Behandling av personopplysninger i søknader om fri sakførsel
Formål
Formålet med behandlingen er å kunne oppfylle følgende forpliktelser i saker for domstolene:
- motta, registrere, behandle søknader om fri sakførsel, anke på søknader om fri sakførsel, og andre krav i den forbindelse
- innkreve egenandel i saker hvor det er innvilget fri rettshjelp
Behandlingsgrunnlag
Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav c), og rettshjelploven § 15).
Kategorier av registrerte
- Parter i retten, og deres eventuelle partner og barn
- Aktører i retten
Hvor domstolene henter personopplysningene fra
I søknadsportalen for rettshjelp
Søknadsportalen for rettshjelp er en digital portal utviklet av Statsforvalterens fellestjenester, med Statens sivilrettsforvaltning som faglig eier. Løsningen brukes av borgere, advokater, advokatfullmektiger, rettshjelpere og tolker for å opprette profiler, sende inn søknader om rettshjelp og fremme salærkrav gjennom Altinn. Søknader sendes til virksomheten som er ansvarlig for å behandle den enkelte søknad.
Søknadsportalen innhenter opplysninger direkte fra brukeren, og fra offentlige registere. Opplysningene innhentes for å la brukeren opprette og administrere sin brukerprofil, opprette, holde oversikt over og sende søknader, og delegere fullmakter til andre. For advokater og advokatfullmektiger vil det også innhentes opplysninger for å sikre korrekt identifisering av brukeren, og deres rolle, bevilling og virksomhet (f.eks. advokatkontor).
I noen tilfeller kan domstolene benytte et verktøy tilknyttet søknadsportalen for fri rettshjelp, for å innhente de same opplysningene fra de samme registrene og etatene. Dette gjøres for å validere eller innhente mer komplette opplysninger enn de som er tilsendt fra søknadsportalen for rettshjelp.
Registrene og virksomhetene det innhentes opplysninger fra er: ID-porten, Folkeregisteret, kontakt- og reservasjonsregisteret, Skatteetaten, og Advokatregisteret.
I saksbehandlingssystemet
Opplysningene behandles på lik måte som i andre saker for domstolene. Se personvernerklæringen for behandling av personopplysninger i dømmende virksomhet.
Kategorier av personopplysninger
- Identifiserende opplysninger (navn, fødsels- og personnummer, kjønn telefonnummer, adresse)
- Arbeidsgiver (advokater, advokatfullmektiger, rettshjelpere)
- Demografiske opplysninger (kjønn, alder)
- Økonomiske opplysninger (skatteoppgjør)
- Opplysninger om samliv (barn, partner)
- Eventuelle filer som søkeren legger ved søknaden som dokumentasjon
Mottakere
Informasjonen brukes til å produsere en søknad, som overføres til domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa for behandling. I Lovisa er den tilgjengelig for medarbeidere i domstolen som skal behandle søknaden, og de medarbeiderne i Domstoladministrasjonen som har tjenlig behov for tilgang til Lovisa for å yte brukerstøtte til domstolene.
Opplysningene deles med Altinn, som er leverandør av skjematjenesten. Opplysningene kan deles med andre offentlige instanser som har samme behandlingsgrunnlag (f.eks. Trygderetten, eller statsforvalteren) ifbm. å oversende søknader som er sendt til feil virksomhet.
Lagring
Opplysningene lagres, slettes og arkiveres likt som i øvrig saksbehandling i dømmende virksomhet.
Se personvernerklæringen for behandling av personopplysninger i dømmende virksomhet, og personvernerklæringen for søknadsportalen for fri rettshjelp på STAF sine nettsider (kommer).
Systemer
Domstolene bruker disse systemene i behandlingen av personopplysningene:
- Lovisa (domstolenes saksbehandlings- og arkivsystem)
- Søknadsportalen for fri rettshjelp, som omfatter bruk av Altinn
- Saksbehandlerløsningen for innhenting av søkerdata for behandling av søknader om rettshjelp
- DFØs økonomisystemer