Personvernerklæring og informasjonskapsler

Personvernerklæringen forteller om hvordan domstolene og Domstoladministrasjonen (DA) samler inn og bruker personopplysninger. En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til en enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og lignende.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nedenfor finner du informasjon om bruk av informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider, hvilke tekstfiler det er og hvilket formål de benyttes til. 

Personvernerklæring for domstolene og Domstoladministrasjonen (DA)

 

 Informasjonskapsler (cookies)

Personvernerklæring for domstolene og Domstoladministrasjonen (DA)

Denne personvernerklæringen inneholder opplysninger du har krav på når du besøker nettstedet vårt. I tillegg gis informasjon om den behandlingen av personopplysninger som vi gjør i andre sammenhenger, for eksempel når du tar kontakt med oss på e-post, søker på en stilling eller registrerer deg på domstolenes aktørportal. Vi vil henvise til denne erklæringen ved spørsmål om hvordan vi håndterer personopplysninger.

Domstoladministrasjonen (DA) v/direktøren er behandlingsansvarlig for DAs behandling av personopplysninger. Den enkelte domstol v/domstollederen er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i forbindelse med dømmende virksomhet. DA og den enkelte domstol har i fellesskap behandlingsansvaret for ikke-dømmende virksomhet i den enkelte domstol.

Åpenhet om innsamling og bruk av personopplysninger er viktig for oss. Vi ønsker at de som får sine personopplysninger registrert skal kunne vite hva som samles inn og hva de brukes til. Vi er også opptatt av at dine personopplysninger behandles på en sikker og forsvarlig måte. Vi har innført ulike sikkerhetstiltak for å oppnå dette. Alle opplysninger som behandles i våre systemer er lagret på egne servere. Det er tilgangsstyring i de ulike systemene. Bare medarbeidere som har et faktisk behov, skal være i befatning med personopplysningene.

Dine rettigheter

De som er registrert i våre systemer har rett til informasjon om vår behandling av personopplysninger og rett til innsyn i egne opplysninger. Du har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger vi ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Vi skal besvare slike henvendelser innen én måned. Mer informasjon om dine rettigheter og hvordan du går frem for å benytte rettigheten finner du på siden «dine rettigheter».

Når domstolene behandler enkeltsaker i sin dømmende virksomhet, gjelder ikke disse rettighetene. Det finnes egne regler om for eksempel innsyn i prosesslovene. Mer om dette nedenfor i punktet «domstolenes dømmende virksomhet».

Domstolenes dømmende virksomhet

Personvernregelverket gjør unntak for dømmende virksomhet

Personvernregelverket gjør unntak for store deler av den behandling av personopplysninger som foregår i domstolene. Reglene gjelder ikke når domstolene behandler enkeltsaker, det vil si i den dømmende virksomheten. Unntaket finner du i personopplysningsloven § 2 andre ledd bokstav b hvor det er fastsatt at saker som behandles i medhold av rettspleielovene (dømmende virksomhet i domstolene) er unntatt personvernregelverket.

Selv om det gjelder et unntak for dømmende virksomhet, er det viktig for oss å være åpne om hvordan personopplysninger behandles hos domstolene og at opplysningene behandles på en forsvarlig og sikker måte.

Domstolenes behandling i sin dømmende virksomhet

Domstolene behandler ulike typer personopplysninger i forbindelse med sin dømmende virksomhet. Det kan være opplysninger om navn og kontaktinformasjon som registreres i saksbehandlingssystemet, Lovisa, når domstolen registrerer inn saken. I tillegg finnes ulike typer personopplysninger, også sensitive opplysninger, i dokumentene i de enkelte sakene. Alle aktører i en sak får sine personopplysninger registrert. Det kan være partene i saken, advokater, vitner, sakkyndige, tolker, meddommere og andre som har en tilknytning til saken. Opplysningene som registreres kan komme fra den registrerte selv, en advokat, motpart eller et offentlig organ.

Domstolen ved domstolleder er behandlingsansvarlig og har et overordnet ansvar for hvordan personopplysninger behandles i forbindelse med den dømmende virksomheten, herunder hvordan saksbehandlingssystemet, Lovisa, benyttes. Domstoladministrasjonen (DA) har ansvaret for å drifte og utvikle Lovisa og selskapet Computas hjelper med utviklingen av dette systemet. Det daglige ansvaret for dette ligger hos avdelingsdirektør for IKT.

Regler for hvordan personopplysninger behandles i dømmende virksomhet

Det finnes ulike bestemmelser i prosesslovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven osv) som legger føringer for hvordan personopplysninger håndteres i forbindelse med domstolenes dømmende virksomhet. For lagring og sletting gjelder arkivlovgivningen.

Personvernregelverkets bestemmelser om innsyn, sletting og retting gjelder ikke når domstolene behandler personopplysninger i dømmende virksomhet. Prosesslovgivningen, herunder domstolloven, tvisteloven og straffeprosessloven, regulerer domstolenes behandling av enkeltsaker. Prosesslovgivningen er styrende for hvordan personopplysningene behandles i disse sakene og hvem som har rett til innsyn. Utfyllende regler om innsyn finnes i forskrift om offentlighet i rettspleien. Der fremgår blant annet at pressen skal ha tilgang til visse dokumenter. Dette er nærmere beskrevet under punktet «berammingslister og pressetjenester» nedenfor. Prosesslovene regulerer også partenes rett til innsyn i domstolenes dokumenter.

Publisering av domstolenes avgjørelser

Høyesterett publiserer sine avgjørelser på egne nettsider. Offentlighetsreglene er styrende for om avgjørelsen skal anonymiseres før publisering. I tillegg sendes alle avgjørelser fra Høyesterett og lagmannsrettene, og utvalgte avgjørelser fra tingrettene, Oslo byfogdembete og jordskifterettene til Lovdata, Gyldendal Rettsdata og DIBKunnskap. Disse virksomhetene publiserer avgjørelsene på sine nettsider og er ansvarlige for behandling av personopplysninger i den forbindelse.

Domstolenes avgjørelser og andre saksdokumenter sendes også til andre offentlige organer, når det fremgår av lov eller forskrift at avgjørelsen skal sendes til folkeregisteret, personregisteret eller andre organer. 

Ikke-dømmende oppgaver i domstolene

Forvaltningsoppgaver

Ved siden av den rent dømmende virksomheten, har domstolene også oppgaver av mer forvaltningsmessig art. Det kan for eksempel være saksbehandling av dødsfall, oppbevaring av testamenter og notarialoppgaver. Disse sakene omfattes av personvernregelverket og personopplysningene behandles i tråd med personvernreglene. I tillegg finnes bestemmelser i annet regelverk, for eksempel skifteloven og lov og forskrift om notarius publicus, som legger føringer for hvordan disse sakene skal behandles.

Opplysninger som registreres er typisk navn og kontaktinformasjon og opplysningene hentes i hovedsak fra den registrerte selv. Saksdokumentene kan inneholde ulike typer personopplysninger. Opplysningene lagres i Lovisa og oppbevares i henhold til arkivlovgivningen.

Opplysninger om aktører i rettssystemet

Både domstolene og Domstoladministrasjonen (DA) behandler personopplysninger om aktører i rettssystemet, også utenfor det som kan kalles rent dømmende virksomhet. Det er for eksempel tilfelle for meddommere, tolker, bistandsadvokater, forsvarere m.fl. I hovedsak dreier det seg om lister med kontaktinformasjon og liknende, som lagres i filsystemet og oppdateres fortløpende. Den enkelte domstol, eller DA, er ansvarlig for egne lister og for behandling av personopplysninger i den forbindelse.

Generelle henvendelser

Domstolene besvarer også en rekke generelle henvendelser, som ikke er knyttet til enkeltsakene som er eller har vært til behandling. I tillegg behandler domstolene personopplysninger i forbindelse med intern administrering, dette omtales nedenfor i punktet «opplysninger om egne medarbeidere».

Sakarkivsystemet WebSak er i ferd med å tas i bruk i domstolene. Systemet har fullelektronisk journalføring og lagring av dokumenter. WebSak er et system fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK). I første omgang vil enkelte domstoler ta i bruk dette systemet og benytte det i forbindelse med administrative oppgaver og behandling av generelle henvendelser. Det som er beskrevet nedenfor om WebSak (se punkt om «saksbehandling og arkiv i DA») er gjeldende for domstolenes bruk av WebSak, med de presiseringer som følger her. Ved siden av WebSak benyttes også Outlook og lokalt filsystem for behandling av generelle henvendelser og administrative oppgaver.

Det vil være domstollederen i den enkelte domstol som har ansvaret for behandling av personopplysninger i WebSak, men det daglige ansvaret kan være delegert til en administrasjonssjef eller en saksbehandler. DA har et overordnet ansvar for systemet, i den forbindelse også etablering av tilstrekkelige sikkerhetstiltak.

De domstoler som ikke har tatt i bruk WebSak benytter Outlook, lokalt filsystem og til dels også domstolenes saksbehandlingssystem, Lovisa, og Altinn for administrative oppgaver og behandling av generelle henvendelser.

Vi mottar den største andel henvendelser via våre postmottak i systemet Outlook. Hver enkelt domstol har et eget postmottak. Arkivverdig post journalføres og legges i relevant fagsystem. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Domstoler som benytter WebSak har fullelektronisk arkivering av informasjonen som behandles i dette systemet. For øvrig har domstolene papirarkivering. Opplysninger som ikke skal arkiveres, slettes. Den enkelte domstol har ansvaret for å ha rutiner for lagring og sletting i domstolens postmottak, den enkelte medarbeiders e-postkasse, filområdet og Altinn.

Saksbehandling og arkiv i Domstoladministrasjonen (DA)

Domstoladministrasjonen (DA) bruker WebSak som sakarkivsystem med fullelektronisk journalføring og lagring av dokumenter. WebSak er et system fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK). Arkivleder i DA er delegert det daglige ansvaret for systemet og har også det daglige ansvaret for DAs historiske arkiv. Direktørene for de ulike enhetene i DA skal følge opp at den faktiske saksbehandlingen og arkiveringen er i samsvar med nedfelte rutiner.

Vi behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven. Eksempelvis besvarer vi henvendelser fra publikum og veileder etter bestemmelsene i forvaltningsloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde ulike opplysninger, også sensitive personopplysninger. Opplysningene registreres for å kunne behandle saken/henvendelsen. Registrering, lagring og sletting følger arkivlovgivningen.

DA er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig. EInnsyn er Difis felles innsynsløsning for hele det offentlige Norge.

I offentlighetsforskriften § 7, se § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til personopplysningsloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Innsynsbegjæringen blir oppbevart (arkivert). Dette gjelder også forespørsler om innsyn via eInnsyn. Se mer informasjon om offentlighet og innsyn.

E-post og telefon

E-post

Både domstolene og Domstoladministrasjonen (DA) benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Domstollederen i den enkelte domstol og DAs direktør har det øverste ansvaret for behandlingen. Det daglige ansvaret i DA og i de store domstolene ligger til lederen for den avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas. Arkivverdig e-post journalføres og overføres til relevant fagsystem.

I tilfelle den enkelte medarbeider mottar e-poster i sin e-postkasse direkte, er vedkommende selv ansvarlig for at meldinger som ikke lenger er aktuelle slettes fortløpende. Ved fratreden slettes e-postkontoene.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med ukryptert e-post. Vi benytter LiquidFiles sikker filoverføring for kryptering av vedlegg i e-poster, der det anses nødvendig ut i fra innholdet i vedlegget.

Telefon

Telefonsamtaler, det vil si telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen, logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Det er ulik lagringstid ut i fra hvilket loggnivå samtalen legges på, sletting skjer etter 5 til 60 dager. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Atea og Phonero er våre databehandlere inne telefoni.

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Aktørportalen

I domstolenes aktørportal (Aktørportalen) kan domstoler og advokater i sivile skjønns- og tvistesaker utveksle saksinformasjon og dokumenter. Salærbehandling for både tviste- og straffesaker inngår også. Domstoladministrasjonen (DA) er behandlingsansvarlig for opplysningene som registreres i Aktørportalen og avdelingsdirektør for IKT-enheten har det daglige ansvaret for portalen. Selskapet Bekk utvikler Aktørportalen for oss.

Det er fastsatt i forskrift om elektronisk kommunikasjon med domstolene (ELSAM-forskriften) at DA plikter å drive Aktørportalen. Det er også fastsatt at advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter å registrere seg i portalen når de opptrer som prosessfullmektig i skjønns- eller tvistesaker eller fremsetter krav om salær.

Opplysningene som innhentes ved registrering i portalen er nødvendige for å gi vedkommende tilgang til Aktørportalen og benyttes for brukeradministrering og kommunikasjon med brukeren via Aktørportalen.

I Aktørportalen finnes en egen personvernerklæring med ytterligere informasjon, for de som skal registrere seg. Der finnes også informasjon om bruk av informasjonskapsler i portalen.

Berammingslister og pressetjenester

På domstol.no publiseres berammingslister. Dette er en liste med informasjon om når og hvor en rettssak går, samt rettens administrator og advokater. I sivile saker vil navn på partene framgå, i straffesaker fremgår navnet på tiltalte, med mindre det er en sak som skal unntas fra offentlighet i tråd med domstolloven. Det er fastsatt i forskrift om offentlighet i rettspleien hvilke opplysninger, herunder personopplysninger, berammingslistene skal inneholde.

Daglig berammingsliste til den enkelte domstol vises også på skjerm i lokalene til domstolen.

I forskrift om offentlighet i rettspleien er det også bestemt at berammingslisten kan legges på egne sider for pressen (pressetjenesten). Forskriften regulerer hvilke andre dokumenter som kan legges ut på pressesiden. Opplysningene slettes etter reglene i forskriften.

Journalister kan logge seg på pressetjenesten for å se berammingslister, tiltaler og dommer. Innlogging krever elektronisk identifikasjon. For å få tilgang til pressesidene må den enkelte journalist sende en søknad, dette krever også elektronisk identifikasjon. Domstoladministrasjonen (DA) er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i denne forbindelse. Det daglige ansvaret ligger til avdelingsdirektør for IKT-enheten .Vi har utarbeidet en egen personvernerklæring for behandling av personopplysninger i pressetjenesten, som er tilgjengelig i tjenesten.

Portal for meddommerutvalg

Portal for meddommerutvalg er en digital løsning for innrapportering av valgte meddommere, det vil si alminnelige meddommere, jordskiftemeddommere, arbeidslivskyndige meddommere og skjønnsmedlemmer. Opplysningene hentes fra kommunene og fylkeskommunene som registrerer opplysninger om meddommere direkte i portalen. For arbeidslivskyndige meddommere hentes opplysningene fra arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjonene. Navn og adresse hentes fra folkeregisteret når fødselsnummer registreres i portalen. Andre opplysninger som registreres er yrke og stilling, telefonnummer og e-postadresse. For enkelte meddommere registreres også kyndighet, arbeidsplass, arbeidstelefon og fagforeningstilhørighet. Det er lovbestemt at domstolene skal ha tilgang på disse opplysningene og meddommere plikter å gi opplysningene.

Opplysningene som registreres i portalen, overføres til domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa. Opplysningene benyttes når den enkelte domstol trenger å komme i kontakt med en meddommer. I tillegg benyttes opplysningene i forbindelse med domstolenes dømmende virksomhet, i saker som skal behandles med meddommere. Dopmstoladministrasjonen (DA) benytter også opplysningene til å komme i kontakt med meddommere, for eksempel ved utsendelse av spørreundersøkelser. I disse tilfellene hentes opplysningene ut fra Lovisa. Se for øvrig informasjon under punktet spørreundersøkelser. Opplysninger om alminnelige meddommere sendes også over til Sentralenheten for fylkesnemndene.

DA er behandlingsansvarlig for personopplysninger i meddommerportalen og det daglige ansvaret ligger til avdelingsdirektør for IKT-enheten. Opplysningene slettes fra portal for meddommerutvalg når det velges nytt meddommerutvalg, det vil si etter fire år.

Sidegjøremålsregisteret

Domstoladministrasjonen (DA) har ansvar for å godkjenne dommeres sidegjøremål og for å føre register over sidegjøremål. Det daglige ansvaret for dette ligger til avdelingsdirektør for juridisk og jordskiftefag.

Føring av sidegjøremålsregister er en lovpålagt oppgave som følger av domstolloven. For dette formålet registreres navn og fødselsdato på dommere/dommerfullmektiger, siste stilling før utnevnelse som dommer og type sidegjøremål (verv, medlemskap, investeringer, deltakelse i utvalg/råd o.l.). Det er fastsatt i domstolloven at dommere/dommerfullmektiger plikter å oppgi disse opplysningene til DA på eget initiativ. Registeret lagres i DAs sakarkivsystem WebSak. Informasjonen publiseres også på hjemmesiden vår domstol.no slik at publikum kan gjøre seg kjent med innholdet, slik de har krav på etter domstolloven.

Opplysningene slettes når dommeren/dommerfullmektigen slutter eller går av med pensjon. Ellers slettes et registrert sidegjøremål når det er gått tre år etter at sidegjøremålet ble avsluttet.

Besøk og arrangement i domstolene

Liste over besøkende

Enkelte domstoler har en gjestebok/besøksprotokoll, der de som besøker domstolens lokaler må skrive seg inn. Opplysninger som registreres er navn, tidspunkt inn og ut og eventuelt hensikten med besøket eller hvem vedkommende skal besøke. Formålet er å dokumentere hvem som har vært i domstolens lokaler, av sikkerhetsmessige hensyn. Den enkelte domstol har ansvaret for sin gjestebok/besøksprotokoll, og det daglige ansvaret ligger gjerne til ekspedisjonen eller en saksbehandler.

Deltakelse på arrangementer/saker

Domstoler med nettsteder under portalen domstol.no bruker iblant skjema for påmelding til aktiviteter i domstolen. Eksempler på dette er skolebesøk og saker med stor medieinteresse. Domstollederen i den enkelte domstol har det overordnede ansvaret for bruk av slike skjema, men det daglige ansvaret er gjerne delegert til en saksbehandler.

Kun personopplysninger som er nødvendige for formålet etterspørres, det vil eksempelvis være navn og kontaktopplysninger for kontaktperson. I forbindelse med omvisninger eller andre større arrangementer kan det også utarbeides lister over deltakere på arrangementet, dersom det er nødvendig for å lette gjennomføringen av arrangementet.

Opplysningene slettes etter at besøket/saken er avsluttet. I noen tilfeller oppbevares opplysningene lenger, for eksempel til arkivformål eller av sikkerhetshensyn.

Besøk og arrangement i Domstoladministrasjonen (DA)

Liste over besøkende

Besøkende i Domstoladministrasjonens (DAs) lokaler skriver seg inn i en gjestebok. Opplysninger som registreres er navn, hvem vedkommende skal besøke, tidspunkt inn og ut. Formålet er å dokumentere hvem som har vært i våre lokaler, av sikkerhetsmessige hensyn. Servicedesken i DA har det daglige ansvaret for gjesteboken. Boken oppbevares maks to år etter besøket.

Liste over seminardeltakere

Når du melder deg på kurs, seminar eller liknende, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon. Etter at kurset er gjennomført, lagres fortsatt opplysningene for å kunne ha oversikt over hvem som har deltatt på ulike kompetansetiltak.

Påmelding til kurs i DAs regi, skjer i hovedsak i Kompetanseportalen, et system levert av IST. Opplysninger som innhentes er navn, kontaktopplysninger og arbeidssted. I tillegg kan det være aktuelt med overnattingssted, allergier eller andre spesielle behov. Opplysningene hentes ut av portalen for eksempel når det skal lages påmeldingslister. Disse listene distribueres til alle påmeldte, foredragsholdere og involverte i DA, og inneholder opplysninger som navn og arbeidssted.

Avdelingsdirektør for HR og kompetanse har det daglige ansvaret for denne behandlingen.

Kameraovervåkning

I enkelte domstoler kan det være kameraovervåkning inne i lokalene og eventuelt ved bi-inngang. Dette blir gjort av sikkerhetshensyn. Både for å forebygge at farlige situasjoner oppstår og ivareta hensynet til sikkerheten for alle som oppholder seg i domstolens lokaler.

Den enkelte domstol har ansvaret for slik overvåkning og inngår egne avtaler med leverandører. De domstoler som har kameraovervåkning informerer alltid om dette ved skilting eller liknende.

Opptakene behandles etter forskrift om kameraovervåkning i virksomhet. Personopplysninger som samles inn i forbindelse med kameraovervåkning vil bare bli utlevert i henhold til forskriften, i hovedsak kun til politiet for etterforskningsformål. Opptak slettes i henhold til forskift om kameraovervåkning i virksomhet.

Spørreundersøkelser

Domstoladministrasjonen (DA) og domstolene benytter spørreundersøkelser for å kunne forbedre vårt tilbud og til statistikk. Avdelingsdirektør for enhet for Økonomi og Eiendom har det daglige ansvaret for DAs spørreundersøkelser. I domstolene kan det daglige ansvaret ligge til en avdelingsleder eller til en saksbehandler. Domstolene og DA bruker SurveyXact til å gjennomføre undersøkelser.

Når vi sender ut en spørreundersøkelse vil vi alltid informere om formålet med undersøkelsen. Hvilke opplysninger som hentes inn i forbindelse med den enkelte spørreundersøkelsen, avhenger av formålet. Det er frivillig å delta på undersøkelser og vi vil alltid opplyse om spørreundersøkelsen er anonym eller ikke. Opplysningene vil ikke deles med andre eller brukes til andre formål enn det som er angitt i den enkelte spørreundersøkelsen.

I tilfeller resultater fra undersøkelsene lagres lokalt i DA eller i en domstol, vil det som hovedregel være i anonymisert form. Hvor lenge svarene på undersøkelsen lagres hos SurveyXact, kan variere ut i fra formålet til den enkelte spørreundersøkelsen.

Rekruttering

Dersom du søker jobb i en domstol eller i DA trenger vi å behandle dine personopplysninger for å vurdere søknaden. I forbindelse med rekrutteringen registreres ulike typer personopplysninger. Det vil være opplysninger den enkelte søker oppgir i en jobbsøknad og opplysninger som innhentes underveis i rekrutteringsprosessen. Dette vil typisk være navn, kontaktinfo, CV, ulike opplysninger i søknadsteksten og i attester, kompetansebevis og referanser.

Rekruttering i DA

For rekruttering i DA er direktøren overordnet ansvarlig, men det daglige ansvaret ligger til DAs avdelingsdirektør for HR-området. DA benytter JobbNorge i forbindelse med rekruttering og mottar søknader med tilhørende dokumentasjon i JobbNorges system. Søknader og tilhørende dokumentasjon, søkerlister lagres i vårt sakarkivsystem WebSak (nærmere beskrevet under punkt om saksbehandling og arkiv). Når rekrutteringen er ferdig avsluttes saken i JobbNorge, og opplysninger slettes i henhold til JobbNorges rutiner. I WebSak oppbevares og slettes søknader, søkerlister, innstillinger m.m i henhold til arkivlovgivningen.

Rekruttering i domstolene

For rekruttering til administrative stillinger og dommerfullmektigstillinger i den enkelte domstol er domstollederen ansvarlig for behandling av personopplysninger. I større domstoler kan det daglige ansvaret være delegert.

Noen domstoler benytter JobbNorge i rekrutteringen og mottar søknader i deres system. Andre domstoler mottar søknader direkte i post eller e-post. De domstoler som benytter sakarkivsystemet WebSak lagrer søknader og andre dokumentere knyttet til rekrutteringsprosessen i dette systemet. Domstoler som ikke benytter WebSak lagrer dokumentene lokalt i filområdet. Ved bruk av JobbNorge slettes opplysningene i henhold til JobbNorges rutiner etter at domstolen har avsluttet rekrutteringen. Dokumenter knyttet til rekrutteringen arkiveres i WebSak eller i domstolens papirarkiv i henhold til arkivlovgivningen.

Rekruttering til dommerstillinger

DA har ansvaret for å annonsere ledige dommerstillinger og domstollederstillinger. Innstillingsrådet for dommere (IR) behandler søknadene og avgir innstilling. Kongen i statsråd utnevner dommere.

DA har ansvaret for utlysning og mottak av søknader. JobbNorge benyttes for rekruttering til disse stillingene. Søknader sendes til JobbNorge, som er DAs databehandler. DA lagrer opplysningene i WebSak og lokalt på filområde. Opplysninger på filområdet slettes når rekrutteringen er avsluttet. I WebSak oppbevares og slettes opplysningene i henhold til arkivlovgivningen. DA er behandlingsansvarlig frem til Innstillingsrådet for dommere (IR) overtar, det vil si når søknadsfristen er passert og søknadene er klare for behandling. Opplysningene utleveres til IR og domstollederen i den domstolen som har det ledige embetet. For IRs behandling av personopplysninger se personvernerklæring på deres hjemmeside.

Opplysninger om medarbeidere

Domstoladministrasjonen (DA) og domstolene behandler personopplysninger om sine medarbeidere for å administrere lønn og arbeidsforhold.  I DA er det avdelingsdirektør for HR og kompetanse som har ansvaret for administrering av arbeidsforhold, og administrering av lønn ligger til leder for Økonomi og Eiendom. I domstolene har domstolleder ansvaret, men det daglige ansvaret kan ligge til en administrasjonssjef eller en økonomienhet/-medarbeider.

Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, herunder personopplysninger, lønnsopplysninger, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og tariffavtaleområde. DFØ er vår databehandler på lønn- og regnskapsområdet.

Det kan også registreres opplysninger i tilknytning til inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Andre opplysninger om medarbeidere er knyttet til tilsettingsforholdet. Alle nåværende og tidligere medarbeidere har en personalmappe i DAs eller domstolens arkivsystem.

Opplysningene hentes i hovedsak fra medarbeiderne selv og utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige rapporteringer. Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Vi har laget en utfyllende personvernerklæring internt, som er tilgjengelig for alle våre medarbeidere.

Behandling av personopplysninger på domstol.no 

Portalen domstol.no er en portal for nettstedene jordskifte.no, domstol.no, digitaledomstoler.no og de fleste nettstedene til de alminnelige domstolene samt jordskifterettene. I tillegg kommer nettstedene til Tilsynsutvalget for dommere, Innstillingsrådet for dommere, Utmarksdomstolen for Finnmark og Finnmarkskommisjonen. Alle disse har et selvstendig ansvar for sine sider under domstol.no.

Domstoladministrasjonen (DA) har det redaksjonelle ansvaret for nettstedene domstol.no og jordskifte.no. DA har også koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle fellessider. Webredaktøren i DA har det daglige ansvaret for DAs behandlinger av personopplysninger på domstol.no. Den enkelte domstol ved domstolleder har ansvaret for innholdet på sin side under domstol.no og for eventuell publisering avpersonopplysninger der. DA har ansvaret for tekniske forhold som for eksempel sikkerhet, informasjonskapsler m.m.

Epinova er vår databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Evry er vår driftsleverandør for domstol.no.

DA samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på domstol.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun DA, Epinova og Evry som har tilgang til opplysningene som samles inn. Mer informasjon finner du under punktet Informasjonskapsler.

«Fant du det du lette etter?» - tilbakemeldingsfunksjon

På nettstedene til domstolene og Domstoladministrasjonen (DA) kan du gi tilbakemelding på om du fant informasjonen du lette etter. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet. DA behandler alle tilbakemeldinger i denne funksjonen, også de som legges inn på den enkelte domstols hjemmeside.

Vi oppfordrer ikke til at det registreres personopplysninger i denne funksjonen. I enkelte tilfeller kan det likevel være lagt inn personopplysninger i selve tilbakemeldingsteksten, for eksempel navn.

Tilbakemeldinger som kommer inn i denne funksjonen behandles i vårt system Technet Management System (TMS), levert av Technet som er vår databehandler. DA er ansvarlig for denne behandlingen og Servicedesken i DA har det daglige ansvaret.

Etter at tilbakemeldingen er behandlet og lukket, vil den kun brukt til statistiske formål.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for domstolenes og Domstoladministrasjonens (DAs) behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Domstolene og DA praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.

Når det gjelder domstolenes behandling av enkeltsaker, finnes det egne regler for offentlighet og innsyn i domstolloven, tvisteloven, straffeprosessloven og i forskrift om offentlighet i rettspleien. Dette er beskrevet ovenfor, under punktet «dømmende virksomhet».

Arkivlova gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt regler om avlevering til arkivinstitusjon. Regnskapsloven har også regler som er av betydning for oppbevaring og sletting av personopplysninger.

Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet domstol.no benytter informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en god brukeropplevelse. Domstol.no er bygd på publiseringsløsningen Episerver. Vi bruker Google analytics til statistikk over besøk på nettstedet. Disse systemene setter ulike cookies for å styre hvordan innhold vises.

De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du endre nettleserens innstillinger til å blokkere cookies fra domstol.no. Det kan imidlertid føre til at nettstedet vårt oppleves mindre optimalt for deg.

Nedenfor følger en oversikt over hvilke cookies som benyttes.

Episerver

Følgende cookies settes av Episerver:

ASP.NET_SessionId - Brukes for at nettstedet skal klare å skille brukere fra hverandre. Cookien slettes automatisk når du lukker nettleseren din.

EPiForm_BID - Brukes når du fyller ut et skjema på domstol.no, for at Episerver skal holde rede på hvilke skjemaer som fylles ut. Cookien slettes automatisk etter 90 dager.

 EPiForm_VisitorIdentifier - Brukes når du sender inn et skjema på domstol.no, for at Episerver skal holde rede på hvilken bruker som har sendt inn hvilket skjema. Cookien slettes automatisk etter 90 dager.

EPiServerLogin, EPiDPCKEY, .ASPXRoles - Brukes av Episerver for å holde rede på tilganger og brukerrettigheter (kun for innloggede brukere på domstol.no, det vil si redaktører i domstolene og DA). Disse cookiene slettes automatisk når nettleseren lukkes.

Vi bruker også et tredjepartsverktøy med cookies for deling av sider på e-post og sosiale medier.

Google Analytics

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics (GA) til å gi generell statistikk om hvordan nettstedet brukes slik at vi kan forbedre innholdet. Statistikk gir blant annet informasjon om hvordan du som bruker manøvrerer på nettstedet, hvilke sider som besøkes og ikke, og hvilken nettleser som benyttes. IP-adressen din blir automatisk anonymisert, slik at informasjonen ikke kan spores tilbake til deg som enkeltperson.

Vi samler inn hele IP-adressen, men legger inn et script som fjerner de siste sifrene fra din IP-adresse før informasjonen lagres av Google Analytics. Mottatte opplysninger er underlagt Google sine retningslinjer for personvern.

Følgende cookies settes av Google Analytics:

 _utma - Brukes for å skille mellom (anonyme) brukere. Cookien slettes automatisk når det er 2 år siden brukeren var innom nettstedet sist.

 _utmb - Brukes for å holde rede på nye besøkende på nettstedet. Cookien slettes automatisk når det er 30 minutter siden brukeren først var inne på nettstedet.

 _utmz - Brukes for å holde rede på hvordan den besøkende endte opp på nettstedet (trafikkilden). Cookien slettes automatisk når det er 6 måneder siden brukeren var innom nettstedet sist.

Google Tag Manager

Vi bruker Google Tag Manager til å styre ulike kodesnutter for statistikk og tilpasning. Til dette settes en egen cookie.

Kontakt oss

Kontaktinformasjon til Domstoladministrasjonen:

 E-post: postmottak@domstol.no

Telefon: 73 56 70 00 Postadresse: Postboks 5678 Torgarden 7485 Trondheim

Kontaktinformasjon til den enkelte domstol

Kontaktinformasjon til domstolenes og DAs personvernombud

Informasjon om og skjema for innsyn, retting og sletting

 Vi gjør oppmerksom på at sensitive opplysninger ikke bør sendes på e-post.