Domstolene behandler personopplysninger til andre formål enn behandling av rettssaker. Det gjør vi for eksempel når vi svarer på generelle henvendelser, utfører notarialbekreftelser eller behandler saker i forbindelse med dødsfall. I disse tilfellene gjelder reglene i personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).
Hvorfor behandler vi personopplysninger?
Vi behandler personopplysninger for å kunne svare på henvendelser og utføre forvaltningsoppgaver som ikke er en del av domstolenes dømmende virksomhet.
Hvilket rettslig grunnlag har vi for behandlingen?
Når vi behandler personopplysninger, må vi ha et rettslig grunnlag. Behandlingen kan være nødvendig fordi:
- vi har en rettslig plikt til å behandle personopplysningene, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c
- vi skal utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e.
Det rettslige grunnlaget for oppgavene våre følger blant annet av forvaltningsloven, offentleglova og domstolloven.
Hvem behandler vi personopplysninger om?
Vi kan behandle personopplysniner om:
- personer som henvender seg til domstolene
- personer som har en forvaltningssak til behandling hos domstolene
- arvinger og andre personer som er involvert i saker om dødsfall
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Hvilke personopplysninger vi behandler, avhenger av henvendelsen eller saken. Vi kan blant annet behandle:
- navn
- fødselsnummer
- kontaktinformasjon
- andre personoopplysninger du gir oss
- sensitive personopplysninger du gir oss
Hvor får vi personopplysningene fra?
Vi får personopplysningene først og fremst fra deg. Vi kan også hente opplysninger fra Folkeregisteret.
Hvem deler vi personopplysningene med?
I saker om dødsfall deler vi enkelte personopplysninger med Digitaliseringsdirektoratet til bruk i løsningen Digitalt dødsbo. Vi deler:
- fødselsnummer til arvingen og opplysninger om hvem personen arver
- hvilken type arving personnen er, for eksempel barn, ektefelle eller testamentsarving
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?
Vi oppbevarer personopplysningene så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og så lenge lover og forskrifter krever det. Når vi ikke lenger har behov for opplysningene, sletter eller anonymiserer vi dem.
Opplysninger som skal arkiveres, blir oppbevart etter reglene i arkivloven.
Hvor behandler vi personopplysningene?
Vi bruker ulike systemer og løsninger når vi behandler personopplysninger. Hvilke vi bruker, avhenger av saken eller henvendelsen. Vi bruker blant annet:
- WebSak (saks- og arkivsystem)
- Microsoft 365 (e-post, Copilot mv.)
- Lovisa (domstolenes saksbehandlings- og arkivsystem)
- Altinn.no (til digital utsendelse)
- EntraID (til sikker identifisering og tilgangsstyring)
- Digipost (til digital utsendelse)
- DFØs økonomisystemer
- papir (dersom henvendelsen ikke kommer elektronisk)
- telefon