Behandling av personopplysninger i Aktørportalen
Aktørportalen er en digital plattform som brukes av advokater, meddommere og selvprosederende for å utveksle dokumenter og informasjon i tilknytning til en rettssak.
Hvorfor behandler vi personopplysningene dine?
Vi behandler personopplysninger for å kunne gi deg tilgang til Aktørportalen og legge til rette for digital kommunikasjon mellom deg og domstolene.
Hvilket rettslig grunnlag har vi for behandlingen?
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c), jf. ELSAM-forskriften § 5. Domstoladministrasjonen har en rettslig plikt til å drive Aktørportalen.
Personopplysninger som behandles som en del av selve rettssaken, er unntatt fra personvernregelverket etter personopplysningsloven § 2 andre ledd bokstav b. Det betyr at det er reglene som gjelder for behandlingen av rettssaken, blant annet straffeprosessloven og tvisteloven, som bestemmer hvordan disse personopplysningene skal behandles.
Hvem behandler vi personopplysninger om?
Vi behandler personopplysninger om:
- advokater og autoriserte advokatfullmektiger
- meddommere
- selvprosederende
Advokater og autoriserte advokatfullmektiger må registrere seg i Aktørportalen når de opptrer som prosessfullmektig i skjønns- eller tvistesaker, som forsvarer eller bistandsadvokat i straffesaker, eller når de fremsetter krav om salær. Dette følger av ELSAM-forskriften § 3 a.
For meddommere og selvprosederende er det frivillig å bruke Aktørportalen.
Hvilke personopplysninger behandler vi og hvor har vi fått de fra?
Hvilke personopplysninger vi behandler, avhenger av hvordan du bruker Aktørportalen.
Advokater
Vi behandler opplysninger om:
- navn
- rolle eller tittel
- arbeidssted
- e-postadresse
- telefonnummer
- kontonummer
- fødselsnummer
Vi henter navn og fødselsnummer fra Folkeregisteret. Opplysninger om firma, organisasjonsnummer og firmadresse kommer fra Foretaksregisteret, mens opplysninger om advokatbevilgning og rolle hentes fra Tilsynsrådet for Advokatvirksomhet.
Meddommere
Vi behandler opplysninger om:
- navn
- rolle
- e-postadresse
- telefonnummer
- fødselsnummer
- hvilket språk du foretrekker
- hvordan du ønsker å motta varsler.
Vi henter navn og fødselsnummer fra Folkeregisteret.
Selvprosederende
Vi behandler opplysninger om:
- navn
- e-post
- adresse
- telefonnummer
- fødselsnummer
- hvilket språk du foretrekker
- hvordan du ønsker å motta varsler
Vi henter navn og fødselsnummer hentes fra Folkeregisteret. I jordskiftesaker henter vi også opplysninger om eiendomsforhold fra eiendomsregisteret (matrikkelen) hos Kartverket.
Hvilke opplysninger er tilgjengelig i Aktørportalen?
Aktørportalen viser også informasjon og dokumenter som gjelder saken din. Det kan for eksempel være navn på parter og andre aktører, opplysninger om eiendom og saksdokumenter som inneholder personopplysninger. Disse opplysningene er en del av domstolens behandling av saken.
Noen opplysninger er synlige for andre som bruker Aktørportalen i samme sak.
Hvis du er advokat
Andre advokater kan søke etter registrerte brukere, blant annet for å legge til delegater eller registrere en prosessfullmektig for motparten. Ved delegering vises blant annet navn, firma og firmaets postnummer og poststed.
Dokumenter du sender inn i saken, blir som hovedregel tilgjengelige for selvprosederende i saken. Tilsvarende blir dokumenter de sender inn, tilgjengelige for deg. Enkelte dokumenttyper, for eksempel mottakskvitteringer og salærkrav, er unntatt.
Hvis du er meddommer
Navnet og rollen din er synlig for advokater og selvprosederende i listen over aktører i saken. Oppnevning av ikke-alminnelige meddommere er også synlig for advokater og selvprosederende i dokumentlisten.
Dokumenter du sender inn, er ikke synlige for andre brukere av Aktørportalen.
Hvis du er selvprosederende
Navnet og rollen din er synlig for advokater og meddommere i listen over aktører i saken.
Dokumenter du sender inn, blir som hovedregel tilgjengelige for advokatene i saken. Tilsvarende blir dokumentene advokatene sender inn, tilgjengelige for deg. Enkelte dokumenttyper, for eksempel mottakskvitteringer, er unntatt.
Hvilken aktivitet logger vi?
Vi logger aktivitet i Aktørportalen for å sikre stabil drift, rette feil og dokumentere aktivitet i forbindelse med saksbehandlingen. Vi logger blant annet:
- hvem som leser et dokument, og når dokumentet blir lest
- hvem som er logget inn i portalen, og når
- for advokater: hvem som signerer et dokument, og når det blir signert.
Bruk av informasjonskapsler
Aktørportalen bruker informasjonskapsler som er nødvendige for at løsningen skal fungere. Du kan lese mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker, og hva de brukes til på våre sider om informasjonskapsler.
Hvem har tilgang til eller mottar personopplysningene?
Domstoladministrasjonen (DA) og leverandører
Et begrenset antall medarbeidere i DA har tidsbegrenset tilgang til personopplysninger i Aktørportalen. Medarbeidere fra konsulentselskaper som utvikler og drifter løsningen på vegne av DA kan også få tilgang til personopplysninger når det er nødvendig for arbeidet de utfører. Dette gjelder selskapene:
- Advania
- Bekk
- Computas
- Webstep
- Bouvet
Domstolenes saksbehandlingssystem (Lovisa)
Opplysningene som registreres om deg i Aktørportalen hentes fra og overføres til domstolenes saksbehandlingssystem (Lovisa), som domstolene bruker til saksbehandling og fastsetting av salær.
DFØs økonomisystemer
Når det skal utbetales salær til advokater, deler vi nødvendige opplysninger med Direktoratet for Økonomistyring (DFØ).
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?
Opplysninger i logger og saksdokumenter som er en del av behandlingen av rettssaken, er arkivverdige etter arkivforskrifen § 9 første og andre ledd. Disse opplysningene blir derfor ikke slettet.
Hvor lenge andre personopplysninger lagres i Aktørportalen avhenger av hvilken type bruker du her:
Advokater
Vi sletter personopplysnignene dine fra Aktørportalen når du avregistrerer deg, eller når du har vært inaktiv i ett år.
Meddommere
Vi sletter personopplysningene dine når du avregistrerer deg, eller etter at et nytt meddommerutvalg er importert til saksbehandlingssystemet. Dette skjer hvert fjerde år.
Selvprosederende
Vi sletter personopplysningene dine når du avregistrerer deg, eller når du har vært inaktiv i to år.