Definisjoner
- Aktørportalen: domstolenes tjeneste for digital samhandling med advokater, meddommere og selvprosederende parter.
- Bruker: alle registrerte brukere av Aktørportalene.
Plikt til kommunikasjon via Aktørportalen
Advokater og autoriserte advokatfullmektiger plikter etter ELSAM-forskriften § 3 a:
- å registrere seg som bruker i Aktørportalen.
- å kommunisere med domstolene gjennom Aktørportalen i alle saker.
- å foreta alle prosesshandlinger i Aktørportalen i alle saker.
- å sende inn alle dokumenter i saken i Aktørportalen i alle saker.
- å sende inn salær i saker i Aktørportalen.
- å avbryte frister gjennom Aktørportalen (domstolloven § 146 andre ledd).
Plikten gjelder så langt det er teknisk støttet i Aktørportalen, og inntrer når vedkommende etter ELSAM-forskriften § 2 første ledd bokstav a og b:
- opptrer som prosessfullmektig i en skjønns- eller tvistesak.
- opptrer som forsvarer eller bistandsadvokat i straffesak.
- framsetter krav om salær.
Det forutsettes at brukere aktivt følger opp varsler om aktivitet i Aktørportalen, og sikrer at kontaktinformasjonen i profilen er korrekt til enhver tid.
Tilgang til saker
Brukere har tilgang til saker i Aktørportalen så lenge saken er pågående, og i inntil tre måneder etter at saken er avsluttet.
Aktørportalen er ikke et arkiv, men inneholder informasjon om aktive saker for domstolene. Brukere bør sikre at filer som skal arkiveres er lastet ned i god tid før tilgangen fjernes.
Delegater
Brukere kan delegere tilgang i sine saker til delegater (“portalmedhjelper” etter ELSAM-forskriften § 4). Delegater kan utføre praktiske saksbehandlingsoppgaver i Aktørportalen på vegne av dem.
Det er kun den registrerte brukeren som kan beslutte prosesshandlinger og andre disposisjoner. Alle disposisjoner delegaten foretar, skjer på vegne av brukeren. Brukeren hefter for alle disposisjoner og handlinger delegaten foretar seg på deres vegne i Aktørportalen.
Delegaten må arbeide ved samme kontor som den registrerte brukeren.
Merk: kvittering for mottatt forkynning kan ikke utføres av delegater som ikke har rett til å foreta prosesshandlinger.
Varsler
Brukeren får varsel:
- når et nytt dokument hvor de er mottaker blir tilgjengeliggjort i Aktørportalen (forkynninger, innkallinger m.m.).
- når en annen part sender inn et dokument i saken.
- når domstolen ønsker å gjøre brukeren spesielt oppmerksom på et konkret dokument.
- når det er produsert dokumentsamling i saken.
- når domstolen har feilført et dokument som du er mottaker eller avsender av.
Det sendes varsel for dokumenter der brukeren er adressat, men ikke for kopimottakere.
Varsler sendes til e-postadresse/telefonnummer som brukeren selv har oppgitt i sin profil. Brukere plikter å holde sin kontaktinformasjon oppdatert.
Innsending av dokumenter
Så lenge du er bruker av Aktørportalen plikter du å sende alle dokumenter til domstolen i Aktørportalen, så langt det er teknisk mulig.
Innsendte dokumenter blir synlige i Aktørportalen for deg, andre prosessfullmektiger / advokater, parter i jordskiftesaker, og eventuelle meddommere i saken.
Ved digital innsending av dokumenter i Aktørportalen vil avsenderen motta en bekreftelse på at dokumentet er mottatt (“kvittering”).
Fristavbrudd
Generelle regler om frister gjelder også ved digital kommunikasjon med domstolene gjennom Aktørportalen, herunder blant annet reglene om fristfastsettelse, oppreisning for fristoversittelser mv.. Etter domstolloven § 146 andre ledd fjerde punktum er det obligatorisk å avbryte frister gjennom Aktørportalen. Avbrytelse på annen måte er ikke tillatt.
Det er tidspunktet for innsending i Aktørportalen som avgjør når en prosessuell frist anses avbrutt. Innsendingstidspunktet som gjelder ved fristavbrytelse er det tidsstempelet som vises i kvitteringen til det innsendte dokumentet.
Forkynning
Forkynning i Aktørportalen gjøres som underhåndsforkynning. Forkynningstidspunktet er den datoen forkynningsbrevet blir gjort tilgjengelig for brukeren i Aktørportalen (jf. HR-2018-327-U).
Forkynte dokumenter blir tilgjengelige for brukeren i dokumentlisten på lik måte som andre dokumenter, og brukeren vil få varsel.
Brukeren plikter å sende kvittering på forkynning i Aktørportalen. Kvittering på forkynning sendes ved å laste ned forkynningsbrevet og sende det inn igjen som et nytt dokument i saken.
Merk: Henvisningen i ELSAM-forskriften § 9 annet ledd til bestemmelsene om elektronisk forkynning i postforkynningsforskriften § 4 tredje ledd, § 7 og § 8 er ikke trådt i kraft. Den trer først i kraft når departementet bestemmer, jf. ELSAM-forskriften § 9 fjerde ledd.
Signatur
Signering i Aktørportalen gjøres ved at du er innlogget og dermed identifisert som avsender av dokumenter. Dette bygger på en løsning som oppfyller kravene til autentiseringsmekanismer i forskrift om frivillige selvdeklarasjonsordninger for nivå "person høyt".
Aktørportalen loggfører hvem som signerer et dokument, og når det signeres. Dokumentet sikres mot etterfølgende endringer ved bruk av mekanismer for integritetsbeskyttelse. Det er etablert mekanismer som hindrer at det i ettertid kan benektes at et dokument er sendt.
Dette er derfor likestilt med underskrift, jf. ELSAM-forskriften § 11, og erstatter fysisk signatur/underskrift på papirer.
Tilgjengelighet
Aktørportalen er til vanlig tilgjengelig hele døgnet, men kan være utilgjengelig i korte perioder grunnet feilsituasjoner, vedlikehold eller oppgraderinger. Planlagt nedetid vil bli varslet i forkant på våre sider om Aktørportalene og i Aktørportalen.
Domstolenes felles retningslinjer for advokater i Aktørportalen beskriver rutiner for innsending av dokumenter og fristavbrytelse når Aktørportalen er utilgjengelig.
Dine rettigheter og plikter
Domstolenes felles retningslinjer for advokater i Aktørportalen
Brukere av Aktørportalen plikter å gjøre seg kjent med domstolenes felles retningslinjer for advokater i Aktørportalen.
Informasjon ved endringer
Informasjon om endringer i Aktørportalen publiseres fortløpende på våre sider om Aktørportalene på domstol.no.
Ditt personvern
Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan ditt personvern er ivaretatt i Aktørportalen.
Ditt ansvar for informasjonssikkerhet
Som bruker har du tilgang til å lese, lagre og skrive ut dokumentene i saken(e), i tillegg til å sende dokumenter til domstolene.
Du har ansvar for at dokumenter og informasjon i saken ikke kommer på avveie eller blir misbrukt. Husk at også andre aktører i saken har rett på sitt personvern. Del derfor ikke informasjon ukritisk med personer som ikke har tilknytning til saken.
Din bruker er personlig og konfidensiell. Det er ikke tillatt å gi andre personer tilgang til din brukerkonto i Aktørportalen.
Ved å godta brukervilkårene forplikter du deg til å ikke bruke Aktørportalen til å introdusere virus eller andre filer som kan være skadelige eller ødeleggende for domstolene eller Domstoladministrasjonen.
Brukerstøtte
Domstoladministrasjonen har det overordnede ansvaret for den administrative forvaltningen av domstolene i Norge. Det innebærer at Domstoladministrasjonen ikke har myndighet i enkeltsaker, og kan ikke overstyre domstolenes bruk av Aktørportalen, eller deres vurderinger rundt dette.
Det forutsettes at brukere gjør seg kjent med og aktivt bruker den offisielle brukerhåndboken for Aktørportalen.
Se domstolenes felles retningslinjer for advokater i Aktørportalen for mer informasjon.