Behandling av personopplysninger i søknader om fri sakførsel
Søknader om fri sakførsel sendes gjennom Søknadsportalen for fri rettshjelp. Søknadsportalen for rettshjelp er en digital portal utviklet av Statsforvalterens fellestjenester, med Statens sivilrettsforvaltning som faglig eier. Løsningen brukes av borgere, advokater, advokatfullmektiger, rettshjelpere og tolker for å opprette profiler, sende inn søknader om rettshjelp og fremme salærkrav gjennom Altinn.
Hvorfor behandler vi personopplysninger?
Vi behandler personopplysninger for å kunne:
- motta, registrere og behandle søknader om fri sakførsel
- behandle klager på avgjørelser om fri sakførsel og andre krav knyttet til søknaden
- kreve inn egenandel når det er innvilget fri rettshjelp
Hvilket rettslig grunnlag har vi for behandlingen?
Vi behandler personopplysningene fordi vi har en rettslig plikt til det. Behandlingen har grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c og rettshjelploven § 15.
Hvem behandler vi personopplysninger om?
Vi behandler personopplysninger om:
- parter i saken
- eventuelle partnere og barn
- andre personer som er involvert i saken.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Hvilke personopplysninger vi behandler, avhenger av søknaden. Vi kan blant annet behandle:
- navn, fødselsnummer, telefonnummer og adresse
- opplysninger om kjønn og alder
- opplysninger om arbeidsgiver for advokater, advokatfullmektiger og rettshjelpere
- økonomiske opplysninger, blant annet opplysninger fra skatteoppgjøret
- opplysninger om partner og barn
- personopplysninger i dokumenter du legger ved søknaden.
Hvor får vi personopplysningene fra?
Vi får opplysninger direkte fra deg og fra offentlige registre og tjenester. Søknadsportalen for fri rettshjelp kan hente opplysninger fra:
- ID-porten
- Folkeregisteret
- Kontakt- og reservasjonsregisteret
- Skatteetaten
- Advokatregisteret.
Opplysningene brukes blant annet til å opprette og administrere brukerprofilen din, opprette og sende søknader og delegere fullmakter. For advokater og advokatfullmektiger henter portalen også opplysninger for å kontrollere identitet, rolle, bevilling og virksomhet.
I enkelte tilfeller kan domstolene hente opplysninger fra de samme registrene gjennom en egen saksbehandlerløsning. Det gjør vi for å kontrollere eller supplere opplysningene vi har mottatt gjennom søknadsportalen.
Når opplysningene er overført til domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa, behandler vi dem på samme måte som andre personopplysninger i domstolenes dømmende virksomhet.
Hvem deler vi personopplysningene med?
Søknaden overføres til domstolenes saksbehandlingssystem Lovisa. Der er opplysningene tilgjengelige for medarbeidere i domstolen som skal behandle søknaden. Medarbeidere i Domstoladministrasjonen kan også få tilgang når de trenger det for å gi brukerstøtte til domstolene.
Opplysningene deles også med Altinn, som leverer skjematjenesten.
Hvis en søknad er sendt til feil virksomhet, kan opplysningene deles med en annen offentlig virksomhet som har grunnlag for å behandle søknaden, for eksempel Trygderetten eller statsforvalteren.
Hvor lenge lagerer vi personopplysningene?
Vi lagrer, sletter og arkiverer opplysningene etter de samme reglene som gjelder for personopplysninger i domstolenes dømmende virksomhet.
Du kan lese mer om dette på siden behandling av personopplysninger i dømmende virksomhet, og i personvernerklæringen for søknadsportalen for fri rettshjelp på STAF sine nettsider (kommer).
Hvor behandler vi personopplysningene?
Vi bruker flere systemer når vi behandler søknader om fri sakførsel:
- Lovisa, som er domstolenes saksbehandlings- og arkivsystem
- Søknadsportalen for fri rettshjelp, som blant annet bruker Altinn
- saksbehandlerløsningen for innhenting av opplysninger om søkere
- DFØs økonomisystemer