telefonnummer, kontonummer og fødselsnummer. Navn og fødselsnummer hentes fra Folkeregisteret. Informasjon om firma, organisasjonsnummer og firmaadresse kommer fra Foretaksregisteret. Opplysninger om advokatbevilgning og rolle fra Tilsynsrådet for Advokatvirksomhet.
Meddommere
Personopplysningene som lagres om deg er navn, rolle, e-post, telefonnummer, fødselsnummer og dine preferanser for språk og kanal for varsler. Navn og fødselsnummer hentes fra Folkeregisteret.
Selvprosederende
Personopplysningene som lagres om deg er navn, e-post, telefonnummer, fødselsnummer og dine preferanser for språk og kanal for varsler. Navn og fødselsnummer hentes fra Folkeregisteret. I jordskiftesaker hentes også opplysninger om eiendomsforhold fra eiendomsregisteret (matrikkelen v/Kartverket).
Hva bruker vi opplysningene til?
Disse opplysningene brukes til å bekrefte din identitet, gi deg tilgang til å bruke Aktørportalen, sørge for at Aktørportalen er i drift, og for å sende deg informasjon om endringer, driftsavvik og lignende.
I Aktørportalen vises også innhold i og informasjon om saker for domstolen. Eksempler på slike opplysninger er navn på parter, aktører, og eiendom som er del av den enkelte saken. I tillegg vises saksdokumenter, som kan inneholde opplysninger om deg. Disse opplysningene er del av de(n) aktuelle saken(e), og brukes av domstolen i saksbehandlingen.
Noen av dine opplysninger er synlige for andre brukere av Aktørportalen.
Advokater
Brukere av Aktørportalen for advokater kan søke opp opplysninger om andre registrerte brukere, blant annet for at de skal kunne legge til delegater. I delegeringsfunksjonen vises også informasjon om navn, firma og postnummer og poststed på firma på andre registrerte brukere.
Ved opprettelse av ny sak vil brukere kunne søke opp andre brukere av Aktørportalen slik at de kan legge dem inn som prosessfullmektig for motpart.
Dokumenter du sender inn i saken blir tilgjengelige for selvprosederende, på lik linje med at deres innsendte dokumenter blir tilgjengelige for deg. Visse dokumenttyper som f.eks. mottakskvitteringer eller salær er unntatt.
Meddommere
Ditt navn og rolle er synlig for advokater og selvprosederende i listen over aktører i saken. I tillegg er oppnevninger av ikke-alminnelige meddommere synlige for advokater og selvprosederende i listen over dokumenter.
Dokumenter du sender inn er ikke synlige for andre bruker av Aktørportalen.
Selvprosederende
Ditt navn og rolle er synlig for advokater og meddommere i listen over aktører i saken.
Dokumenter du sender inn i saken blir tilgjengelige for advokater, på lik linje med at deres innsendte dokumenter blir tilgjengelige for deg. Visse dokumenttyper som f.eks. mottakskvitteringer er unntatt.
Logger
Vi produserer logger over aktivitet i Aktørportalen for å sikre drift og rette feil, og for å kunne dokumentere aktivitet under saksbehandlingen, for eksempel hvorvidt en part har mottatt eller lest et dokument.
Det blir loggført hvem som leser et dokument i Aktørportalen, og når det leses. Det føres også logg over hvilke personer som er logget inn i portalen og til hvilke tidspunkt.
Logger er, i tilfeller hvor dette er mulig, anonymisert.
For advokater
I tillegg til å innhente ovennevnt opplysninger loggføres hvem som signerer et dokument i Aktørportalen, og når det signeres. Det føres også logg over hvilke brukere som er inne i portalen til hvilke tidspunkt.
Informasjonskapsler
Aktørportalen er avhengig av å lagre enkelte informasjonskapsler (cookies) i brukerens nettleser. Hva disse inneholder og brukes til er beskrevet i nærmere detalj på våre sider om informasjonskapsler.
Mottakere av personopplysningene
Domstoladministrasjonen (DA)
Et begrenset antall personer i DA har tilgang til opplysningene som lagres i Aktørportalen. Tilgangen er tidsbegrenset. Det er også flere konsulentselskaper som utvikler og drifter Aktørportalen i DA, Disse har tilgang til personopplysningene i den sammenheng.
Disse selskapene er:
- Bekk Consulting
- Webstep AS
- Knowit
- Bouvet
- TietoEvry
Domstolenes saksbehandlingssystem (Lovisa)
Opplysningene som registreres om deg i Aktørportalen hentes fra og overføres til domstolenes saksbehandlingssystem (Lovisa), hvor saksbehandlingen og fastsetting av salær gjøres.
DFØs økonomisystemer
I forbindelse med utbetalinger til advokater deles opplysningene med Direktoratet for Økonomistyring (DFØ).
Lagring
Opplysninger om deg i logger og i sakens dokumenter er en del av saksbehandlingen og er derfor unntatt personvernforordningen. De er også arkivverdige i henhold til Arkivforskriften §9, 1. og 2. ledd og slettes derfor ikke.
Advokater
Personopplysningene sine slettes fra Aktørportalen når du har avregistrert deg i portalen eller når du har vært inaktiv i portalen i et år.
Meddommere
Personopplysningene dine slettes fra Aktørportalen når du har avregistrert deg i portalen, eller etter at nytt utvalg er importert til vårt saksbehandlingssystem (hvert 4. år).
Selvprosederende
Personopplysningene dine slettes fra Aktørportalen når du har avregistrert deg i portalen, eller når du har vært inaktiv i portalen i to år.
Dine rettigheter
Informasjon om dine rettigheter finner du på våre sider om dine rettigheter innen personvern.
Kontakt og klageadgang
Dersom du mener vi har gjort noe som er i strid med personvernreglene kan du kontakte oss eller klage.
Les mer på våre sider om kontakt og klageadgang innen personvern.