Søknader om fri sakførsel

Domstolene samler inn og behandler søknader om privatpersoner og deres representanter gjennom en løsning kalt Søknadsportalen for fri rettshjelp. Portalen leveres av Statsforvalternes fellestjenester, på vegne av Statens sivilrettsforvaltning, Trygderetten, statsforvalterne og Norges domstoler.

Behandling av personopplysninger i søknader om fri sakførsel

Formål

Formålet med behandlingen er å kunne oppfylle følgende forpliktelser i saker for domstolene:

  • motta, registrere, behandle søknader om fri sakførsel, anke på søknader om fri sakførsel, og andre krav i den forbindelse
  • innkreve egenandel i saker hvor det er innvilget fri rettshjelp

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav c), og rettshjelploven § 15).

Kategorier av registrerte

  • Parter i retten, og deres eventuelle partner og barn
  • Aktører i retten

Hvor domstolene henter personopplysningene fra

I søknadsportalen for rettshjelp

Søknadsportalen for rettshjelp er en digital portal utviklet av Statsforvalterens fellestjenester, med Statens sivilrettsforvaltning som faglig eier. Løsningen brukes av borgere, advokater, advokatfullmektiger, rettshjelpere og tolker for å opprette profiler, sende inn søknader om rettshjelp og fremme salærkrav gjennom Altinn. Søknader sendes til virksomheten som er ansvarlig for å behandle den enkelte søknad.

Søknadsportalen innhenter opplysninger direkte fra brukeren, og fra offentlige registere. Opplysningene innhentes for å la brukeren opprette og administrere sin brukerprofil, opprette, holde oversikt over og sende søknader, og delegere fullmakter til andre. For advokater og advokatfullmektiger vil det også innhentes opplysninger for å sikre korrekt identifisering av brukeren, og deres rolle, bevilling og virksomhet (f.eks. advokatkontor). 

I noen tilfeller kan domstolene benytte et verktøy tilknyttet søknadsportalen for fri rettshjelp, for å innhente de same opplysningene fra de samme registrene og etatene. Dette gjøres for å validere eller innhente mer komplette opplysninger enn de som er tilsendt fra søknadsportalen for rettshjelp.

Registrene og virksomhetene det innhentes opplysninger fra er: ID-porten, Folkeregisteret, kontakt- og reservasjonsregisteret, Skatteetaten, og Advokatregisteret.

I saksbehandlingssystemet

Opplysningene behandles på lik måte som i andre saker for domstolene. Se personvernerklæringen for behandling av personopplysninger i dømmende virksomhet.

Kategorier av personopplysninger

  • Identifiserende opplysninger (navn, fødsels- og personnummer, kjønn telefonnummer, adresse)
  • Arbeidsgiver (advokater, advokatfullmektiger, rettshjelpere)
  • Demografiske opplysninger (kjønn, alder)
  • Økonomiske opplysninger (skatteoppgjør)
  • Opplysninger om samliv (barn, partner)
  • Eventuelle filer som søkeren legger ved søknaden som dokumentasjon

Mottakere

Informasjonen brukes til å produsere en søknad, som overføres til domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa for behandling. I Lovisa er den tilgjengelig for medarbeidere i domstolen som skal behandle søknaden, og de medarbeiderne i Domstoladministrasjonen som har tjenlig behov for tilgang til Lovisa for å yte brukerstøtte til domstolene.

Opplysningene deles med Altinn, som er leverandør av skjematjenesten. Opplysningene kan deles med andre offentlige instanser som har samme behandlingsgrunnlag (f.eks. Trygderetten, eller statsforvalteren) ifbm. å oversende søknader som er sendt til feil virksomhet. 

Lagring

Opplysningene lagres, slettes og arkiveres likt som i øvrig saksbehandling i dømmende virksomhet.

Se personvernerklæringen for behandling av personopplysninger i dømmende virksomhet, og personvernerklæringen for søknadsportalen for fri rettshjelp på STAF sine nettsider (kommer). 

Systemer

Domstolene bruker disse systemene i behandlingen av personopplysningene:

  • Lovisa (domstolenes saksbehandlings- og arkivsystem)
  • Søknadsportalen for fri rettshjelp, som omfatter bruk av Altinn
  • Saksbehandlerløsningen for innhenting av søkerdata for behandling av søknader om rettshjelp
  • DFØs økonomisystemer